Jak złożyć ofertę w przetargu publicznym krok po kroku

Ofertę w przetargu publicznym składasz elektronicznie, na platformie wskazanej w ogłoszeniu, przed upływem terminu składania ofert. Wcześniej czytasz SWZ, wyceniasz zamówienie, wypełniasz formularz ofertowy i oświadczenie z art. 125 Pzp, wnosisz wadium, jeśli zamawiający go żąda, i podpisujesz pliki właściwym podpisem. Poniżej opisujemy te kroki po kolei, z numerami przepisów Prawa zamówień publicznych.

Zanim zaczniesz: ogłoszenie, SWZ i termin na pytania

Ogłoszenie o zamówieniu podaje przedmiot, termin składania ofert i adres strony internetowej prowadzonego postępowania. W trybie podstawowym zamawiający udostępnia tam SWZ od dnia publikacji ogłoszenia w BZP (art. 280 ust. 1 Pzp). Więcej o samym trybie przeczytasz we wpisie tryb podstawowy i jego trzy warianty.

W SWZ najpierw sprawdź elementy, które decydują o tym, czy w ogóle startujesz (art. 281 Pzp):

• opis przedmiotu zamówienia i termin wykonania;
• warunki udziału w postępowaniu i podstawy wykluczenia;
• projektowane postanowienia umowy, w tym kary umowne;
• termin związania ofertą, sposób obliczenia ceny i kryteria oceny ofert;
• wymagania dotyczące wadium i opis sposobu przygotowania oferty.

Jeśli czegoś nie rozumiesz, zapytaj zamawiającego. W trybie podstawowym zamawiający musi odpowiedzieć, gdy wniosek wpłynął najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert (art. 284 ust. 2 Pzp). W przetargu nieograniczonym ten termin wynosi 14 dni (art. 135 ust. 2 Pzp). Szczegóły i wzór dobrego pytania są we wpisie pytania do SWZ i ich terminy.

Zanim zaczniesz pracę, oceń też warunki. Doświadczenie, osoby, sprzęt czy obroty opisuje osobny wpis o tym, jak czytać warunki udziału w postępowaniu.

Z czego składa się oferta

Zestaw dokumentów określa SWZ. Zwykle oferta obejmuje:

• formularz ofertowy - cena, termin, inne elementy oceniane w kryteriach, a przy zamówieniu w częściach numery części;
• oświadczenie z art. 125 ust. 1 Pzp o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału. W postępowaniach od progów unijnych składasz je na formularzu JEDZ (art. 125 ust. 2), w trybie podstawowym zwykle na wzorze z SWZ. Opisujemy to we wpisach o oświadczeniu z art. 125 i o tym, jak wypełnić JEDZ;
• przedmiotowe środki dowodowe, jeśli zamawiający ich żąda, np. karty techniczne oferowanych urządzeń. Składasz je razem z ofertą (art. 107 ust. 1 Pzp);
• dowód wniesienia wadium albo gwarancję wadialną w oryginale elektronicznym. Kwoty, formy i terminy zwrotu opisuje wpis wadium w przetargu;
• pełnomocnictwo, gdy ofertę podpisuje osoba spoza reprezentacji z KRS albo CEIDG. Wykonawcy składający ofertę wspólnie ustanawiają pełnomocnika (art. 58 ust. 2 Pzp). Więcej we wpisie o pełnomocnictwie w przetargu;
• zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, gdy polegasz na doświadczeniu albo sytuacji finansowej innej firmy (art. 118 ust. 3 Pzp).

Informacje, które chcesz chronić, zastrzegasz jako tajemnicę przedsiębiorstwa razem z ich przekazaniem i od razu wykazujesz, że nią są (art. 18 ust. 3 Pzp). Nazwy wykonawców i cen nie da się zastrzec.

Dokumentów potwierdzających warunki, takich jak wykaz usług, polisa czy zaświadczenia, zwykle nie dołączasz do oferty. Zamawiający wzywa do nich wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona (art. 274 ust. 1 i art. 126 ust. 1 Pzp).

Wycena i formularz cenowy

Sposób obliczenia ceny podaje SWZ (art. 281 ust. 1 pkt 16 Pzp). Przy cenie ryczałtowej liczysz całość ryzyka sam. Przy formularzu cenowym albo kosztorysie każda pozycja musi być wypełniona, a sumy muszą się zgadzać. Oferta z błędem w obliczeniu ceny podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 10 Pzp). Oczywiste omyłki rachunkowe zamawiający poprawia sam (art. 223 ust. 2 pkt 2 Pzp), ale nie warto na tym polegać.

Sprawdź też VAT. Jeśli wybór Twojej oferty spowoduje obowiązek podatkowy po stronie zamawiającego, musisz to zaznaczyć w ofercie i podać wartość bez podatku oraz stawkę (art. 225 ust. 2 Pzp).

Cena to zwykle jedno z kilku kryteriów. Policz punkty dla kilku wariantów ceny i terminu, zanim wpiszesz liczby do formularza. Jak to zrobić, pokazuje wpis o kryteriach oceny ofert.

W Radarze Przetargów kalkulację netto, VAT i brutto dla każdej części prowadzisz w zakładce „Oferta” na karcie przetargu. Ceny z rozstrzygniętych podobnych postępowań pokazuje zakładka „Analiza rynku”, a formularz ofertowy i oświadczenia wygenerujesz w Wordzie w zakładce „Moje dokumenty”. Obie funkcje są w pakiecie Pro, zakres pakietów jest w cenniku.

Forma i podpis oferty

O formie decyduje wartość zamówienia (art. 63 Pzp):

• od progów unijnych ofertę i oświadczenie z art. 125 ust. 1 składasz w formie elektronicznej, czyli z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 63 ust. 1);
• poniżej progów unijnych możesz użyć podpisu kwalifikowanego, zaufanego albo osobistego (art. 63 ust. 2).

Wymóg obowiązuje pod rygorem nieważności. Skan oferty podpisanej odręcznie go nie spełnia. Podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji według KRS albo CEIDG, albo pełnomocnik. Format plików i podpisu sprawdź w SWZ, w części o wymaganiach technicznych (art. 67 Pzp). Oferta niezgodna z tymi wymaganiami podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 6 Pzp). Rodzaje podpisów i typowe błędy opisuje wpis o podpisie elektronicznym w przetargu.

Złożenie na platformie zamawiającego

Zamawiający podaje w ogłoszeniu albo w SWZ, przez jaką platformę się komunikuje (art. 67 Pzp). Może to być Platforma e-Zamówienia albo platforma komercyjna. Na wielu z nich ofertę złożysz dopiero po założeniu konta wykonawcy, więc zrób to kilka dni przed terminem.

Platforma szyfruje ofertę. Zamawiający może się z nią zapoznać dopiero po upływie terminu składania ofert (art. 68 i art. 221 Pzp). Oferta złożona po terminie podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 1 Pzp). Do upływu terminu możesz ofertę wycofać (art. 219 ust. 2 Pzp) i złożyć nową. Zachowaj potwierdzenie złożenia, które wystawia platforma.

Radar nie składa ofert za Ciebie, bo platformy wymagają logowania i podpisu wykonawcy. Na karcie przetargu pokazuje za to, gdzie złożyć ofertę („Oferty składasz na:”). Dla postępowań z Platformy e-Zamówienia i z Bazy Konkurencyjności pobierzesz tam też dokumenty zamawiającego.

Co się dzieje po otwarciu ofert

Otwarcie następuje niezwłocznie po terminie składania ofert, najpóźniej następnego dnia (art. 222 ust. 1 Pzp). Przed otwarciem zamawiający podaje kwotę, jaką chce przeznaczyć na zamówienie, a po otwarciu nazwy wykonawców i ceny (art. 222 ust. 4 i 5 Pzp). Potem przychodzą wezwania:

• wyjaśnienia treści oferty i poprawa omyłek (art. 223 Pzp). Przy omyłce z ust. 2 pkt 3 brak odpowiedzi w terminie oznacza zgodę na poprawkę;
• wyjaśnienia ceny (art. 224 Pzp). Zamawiający musi o nie wezwać, gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT albo od średniej cen ofert (art. 224 ust. 2 pkt 1);
• podmiotowe środki dowodowe od wykonawcy z najwyżej ocenioną ofertą. Masz na nie co najmniej 5 dni w trybie podstawowym (art. 274 ust. 1) i co najmniej 10 dni od progów unijnych (art. 126 ust. 1);
• uzupełnienie dokumentów, gdy są niekompletne albo zawierają błędy (art. 128 ust. 1 Pzp). Opisujemy to we wpisie o wezwaniu do uzupełnienia dokumentów.

Po wyborze zamawiający zawiadamia wykonawców o wyniku, z punktacją i z uzasadnieniem odrzucenia ofert (art. 253 ust. 1 Pzp). Powody odrzucenia omawia wpis o odrzuceniu oferty z art. 226. Umowę zamawiający zawiera najwcześniej po 5 dniach w trybie podstawowym (art. 308 ust. 2 Pzp) albo po 10 dniach od progów unijnych (art. 264 ust. 1 Pzp), licząc od elektronicznego przesłania zawiadomienia.

Lista kontrolna przed wysłaniem

• Termin składania ofert sprawdzony w najnowszym ogłoszeniu o zmianie, a wyjaśnienia i zmiany SWZ przeczytane.
• Formularz ofertowy na wzorze zamawiającego, z ceną zgodną z formularzem cenowym.
• Oświadczenie z art. 125 ust. 1 (albo JEDZ) dla Ciebie, każdego członka konsorcjum i każdego podmiotu udostępniającego zasoby.
• Wadium we właściwej kwocie, z ważnością na cały okres związania ofertą.
• Pełnomocnictwo, gdy podpisuje ktoś spoza reprezentacji.
• Wszystkie wymagane pliki podpisane właściwym podpisem i w dopuszczonym formacie.
• Konto na platformie założone, oferta złożona z zapasem czasu, potwierdzenie zapisane.

Najczęstsze pytania

Czy ofertę w przetargu można złożyć na papierze?

Co do zasady nie. Składanie ofert odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (art. 61 ust. 1 Pzp). Zamawiający może od tego odstąpić tylko w sytuacjach z art. 65 ust. 1 Pzp, np. gdy wymaga próbki albo modelu fizycznego. Wtedy SWZ opisuje, jak złożyć tę część oferty.

Czy można zmienić albo wycofać ofertę przed terminem?

Tak. Do upływu terminu składania ofert możesz ofertę wycofać (art. 219 ust. 2 Pzp) i złożyć nową, poprawioną. Po terminie treści oferty już nie zmienisz. Zamawiający może poprosić o wyjaśnienia i poprawić omyłki na zasadach z art. 223 Pzp.

Czy do złożenia oferty potrzebne jest konto na platformie?

To zależy od platformy wskazanej w ogłoszeniu. Na Platformie e-Zamówienia i na wielu platformach komercyjnych ofertę składasz po zalogowaniu na konto wykonawcy. Załóż konto i sprawdź podpis kilka dni przed terminem, bo problem po Twojej stronie nie przesuwa terminu składania ofert.

Kiedy dowiem się o wyniku?

Zamawiający zawiadamia wykonawców niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty (art. 253 ust. 1 Pzp). Wybór powinien nastąpić w terminie związania ofertą: w trybie podstawowym najwyżej 30 dni od terminu składania ofert (art. 307 ust. 1), od progów unijnych co do zasady najwyżej 90 dni (art. 220 ust. 1), chyba że wykonawcy zgodzą się na przedłużenie.