Wizja lokalna w przetargu: kiedy obowiązkowa (art. 131 Pzp)

Wizja lokalna to obejrzenie miejsca realizacji zamówienia przed złożeniem oferty. Zamawiający może ją przewidzieć jako możliwość albo, jeśli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, wymagać złożenia oferty po jej odbyciu (art. 131 ust. 2 Pzp). Gdy wizja jest wymagana, a Ty jej nie odbędziesz, zamawiający odrzuca ofertę (art. 226 ust. 1 pkt 18).

Kiedy wizja lokalna jest obowiązkowa?

Art. 131 ust. 2 Pzp wprowadza dwa przypadki, w których zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu na zapoznanie się z miejscem:

• zamawiający przewiduje możliwość odbycia wizji lokalnej lub sprawdzenia dokumentów na miejscu u zamawiającego;
• zamawiający wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lub sprawdzeniu dokumentów, jeśli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia.

Tylko w drugim przypadku brak wizji ma konsekwencje. Jeśli wizja jest wyłącznie możliwością, możesz złożyć ofertę bez niej, chociaż warto ją odbyć, żeby wycenić roboty lub usługi bez zaskoczeń. Dokumenty niezbędne do realizacji zamówienia, dostępne na miejscu u zamawiającego, mogą być przedmiotem tego samego wymogu, więc sprawdzenie ich bywa równie obowiązkowe jak wizja.

Wymóg wizji najczęściej pojawia się przy robotach budowlanych i remontach, ale dotyczy też usług, na przykład utrzymania obiektów albo sprzątania, gdzie powierzchnia i warunki są kluczem do wyceny.

Gdzie szukać informacji o wizji?

Zamawiający zamieszcza je w SWZ. W przetargu nieograniczonym to art. 134 ust. 2 pkt 9, a w trybie podstawowym art. 281 ust. 2 pkt 12. Informacje dotyczą przeprowadzenia wizji lokalnej lub sprawdzenia dokumentów oraz tego, czy zamawiający przewiduje taką możliwość, czy wymaga złożenia oferty po jej odbyciu. Jak przejść przez cały SWZ w pierwsze pół godziny, opisuje poradnik Jak czytać SWZ.

Zanim ruszysz, ustal:

• Termin i godziny. Czy jest jeden termin, czy kilka, i czy trzeba się zapisać.
• Miejsce i osoba kontaktowa. Adres, wejście, osoba uprawniona do komunikacji.
• Kto może uczestniczyć. Czy wystarczy pracownik, czy potrzebne jest upoważnienie, i czy każdy członek konsorcjum musi mieć przedstawiciela.
• Potwierdzenie. Czy zamawiający wystawia dokument (protokół, zaświadczenie) i czy trzeba go dołączyć do oferty.
• Czy możliwy jest termin zastępczy. Jeśli nie możesz być na wizji w wyznaczonym dniu, zapytaj o to zamawiającego z wyprzedzeniem.

Jak wizja wpływa na termin składania ofert?

Jeśli zamawiający przewiduje możliwość wizji lub wymaga złożenia oferty po jej odbyciu, wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu na zapoznanie się z informacjami koniecznymi do przygotowania oferty, a terminy te muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych (art. 131 ust. 2). W praktyce ustawowe minima to:

• tryb podstawowy: 7 dni od zamieszczenia ogłoszenia dla dostaw i usług, 14 dni dla robót budowlanych (art. 283);
• przetarg nieograniczony: 35 dni od przekazania ogłoszenia do Urzędu Publikacji Unii Europejskiej (art. 138 ust. 1).

Przy wizji termin składania ofert musi zatem przekraczać te minima. Zamawiający nie może więc ustawić terminu na dokładnie 7 czy 14 dni i jednocześnie wymagać wizji. Jeśli widzisz taki termin, możesz zapytać zamawiającego o jego zgodność z art. 131 ust. 2.

Co jeśli nie odbędziesz wizji?

Gdy zamawiający wymagał wizji w dokumentach zamówienia, a oferta została złożona bez jej odbycia lub bez sprawdzenia dokumentów dostępnych na miejscu u zamawiającego, zamawiający odrzuca ofertę (art. 226 ust. 1 pkt 18). Wizji nie da się nadrobić po terminie, bo wymóg dotyczy złożenia oferty po jej odbyciu. Pozostałe podstawy odrzucenia opisuje poradnik Odrzucenie oferty: art. 226 Pzp.

Jeśli nie możesz być na wizji z przyczyn losowych, nie licz na uzupełnienie. Zadaj pytanie o możliwość innego terminu, zanim minie termin składania ofert. Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić SWZ (art. 137 ust. 1, a w trybie podstawowym art. 286 ust. 1), ale nie musi tego robić.

Jak łączyć wizję z pytaniami do SWZ?

Wizja zwykle rodzi pytania: o stan techniczny, dostęp, media, ograniczenia. Zadawaj je w terminach, bo zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć tylko na wnioski, które wpłynęły na czas:

• w trybie podstawowym wniosek o wyjaśnienie SWZ musi wpłynąć najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert, a zamawiający odpowiada najpóźniej na 2 dni przed tym terminem (art. 284 ust. 2);
• w przetargu nieograniczonym są to odpowiednio 14 i 6 dni (art. 135 ust. 2), a gdy termin skrócono z powodu pilnej potrzeby (art. 138 ust. 2 pkt 2) odpowiednio 7 i 4 dni.

Po terminie zamawiający nie ma obowiązku odpowiedzi (art. 284 ust. 4 i art. 135 ust. 5). Treść pytań wraz z odpowiedziami zamawiający udostępnia na stronie postępowania, bez ujawniania źródła zapytania (art. 284 ust. 6 i art. 135 ust. 6). Zamawiający może też zwołać zebranie wykonawców, żeby wyjaśnić SWZ (art. 285 ust. 1 i art. 136 ust. 1). Terminy opisuje poradnik Pytania do SWZ: terminy i zasady.

Umów wizję tak, żebyś miał czas na pytania. Jeśli wizja jest na tydzień przed terminem ofert, w trybie podstawowym masz jeszcze 3 dni na wniosek o wyjaśnienia. W przetargu nieograniczonym z terminem 35 dni wizję zrób wcześniej niż na 14 dni przed ofertami.

Wizja a zlecenia realizowane zdalnie

Nie każde zamówienie wymaga fizycznej obecności. Przy usługach, które można wykonać zdalnie, zamawiający zwykle nie żąda wizji, ale zdarza się, że wymaga jej mimo to, na przykład przy odbiorach lub szkoleniach. Sprawdź w SWZ, czy wymóg dotyczy Twojego zakresu. Szerzej o tym piszemy w poradniku Zlecenia zdalne w przetargach.

Najczęstsze pytania

Czy wizja lokalna jest zawsze obowiązkowa?

Nie. Zamawiający może ją przewidzieć jako możliwość albo wymagać jej, jeśli jest to konieczne ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia (art. 131 ust. 2). Brak wizji skutkuje odrzuceniem oferty tylko wtedy, gdy zamawiający jej wymagał w dokumentach zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 18).

Czy zamawiający może skrócić termin ofert mimo wymogu wizji?

Nie. Przy wizji terminy muszą być dłuższe od ustawowych terminów minimalnych (art. 131 ust. 2). W trybie podstawowym minimum to 7 dni dla dostaw i usług oraz 14 dni dla robót budowlanych (art. 283), a w przetargu nieograniczonym 35 dni (art. 138 ust. 1), więc termin z wizją musi je przekraczać.

Co zrobić, jeśli zamawiający nie podał terminu wizji?

Zadaj pytanie do SWZ. Informacje o wizji są elementem SWZ (art. 134 ust. 2 pkt 9, art. 281 ust. 2 pkt 12), więc jeśli ich brakuje, a wizja ma być wymagana, wymaga to doprecyzowania przed terminem składania ofert.