Odrzucenie oferty: najczęstsze powody z art. 226 Pzp

Zamawiający odrzuca ofertę tylko z powodów wymienionych w ustawie, przede wszystkim w art. 226 ust. 1 Prawa zamówień publicznych (Pzp). Część braków da się jeszcze naprawić na wezwanie zamawiającego. O każdym odrzuceniu dowiesz się z uzasadnieniem faktycznym i prawnym, a na tę decyzję przysługuje odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO).

Katalog przesłanek z art. 226 ust. 1

Przepis zaczyna się od słów „Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli”. To obowiązek zamawiającego, a nie jego wybór. W tekście jednolitym ustawy (Dz.U. 2026 poz. 793) przesłanek jest 20: punkty od 1 do 19 i dodany punkt 5a. W zwykłym postępowaniu na roboty, dostawy albo usługi liczą się przede wszystkim te:

• pkt 1: oferta złożona po terminie składania ofert;
• pkt 2: wykonawca podlega wykluczeniu, nie spełnia warunków udziału albo nie złożył w terminie oświadczenia z art. 125 ust. 1, podmiotowych lub przedmiotowych środków dowodowych;
• pkt 3 i 4: oferta niezgodna z ustawą albo nieważna na podstawie odrębnych przepisów, np. bez wymaganego podpisu elektronicznego;
• pkt 5: treść oferty niezgodna z warunkami zamówienia;
• pkt 6: oferta sporządzona albo przekazana niezgodnie z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi, które zamawiający określił dla platformy;
• pkt 8: rażąco niska cena lub koszt;
• pkt 10: błędy w obliczeniu ceny lub kosztu;
• pkt 11: wykonawca zakwestionował poprawienie omyłki z art. 223 ust. 2 pkt 3;
• pkt 12 i 13: brak pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą albo na wybór oferty po jego upływie;
• pkt 14: brak wadium, wadium wniesione nieprawidłowo albo nieutrzymane do końca terminu związania ofertą;
• pkt 18: oferta złożona bez wymaganej wizji lokalnej albo bez sprawdzenia dokumentów dostępnych u zamawiającego.

Pozostałe punkty dotyczą sytuacji rzadszych. To czyn nieuczciwej konkurencji (pkt 7), wykonawca niezaproszony do składania ofert (pkt 9), oferty wariantowe (pkt 15) oraz bezpieczeństwo państwa i produkty ICT (pkt 16, 17 i 19). Punkt 5a dotyczy wykonawców z państw trzecich, które nie są stronami umów międzynarodowych o dostępie do zamówień.

Część przesłanek dotyczy samego wykonawcy, a nie treści oferty. Jak zamawiający sprawdza wykluczenie i warunki udziału, opisujemy w poradniku o warunkach udziału w postępowaniu.

Niezgodność z warunkami zamówienia (pkt 5)

Ta przesłanka obejmuje wiele sytuacji. Oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia, gdy proponujesz coś innego, niż opisał zamawiający. Może to być inny parametr urządzenia, dłuższy termin realizacji, krótsza gwarancja od minimalnej albo zakres bez jednej z wymaganych pozycji.

Przykład: SWZ wymaga gwarancji co najmniej 36 miesięcy, a w formularzu ofertowym wpisano 24 miesiące. Tej różnicy nie da się poprawić bez zmiany treści oferty, a po terminie składania ofert treści zmieniać nie wolno (art. 223 ust. 1 Pzp zakazuje negocjacji dotyczących złożonej oferty).

Zanim zamawiający odrzuci ofertę z tego powodu, sprawdza, czy niezgodność nie jest omyłką z art. 223 ust. 2 pkt 3. Chodzi o omyłki polegające na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, które nie powodują istotnych zmian w treści oferty. Zamawiający poprawia taką omyłkę i wyznacza Ci termin na zgodę albo zakwestionowanie poprawki. Brak odpowiedzi w terminie oznacza zgodę (art. 223 ust. 3). Zakwestionowanie poprawki kończy się odrzuceniem z pkt 11.

Najprostsza ochrona to przepisanie wymagań z SWZ do formularza bez własnych dopisków. Wszystkie warunki płatności, terminy i zastrzeżenia, których nie ma w projektowanych postanowieniach umowy, mogą zostać uznane za niezgodność.

Wadium i błędy w obliczeniu ceny

Wadium (pkt 14)

Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje bez przerwy do końca terminu związania ofertą (art. 97 ust. 5 Pzp). Pieniądz musi być na rachunku zamawiającego przed terminem. Gwarancję albo poręczenie przekazujesz w oryginale w postaci elektronicznej (art. 97 ust. 10). Punkt 14 obejmuje też wykonawcę, który po wyborze najkorzystniejszej oferty złożył wniosek o zwrot wadium, choć jego oferta wciąż jest w grze. Kwoty, formy i pułapki opisuje wpis o wadium w przetargu.

Błędy w obliczeniu ceny (pkt 10)

Zamawiający sam poprawia oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych (art. 223 ust. 2 pkt 2). Przykład: w formularzu cenowym 120 sztuk po 50 zł daje wartość 6 000 zł, a wpisano 5 000 zł. Poprawka wynika z samej oferty, więc zamawiający ją wprowadza i zawiadamia Cię o tym.

Błąd w obliczeniu ceny jest poważniejszy. To cena policzona inaczej, niż wymaga sposób obliczenia ceny opisany w SWZ, np. bez jednej z pozycji formularza albo na innych ilościach niż podane przez zamawiającego. Takiego błędu nie da się usunąć bez ingerencji w treść oferty, dlatego kończy się odrzuceniem. Jak uniknąć go już przy wycenie, opisujemy we wpisie jak policzyć cenę oferty. Zastosowanie złej stawki VAT bywa uznawane za błąd w obliczeniu ceny, a orzecznictwo KIO w tej sprawie nie jest jednolite.

Rażąco niska cena (pkt 8)

Zamawiający nie może odrzucić oferty z powodu rażąco niskiej ceny bez wezwania do wyjaśnień. Musi wezwać, gdy cena całkowita jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT (art. 224 ust. 2 pkt 1). To samo dotyczy ceny niższej o 30% od średniej cen ofert, które nie podlegają odrzuceniu z art. 226 ust. 1 pkt 1, 5a i 10. Może wezwać także wtedy, gdy cena albo jej istotna część budzi wątpliwości (art. 224 ust. 1).

Obowiązek wykazania, że cena nie jest rażąco niska, spoczywa na wykonawcy (art. 224 ust. 5). Zamawiający odrzuca ofertę, gdy nie odpowiesz w terminie albo gdy wyjaśnienia z dowodami nie uzasadniają ceny (art. 224 ust. 6). Przy robotach budowlanych i usługach wyjaśnienia muszą objąć co najmniej koszty pracy (nie niższe od płacy minimalnej) i przepisy prawa pracy oraz zabezpieczenia społecznego (art. 224 ust. 4).

Ile znaczy cena w ocenie ofert i jak liczy się za nią punkty, wyjaśniamy we wpisie o kryteriach oceny ofert.

Kiedy zamawiający najpierw wzywa, a nie odrzuca

Wiele braków prowadzi do odrzucenia dopiero wtedy, gdy nie odpowiesz na wezwanie albo odpowiesz źle. Zamawiający wzywa:

• do złożenia, poprawienia albo uzupełnienia oświadczenia z art. 125 ust. 1, podmiotowych środków dowodowych i innych dokumentów, np. pełnomocnictwa (art. 128 ust. 1); wyjątek to sytuacja, w której oferta i tak podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania;
• do wyjaśnienia treści tych dokumentów (art. 128 ust. 4);
• do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych, ale tylko wtedy, gdy przewidział to w ogłoszeniu albo w dokumentach zamówienia, i nie wtedy, gdy dokument potwierdza zgodność z kryteriami oceny ofert (art. 107 ust. 2 i 3);
• do wyjaśnienia treści oferty (art. 223 ust. 1);
• do wyjaśnienia ceny (art. 224).

Termin na odpowiedź wyznacza zamawiający. Na złożenie podmiotowych środków dowodowych przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, ustawa daje co najmniej 5 dni w trybie podstawowym (art. 274 ust. 1) i co najmniej 10 dni od progów unijnych (art. 126 ust. 1). Jeżeli z przyczyn leżących po Twojej stronie nie złożysz dokumentów i przez to zamawiający nie może wybrać Twojej oferty, zatrzyma wadium (art. 98 ust. 6 pkt 1).

Kolejność kroków od ogłoszenia do złożenia oferty, razem z dokumentami, o które zamawiający może poprosić później, opisuje poradnik jak złożyć ofertę w przetargu. W Radarze Przetargów zakładka „Oferta” na karcie przetargu ma „Listę kontrolną” i terminy postępowania, w tym termin związania ofertą.

Co zrobić po odrzuceniu oferty

1. Przeczytaj uzasadnienie. Zamawiający informuje wykonawców o odrzuconych ofertach, podając uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 253 ust. 1 pkt 2). Uzasadnienie prawne to numer przepisu. Faktyczne mówi, co konkretnie w ofercie było nie tak.
2. Policz termin na odwołanie. Odwołanie przysługuje na niezgodną z ustawą czynność zamawiającego (art. 513 pkt 1). Gdy informację przekazano elektronicznie, masz 5 dni poniżej progów unijnych i 10 dni od progów unijnych (art. 515 ust. 1). Odwołanie wymaga wpisu. Jego wysokość, zależną od wartości i rodzaju zamówienia, określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wydane na podstawie art. 576 Pzp.
3. Nie składaj od razu wniosku o zwrot wadium. Na wniosek wykonawcy, którego oferta została odrzucona, zamawiający zwraca wadium w ciągu 7 dni (art. 98 ust. 2 pkt 2). Złożenie takiego wniosku oznacza jednak utratę prawa do środków ochrony prawnej, w tym odwołania (art. 98 ust. 3).
4. Sprawdź, co dzieje się z postępowaniem. Gdy odrzucono wszystkie oferty, zamawiający unieważnia postępowanie (art. 255 pkt 2). O tym, jak czytać powody unieważnień i kiedy przetarg wraca, piszemy we wpisie o unieważnieniu przetargu.

Najczęstsze pytania

Czy zamawiający musi uzasadnić odrzucenie oferty?

Tak. Art. 253 ust. 1 pkt 2 Pzp wymaga, żeby zamawiający poinformował wykonawców o odrzuconych ofertach, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. Z uzasadnienia powinno wynikać, który przepis zastosował i co konkretnie w ofercie było niezgodne. Na tej podstawie decydujesz, czy wnieść odwołanie.

Czy błąd w cenie zawsze oznacza odrzucenie?

Nie. Oczywiste omyłki rachunkowe zamawiający poprawia sam, z konsekwencjami rachunkowymi, i zawiadamia o tym wykonawcę (art. 223 ust. 2 pkt 2 Pzp). Odrzucenie z art. 226 ust. 1 pkt 10 dotyczy błędów w obliczeniu ceny, np. ceny policzonej inaczej, niż wymaga SWZ.

Czy można się odwołać od odrzucenia oferty?

Tak. Odrzucenie to czynność zamawiającego, na którą przysługuje odwołanie do KIO (art. 513 pkt 1 Pzp). Gdy informację przekazano elektronicznie, termin wynosi 5 dni poniżej progów unijnych i 10 dni od progów unijnych, licząc od przekazania informacji (art. 515 ust. 1).

Czy po odrzuceniu oferty tracę wadium?

Co do zasady nie. Na Twój wniosek zamawiający zwraca wadium w ciągu 7 dni (art. 98 ust. 2 pkt 2 Pzp), ale wniosek zamyka drogę do odwołania (art. 98 ust. 3). Zamawiający zatrzymuje wadium, gdy z Twojej winy nie złożyłeś dokumentów na wezwanie i przez to nie mógł wybrać Twojej oferty (art. 98 ust. 6 pkt 1).