Wadium w przetargu - ile, w jakiej formie i kiedy je stracisz

Wadium to zabezpieczenie oferty: kwota, którą wykonawca wnosi razem z ofertą, żeby zamawiający miał pewność, że oferta nie zostanie wycofana, a po wyborze wykonawca podpisze umowę. W praktyce wadium bywa najczęstszym powodem odrzucenia oferty - nie dlatego, że go nie było, tylko dlatego, że wniesiono je w złej formie, w złej kwocie albo na zbyt krótki okres.

Czy wadium jest obowiązkowe

Nie zawsze. W Pzp z 2019 r. żądanie wadium jest uprawnieniem zamawiającego, nie obowiązkiem (art. 97 ust. 1). Informacja o wadium jest w ogłoszeniu o zamówieniu i w SWZ: czy jest wymagane, w jakiej kwocie, w jakich formach i jak je wnieść.

Górne granice:

• w postępowaniach powyżej progów unijnych - nie więcej niż 3% wartości zamówienia (art. 97 ust. 2);
• w trybie podstawowym - nie więcej niż 1,5% wartości zamówienia (art. 281 ust. 4).

Wartość zamówienia to szacunkowa wartość netto ustalona przez zamawiającego, a nie cena Twojej oferty. Wadium podane w ogłoszeniu to kwota stała. Jak zamawiający liczy wartość zamówienia i od jakich kwot obowiązują progi, opisuje wpis progi zamówień publicznych 2026.

Formy wadium (art. 97 ust. 7)

Wykonawca wybiera jedną z form dopuszczonych w ustawie (zamawiający nie może ich zawęzić):

1. pieniądz - przelew na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego;
2. gwarancja bankowa;
3. gwarancja ubezpieczeniowa;
4. poręczenie udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

Praktyczne różnice:

• Pieniądz jest najprostszy, ale zamraża gotówkę na czas związania ofertą (do 30 dni w trybie podstawowym, do 90 dni w postępowaniach unijnych, a przy dużych zamówieniach do 120). Liczy się uznanie rachunku zamawiającego przed upływem terminu składania ofert - przelew zlecony w ostatniej godzinie może dojść po terminie.
• Gwarancja kosztuje prowizję (zwykle ułamek procenta kwoty za okres ważności), ale nie blokuje środków. Musi być nieodwołalna, bezwarunkowa i płatna na pierwsze żądanie, obejmować wszystkie przesłanki zatrzymania wadium z art. 98 ust. 6 i być ważna przez cały okres związania ofertą. Gwarancję wnosi się w oryginale w postaci elektronicznej (art. 97 ust. 10) - skan podpisanego papieru nie wystarczy.

Zwrot wadium (art. 98 ust. 1-5)

Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od:

• upływu terminu związania ofertą,
• zawarcia umowy w sprawie zamówienia,
• unieważnienia postępowania (poza sytuacją, gdy nie rozstrzygnięto jeszcze odwołania).

Na wniosek wykonawcy zwraca je wcześniej, m.in. gdy wykonawca wycofał ofertę przed terminem składania ofert, jego oferta została odrzucona albo nie została wybrana (art. 98 ust. 2). Uwaga: złożenie wniosku o zwrot wadium powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z wykonawcą wraz z utratą prawa do odwołania (art. 98 ust. 3) - jeśli myślisz o odwołaniu, nie proś o zwrot.

Kiedy zamawiający zatrzymuje wadium (art. 98 ust. 6)

Wadium przepada, gdy wykonawca:

1. w odpowiedzi na wezwanie nie złożył podmiotowych środków dowodowych, oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu, innych dokumentów lub oświadczeń, pełnomocnictw - albo nie wyraził zgody na poprawienie omyłki - co spowodowało brak możliwości wybrania jego oferty, z przyczyn leżących po jego stronie;
2. odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie;
3. nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
4. zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Najczęstszy scenariusz utraty wadium to pkt 1: wykonawca wygrywa, dostaje wezwanie do złożenia dokumentów (np. wykazu robót, polisy, zaświadczeń) i nie odpowiada w terminie albo składa niekompletne dokumenty. To nie „przegrany przetarg”, to strata realnych pieniędzy - dlatego przygotowanie dokumentów podmiotowych warto zacząć przed wyborem oferty, nie po nim.

Lista kontrolna przed złożeniem oferty

• Kwota dokładnie jak w SWZ (przy częściach - wadium dla każdej części, w której składasz ofertę).
• Termin: pieniądz na rachunku zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
• Gwarancja: prawidłowa nazwa zamawiającego i postępowania, ważność do końca terminu związania ofertą, wszystkie przesłanki zatrzymania, oryginał elektroniczny podpisany przez gwaranta.
• Zmiana terminu składania ofert (ogłoszenie o zmianie): sprawdź, czy okres ważności gwarancji nadal pokrywa związanie ofertą.

Pozostałe elementy oferty opisuje wpis jak złożyć ofertę w przetargu krok po kroku.

Radar Przetargów pokazuje kwotę wadium w wierszu listy i na karcie ogłoszenia, a w zakładce „Oferta” trzyma listę kontrolną z terminami - w tym termin związania ofertą liczony na nowo po zmianie terminu składania.

Najczęstsze pytania

Ile może wynosić wadium w przetargu?

Maksymalnie 3% wartości zamówienia w postępowaniach powyżej progów unijnych (art. 97 ust. 2 Pzp) i 1,5% w trybie podstawowym (art. 281 ust. 4). Konkretną kwotę podaje ogłoszenie o zamówieniu.

Czy wadium można wnieść przelewem w dniu składania ofert?

Tak, ale liczy się moment uznania rachunku zamawiającego, a nie zlecenia przelewu. Przelew zlecony tuż przed terminem może dotrzeć po jego upływie - wtedy oferta jest odrzucana.

Kiedy zamawiający zwraca wadium?

Nie później niż 7 dni od upływu terminu związania ofertą, zawarcia umowy albo unieważnienia postępowania; na wniosek wykonawcy wcześniej - np. po odrzuceniu lub niewybraniu jego oferty (art. 98 Pzp).

Czy gwarancję wadialną można złożyć jako skan?

Nie. Gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa musi być wniesiona w oryginale w postaci elektronicznej, podpisanym przez gwaranta (art. 97 ust. 10 Pzp).