Kryteria oceny ofert - dlaczego nie zawsze wygrywa najniższa cena

„Najtańszy wygrywa” to uproszczenie, które kosztuje wykonawców wiele przegranych przetargów. Zamawiający oceniają oferty według kryteriów z SWZ, a cena jest tylko jednym z nich - często decydującym, ale nie zawsze. Ten wpis pokazuje, jak czytać kryteria, jak policzyć punkty przed złożeniem oferty i gdzie szukać przewagi.

Cena maksymalnie 60% - z wyjątkami

Podstawowa reguła z art. 246 Pzp: zamawiający publiczni (jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne) nie mogą stosować kryterium ceny jako jedynego ani z wagą przekraczającą 60%, chyba że w opisie przedmiotu zamówienia określili wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów przedmiotu (ust. 2). W praktyce większość zamawiających korzysta z tego wyjątku i ustawia cenę na 60% albo więcej - w prostych dostawach nawet 100%.

Typowe zestawy kryteriów:

• Cena 60% + termin realizacji 40% - w robotach budowlanych i dostawach;
• Cena 60% + okres gwarancji 40% - w dostawach sprzętu i robotach;
• Cena 60% + doświadczenie personelu 20% + termin 20% - w usługach;
• Cena 100% - gdy przedmiot jest ściśle opisany (materiały, paliwo, standardowy sprzęt).

Kryteria muszą być związane z przedmiotem zamówienia (art. 241) i nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy - poza organizacją, kwalifikacjami i doświadczeniem osób wyznaczonych do realizacji, jeśli mają znaczący wpływ na jakość (art. 242 ust. 2).

Jak liczy się punkty

SWZ podaje wzór dla każdego kryterium. Dla ceny to prawie zawsze:

punkty = (cena najniższa / cena oferty badanej) × waga

Przy wadze 60 oferta o 10% droższa od najtańszej dostaje ok. 54,5 pkt zamiast 60 - traci 5,5 pkt. Jeśli za 5-letnią gwarancję zamiast 2-letniej jest 40 pkt, droższa oferta z dłuższą gwarancją wygrywa. Nie wystarczy być tanim - trzeba policzyć.

Kryteria pozacenowe punktowane są zwykle skokowo („24 miesiące - 0 pkt, 36 - 20 pkt, 60 - 40 pkt”) albo proporcjonalnie. Zwróć uwagę na maksimum - deklaracja powyżej progu nie daje dodatkowych punktów, a zobowiązuje w umowie.

Gdzie szukać przewagi poza ceną

1. Termin realizacji - jeśli masz wolne moce, skrócenie terminu bywa tańsze niż obniżka ceny. Sprawdź kary umowne za opóźnienie: przewaga punktowa nie może kosztować więcej niż ryzyko.
2. Gwarancja i serwis - wydłużona gwarancja to koszt, który wielu wykonawców przecenia; policz go realnie dla swojego produktu.
3. Doświadczenie personelu - jeśli SWZ punktuje kwalifikacje kierownika budowy albo trenera, zgłoś najlepszą osobę, ale pamiętaj, że jej zmiana w trakcie umowy wymaga zgody zamawiającego i osoby o nie gorszych kwalifikacjach.
4. Aspekty społeczne i środowiskowe - zatrudnienie osób z grup defaworyzowanych, niższa emisyjność, elektryczne pojazdy: w części postępowań są punktowane i konkurencja rzadko o nie walczy.

Rażąco niska cena

Oferta, której cena wydaje się rażąco niska w stosunku do przedmiotu zamówienia, uruchamia wezwanie do wyjaśnień (art. 224). Obowiązkowo - gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT albo od średniej arytmetycznej cen wszystkich ofert (ust. 2). Wyjaśnienia muszą pokazać, skąd bierze się oszczędność: metoda, rozwiązania techniczne, koszty pracy (nie niższe niż minimalne wynagrodzenie), pomoc publiczna. Brak wyjaśnień albo wyjaśnienia, które nie uzasadniają ceny, oznaczają odrzucenie oferty (art. 226 ust. 1 pkt 8).

Praktycznie: jeśli schodzisz z ceną znacząco poniżej stawek rynkowych, przygotuj kalkulację zanim zamawiający o nią zapyta. Jak przygotować wyjaśnienia, opisujemy we wpisie o rażąco niskiej cenie, a kalkulację krok po kroku we wpisie jak policzyć cenę oferty w przetargu.

Jak sprawdzić, czym się wygrywa u danego zamawiającego

Ogłoszenia o wyniku w BZP zawierają ceny ofert - najniższą, najwyższą i wybraną - oraz liczbę ofert. Porównanie wybranej ceny z wartością szacunkową i z najniższą ofertą mówi, czy zamawiający wybiera najtańsze (cena 100%), czy premiuje inne kryteria. Radar Przetargów w analizie rynku dla kategorii CPV zestawia stosunek zwycięskiej ceny do wartości szacunkowej i podpowiada, jaki poziom ceny w tej kategorii dawał dotąd wybór - to statystyka z rozstrzygniętych postępowań, a nie gwarancja, ale dobry punkt odniesienia przed decyzją o marży.

Najczęstsze pytania

Czy cena może być jedynym kryterium oceny ofert?

Tak, jeśli zamawiający określił w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe dotyczące głównych elementów przedmiotu (art. 246 ust. 2 Pzp). Bez tego waga ceny nie może przekraczać 60%.

Jak liczy się punkty za cenę?

Najczęściej według wzoru: najniższa cena spośród ofert podzielona przez cenę badanej oferty, pomnożona przez wagę kryterium. Wzór jest zawsze w SWZ i może się różnić.

Kiedy zamawiający pyta o rażąco niską cenę?

Obowiązkowo, gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT lub od średniej arytmetycznej cen ofert (art. 224 ust. 2 Pzp); w innych sytuacjach - gdy cena wydaje się rażąco niska.

Czy kryteria mogą dotyczyć doświadczenia firmy?

Nie - kryteria nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy (art. 241 ust. 3). Mogą dotyczyć kwalifikacji i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji, jeśli mają znaczący wpływ na jakość (art. 242 ust. 2 pkt 5).