Podpis kwalifikowany, zaufany czy osobisty w przetargu?

Od progów unijnych ofertę podpisujesz wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W postępowaniach o mniejszej wartości, np. w trybie podstawowym, wystarczy też podpis zaufany albo podpis osobisty (art. 63 Pzp). Podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania firmy albo jej pełnomocnik, a oferta bez wymaganego podpisu jest nieważna.

Forma oferty w Pzp (art. 63 ust. 1 i 2)

Art. 63 Pzp rozróżnia dwa przypadki:

• ust. 1: w postępowaniu o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę i oświadczenie z art. 125 ust. 1 składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej;
• ust. 2: w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne składa się je, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Forma elektroniczna to dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego). „Pod rygorem nieważności” oznacza, że oferta bez wymaganego podpisu jest nieważna, a zamawiający ją odrzuca (art. 226 ust. 1 pkt 4 Pzp). Ten brak nie podlega uzupełnieniu, bo dotyczy samej oferty. Więcej o przesłankach odrzucenia piszemy we wpisie o odrzuceniu oferty.

To, czy postępowanie jest powyżej progów unijnych, zobaczysz w ogłoszeniu: takie zamówienia publikuje się w Dzienniku Urzędowym UE (TED). Aktualne progi i to, skąd się biorą, opisuje wpis o progach zamówień publicznych w 2026 r..

Postępowania unijne: tylko podpis kwalifikowany

W przetargu od progów unijnych podpis zaufany ani osobisty nie wystarczą. Kwalifikowany podpis elektroniczny to certyfikat wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Zwykle kupujesz go razem z kartą i czytnikiem albo w wersji zdalnej, w chmurze.

Zanim zaczniesz ofertę, sprawdź trzy rzeczy:

• ważność certyfikatu do terminu składania ofert, bo certyfikat wydaje się na określony czas;
• osobę, na którą wydano certyfikat, bo podpis jest osobisty i musi należeć do osoby umocowanej;
• program do podpisu, bo podpis zewnętrzny i wewnętrzny to różne pliki.

Tryb podstawowy: kwalifikowany, zaufany albo osobisty

W trybie podstawowym i innych postępowaniach poniżej progów unijnych ustawa daje Ci wybór. Przepisy trybu opisuje wpis o trybie podstawowym.

• Podpis zaufany jest bezpłatny. Składasz go w serwisie gov.pl po zalogowaniu profilem zaufanym, a podpisany plik pobierasz i dołączasz do oferty.
• Podpis osobisty składasz dowodem osobistym z warstwą elektroniczną. Potrzebujesz czytnika albo telefonu z NFC i kodu PIN do certyfikatu podpisu osobistego.
• Podpis kwalifikowany działa w każdym postępowaniu.

Podpis zaufany i osobisty należą do osoby fizycznej. Mają więc sens wtedy, gdy podpisuje właściciel firmy wpisanej do CEIDG, członek zarządu albo pełnomocnik, który ma profil zaufany lub e-dowód.

Kto podpisuje: reprezentacja z KRS lub CEIDG i pełnomocnik

Ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania wykonawcy:

• jednoosobowa działalność: przedsiębiorca wpisany do CEIDG;
• spółka: osoby wskazane w KRS zgodnie ze sposobem reprezentacji; jeżeli KRS wymaga dwóch członków zarządu łącznie, podpisują obaj;
• prokurent w granicach prokury wpisanej do KRS;
• pełnomocnik na podstawie pełnomocnictwa.

Pełnomocnictwo przekazujesz w postaci elektronicznej, podpisane przez mocodawcę. Od progów unijnych mocodawca podpisuje je podpisem kwalifikowanym, a poniżej progów także zaufanym albo osobistym (§ 7 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r., Dz.U. 2020 poz. 2452). Jeżeli pełnomocnictwo istnieje tylko na papierze, przekazujesz jego cyfrowe odwzorowanie, czyli skan. Zgodność skanu z oryginałem poświadcza swoim podpisem elektronicznym mocodawca albo notariusz (§ 7 ust. 2-4).

Gdy pełnomocnictwa brakuje w ofercie, zamawiający wzywa do jego złożenia (art. 128 ust. 1 Pzp). Pełnomocnictwo udzielone dopiero po terminie składania ofert otwiera jednak spór, czy oferta była ważnie podpisana. Załatw je przed podpisaniem oferty.

Dokumenty innych podmiotów i cyfrowe kopie

To samo rozporządzenie określa, jak przekazać dokumenty, których nie wystawiasz sam, np. zaświadczenia albo referencje:

• dokument wystawiony elektronicznie przekazujesz w tej postaci, w jakiej go dostałeś (§ 6 ust. 1);
• dokument wystawiony na papierze przekazujesz jako skan z podpisem elektronicznym poświadczającym zgodność z oryginałem (§ 6 ust. 2);
• poświadcza ten wykonawca, członek konsorcjum, podmiot udostępniający zasoby albo podwykonawca, którego dokument dotyczy, albo notariusz (§ 6 ust. 3 i 4).

Własne dokumenty, np. oświadczenia, wykazy i zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, sporządzasz elektronicznie i podpisujesz (§ 7 ust. 1). Poniżej progów unijnych do poświadczeń i podpisów wystarczy podpis zaufany albo osobisty.

Pliki możesz spakować. Podpis złożony na pliku skompresowanym, np. ZIP, jest równoznaczny z podpisaniem wszystkich dokumentów w środku (§ 8). Sprawdź jednak w SWZ i instrukcji platformy, w jakiej postaci zamawiający przyjmuje pliki. Gwarancję wadialną wystawia i podpisuje gwarant, a Ty przekazujesz jej elektroniczny oryginał. Szczegóły są we wpisie o wadium w przetargu.

Błędy przy podpisywaniu oferty

• Podpisany nie ten plik. Po podpisaniu poprawiasz cenę w PDF i wysyłasz nową wersję bez podpisu. Każda zmiana pliku wymaga podpisania go od nowa.
• Zgubiony podpis zewnętrzny. Podpis w formacie zewnętrznym (np. XAdES) to osobny plik. Bez niego platforma przyjmie dokument bez podpisu.
• Skan oferty podpisanej długopisem. Bez podpisu elektronicznego oferta nie ma wymaganej formy.
• Podpis zaufany w przetargu unijnym. Od progów unijnych tylko podpis kwalifikowany.
• Podpis osoby bez umocowania. Sprawdź KRS albo CEIDG i pełnomocnictwo przed podpisaniem.
• Podpis w ostatniej chwili. Podpisanie, przesłanie i zaszyfrowanie dużych plików na platformie trwa. Oferta, która dotrze po terminie, podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 1 Pzp).

Pełną kolejność kroków opisuje poradnik jak złożyć ofertę w przetargu. Na karcie przetargu w Radarze Przetargów zobaczysz, na jakiej platformie składasz ofertę („Oferty składasz na:”), a zakładka „Oferta” ma „Listę kontrolną” i terminy. W pakiecie Pro formularz ofertowy, oświadczenia i wykazy przygotujesz w Wordzie w zakładce „Moje dokumenty”, a potem zapiszesz jako PDF i podpiszesz.

Najczęstsze pytania

Czy ofertę można podpisać profilem zaufanym?

Tak, w postępowaniach o wartości mniejszej niż progi unijne, np. w trybie podstawowym (art. 63 ust. 2 Pzp). Podpis zaufany składa osoba uprawniona do reprezentowania firmy albo pełnomocnik. Od progów unijnych oferta wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego (art. 63 ust. 1).

Czy skan podpisanej oferty jest ważny?

Sam skan oferty podpisanej długopisem nie spełnia wymogu z art. 63 Pzp. Oferta musi mieć podpis elektroniczny: kwalifikowany, a poniżej progów unijnych także zaufany albo osobisty. Brak wymaganej formy oznacza nieważność oferty i jej odrzucenie (art. 226 ust. 1 pkt 4).

Czy każdy plik trzeba podpisać osobno?

Nie zawsze. Podpis złożony na pliku skompresowanym, np. ZIP, jest równoznaczny z podpisaniem wszystkich dokumentów w tym pliku (§ 8 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r.). Sprawdź jednak w SWZ i instrukcji platformy, w jakiej postaci zamawiający przyjmuje pliki.

Czy wystarczy podpis kwalifikowany pracownika?

Tylko wtedy, gdy pracownik jest umocowany do reprezentowania firmy: jest w reprezentacji ujawnionej w KRS, jest prokurentem albo ma pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo dołączasz do oferty w postaci elektronicznej, podpisane przez mocodawcę. Podpis osoby bez umocowania grozi odrzuceniem oferty.