Warunki udziału w przetargu i jak je potwierdzić

Warunki udziału w postępowaniu to minimalne zdolności, które musisz mieć, żeby zamawiający w ogóle rozpatrzył Twoją ofertę, np. doświadczenie, osoby, obroty albo uprawnienia. Pzp zna cztery rodzaje warunków (art. 112 ust. 2). Spełnianie warunków potwierdzasz najpierw oświadczeniem dołączonym do oferty, a dokumenty składasz zwykle dopiero na wezwanie zamawiającego.

Cztery rodzaje warunków (art. 112 ust. 2 Pzp)

Warunki mogą dotyczyć:

1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, np. wpisu do rejestru zawodowego lub handlowego (art. 113 Pzp);
2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności, o ile wynika to z odrębnych przepisów, np. zezwolenia, licencji, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej (art. 114 Pzp);
3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej, np. minimalnych rocznych przychodów, ubezpieczenia OC, zdolności kredytowej albo środków na rachunku (art. 115 Pzp);
4. zdolności technicznej lub zawodowej, czyli wykształcenia, kwalifikacji, doświadczenia i potencjału technicznego wykonawcy albo osób skierowanych do realizacji zamówienia (art. 116 Pzp).

Zamawiający określa warunki proporcjonalnie do przedmiotu zamówienia, najlepiej jako minimalne poziomy zdolności (art. 112 ust. 1 Pzp). Wymagane przychody nie mogą co do zasady przekraczać dwukrotności wartości zamówienia (art. 115 ust. 2 Pzp). Warunki nie są obowiązkowe. Wykonawca musi je spełniać, „o ile zostały określone” (art. 57 pkt 2 Pzp), a SWZ w trybie podstawowym opisuje je, jeśli zamawiający je przewiduje (art. 281 ust. 2 pkt 2 Pzp).

Od 12 lipca 2026 r. obowiązuje art. 112 ust. 3 Pzp. Przy zdolności technicznej lub zawodowej zamawiający stosuje poziomy zdolności z rozporządzeń wydanych na podstawie ustawy o certyfikacji wykonawców. Jeśli dla danego przedmiotu takich poziomów nie ma albo nie da się ich zastosować, zamawiający zaznacza to w SWZ.

Warunki a podstawy wykluczenia

Warunki udziału mówią, czy potrafisz wykonać zamówienie. Podstawy wykluczenia mówią, czy możesz się o nie ubiegać. O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu i spełniają warunki (art. 57 Pzp).

• Obowiązkowe podstawy wykluczenia z art. 108 ust. 1 Pzp dotyczą m.in. prawomocnych skazań za wymienione przestępstwa, zaległości podatkowych i składkowych stwierdzonych wyrokiem albo ostateczną decyzją, zakazu ubiegania się o zamówienia i porozumień z innymi wykonawcami zakłócających konkurencję.
• Fakultatywne podstawy wykluczenia z art. 109 ust. 1 Pzp, np. upadłość albo wcześniejsze nienależyte wykonanie umowy, stosuje się tylko wtedy, gdy zamawiający wskaże je w ogłoszeniu albo w dokumentach zamówienia (art. 109 ust. 2 Pzp).
• Osobną podstawę wykluczenia wprowadza art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Dotyczy wykonawców powiązanych z osobami i podmiotami z list sankcyjnych.

W części przypadków wykonawca może uniknąć wykluczenia, jeśli udowodni tzw. samooczyszczenie: naprawienie szkody, wyjaśnienie okoliczności i wdrożenie środków zapobiegawczych (art. 110 ust. 2 Pzp).

Najpierw oświadczenie, potem podmiotowe środki dowodowe

Do oferty dołączasz oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków (art. 125 ust. 1 Pzp). Oświadczenie tymczasowo zastępuje dokumenty (art. 125 ust. 3 Pzp). W postępowaniach od progów unijnych składasz je na formularzu JEDZ. Opisujemy to we wpisach o oświadczeniu z art. 125 i o wypełnianiu JEDZ.

Dokumenty potwierdzające warunki, czyli podmiotowe środki dowodowe, składa zwykle tylko wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona:

• w trybie podstawowym zamawiający wzywa go do złożenia dokumentów w terminie co najmniej 5 dni, jeśli wymagał ich w ogłoszeniu albo w dokumentach zamówienia (art. 274 ust. 1 Pzp);
• od progów unijnych termin wynosi co najmniej 10 dni (art. 126 ust. 1 Pzp);
• zamawiający może wezwać do dokumentów na każdym etapie, jeśli jest to niezbędne dla przebiegu postępowania (art. 274 ust. 2 i art. 126 ust. 2 Pzp).

Dokumenty muszą być aktualne na dzień ich złożenia. Zamawiający nie wzywa do dokumentów, które pobierze z bezpłatnych baz, np. z KRS albo CEIDG, jeśli podałeś w oświadczeniu dane dostępowe (art. 274 ust. 4 Pzp). Jak przebiega tryb podstawowy, opisuje wpis tryb podstawowy (art. 275 Pzp).

Gdy dokumentu brakuje albo ma błędy, zamawiający wzywa do jego złożenia, poprawienia albo uzupełnienia (art. 128 ust. 1 Pzp). Szczegóły są we wpisie o wezwaniu do uzupełnienia dokumentów.

Jakich dokumentów może żądać zamawiający

Katalog dokumentów zawiera rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych (Dz.U. poz. 2415). Przy warunkach udziału zamawiający może żądać m.in.:

• dokumentu z rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed złożeniem (§ 6);
• zezwolenia, licencji, koncesji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej (§ 7);
• sprawozdania finansowego, oświadczenia o przychodzie za najwyżej 3 ostatnie lata obrotowe, informacji z banku wystawionej najwcześniej 3 miesiące przed złożeniem i polisy OC (§ 8);
• wykazu robót budowlanych z ostatnich 5 lat albo wykazu dostaw i usług z ostatnich 3 lat, z dowodami należytego wykonania, np. referencjami (§ 9 ust. 1 pkt 1 i 2);
• wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia i wykazu narzędzi oraz urządzeń (§ 9 ust. 1 pkt 3 i 10).

Okresy 5 i 3 lat liczysz wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert (§ 9 ust. 2). Zamawiający może dopuścić dłuższy okres (§ 9 ust. 4). Przy usługach wykonywanych nadal referencje powinny pochodzić z ostatnich 3 miesięcy (§ 9 ust. 1 pkt 2). Jak przygotować wykaz i referencje, opisuje wpis o referencjach i wykazie robót.

Gdy nie spełniasz warunku sam: konsorcjum i zasoby innego podmiotu

Masz dwie drogi.

Wspólna oferta (konsorcjum). Wykonawcy mogą ubiegać się o zamówienie wspólnie i ustanawiają pełnomocnika (art. 58 Pzp). Warunek dotyczący uprawnień spełnia konsorcjum, jeśli ma je co najmniej jeden członek, który wykona tę część zamówienia (art. 117 ust. 2 Pzp). Przy wykształceniu, kwalifikacjach i doświadczeniu liczą się zdolności tych członków, którzy wykonają dane roboty lub usługi (art. 117 ust. 3 Pzp). Do oferty dołączacie oświadczenie, kto co wykona (art. 117 ust. 4 Pzp). Więcej we wpisie o konsorcjum w przetargu.

Zasoby innego podmiotu. Możesz polegać na zdolnościach albo sytuacji finansowej innej firmy, niezależnie od łączącej was umowy (art. 118 ust. 1 Pzp). Przy doświadczeniu i kwalifikacjach ta firma musi wykonać roboty albo usługi, których te zdolności dotyczą (art. 118 ust. 2 Pzp). Z ofertą składasz jej zobowiązanie do udostępnienia zasobów (art. 118 ust. 3 i 4 Pzp) i jej oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu (art. 125 ust. 5 Pzp). Po terminie składania ofert nie możesz już powołać się na nowy podmiot w zakresie, w którym wcześniej nie polegałeś na cudzych zasobach (art. 123 Pzp). Różnicę między taką firmą a podwykonawcą opisuje wpis o podwykonawcy i udostępnieniu zasobów.

Certyfikacja wykonawców od 12 lipca 2026 r.

Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz.U. poz. 1235) wprowadziła dobrowolną certyfikację. Wykonawca może uzyskać certyfikat niepodlegania wykluczeniu albo certyfikat zdolności do należytego wykonania zamówienia (art. 3 ust. 2 tej ustawy). Certyfikaty wydają podmioty certyfikujące akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji (art. 14 i art. 34 tej ustawy).

Zamiast odpowiednich dokumentów możesz złożyć certyfikat (art. 124 ust. 2 Pzp). W zakresie objętym certyfikatem zamawiający nie może żądać innych dokumentów (art. 124 ust. 3 Pzp). W trybie podstawowym w oświadczeniu z art. 125 wskazujesz, czy posłużysz się certyfikatem, i podajesz jego numer oraz zakres (art. 273 ust. 2 Pzp).

Część certyfikacji ruszy później. Przez 4 lata od ogłoszenia ustawy nie certyfikuje się kwalifikacji zawodowych i doświadczenia przy dostawach i usługach (art. 40 ustawy o certyfikacji). Zanim zaplanujesz certyfikację, sprawdź na stronie Urzędu Zamówień Publicznych, czy działają już podmioty certyfikujące w Twoim zakresie.

Jak czytać warunki przed decyzją o starcie

Warunki i wymagane dokumenty są w ogłoszeniu i w SWZ. Przed decyzją przejdź przez każdy warunek:

• Czy spełniasz go sam, w podanej wartości i w podanym okresie?
• Jakim dokumentem to potwierdzisz i czy zdążysz go zdobyć w 5 albo 10 dni od wezwania?
• Czy warunek dotyczy całego zamówienia, czy jednej części?
• Jeśli go nie spełniasz, czy masz partnera do konsorcjum albo firmę, która udostępni zasoby?
• Jeśli warunek wydaje się nieproporcjonalny, czy zdążysz zadać pytanie do SWZ?

Warunek spełniasz albo nie. Doświadczenie osób może być też kryterium oceny ofert i dawać punkty (art. 242 ust. 2 pkt 5 Pzp). Jak liczyć punkty, opisuje wpis o kryteriach oceny ofert. Cały proces od SWZ do złożenia oferty pokazuje wpis jak złożyć ofertę w przetargu krok po kroku.

W Radarze Przetargów warunki są na karcie przetargu, w sekcji „Warunki udziału i wymagane dokumenty”. Opcja „Szukaj w całej treści” obejmuje też warunki udziału, więc znajdziesz np. przetargi z wymaganym konkretnym uprawnieniem. Wykazy i oświadczenia wygenerujesz w Wordzie w zakładce „Moje dokumenty” w pakiecie Pro. Zakres pakietów jest w cenniku.

Najczęstsze pytania

Czy zamawiający musi stawiać warunki udziału?

Nie. Wykonawca spełnia warunki udziału, „o ile zostały one określone przez zamawiającego” (art. 57 pkt 2 Pzp). Jeśli zamawiający je stawia, muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia (art. 112 ust. 1 Pzp). Podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 zamawiający nie może pominąć.

Kiedy składa się dokumenty potwierdzające spełnianie warunków?

Z ofertą składasz oświadczenie z art. 125 ust. 1 Pzp. Dokumenty składa zwykle wykonawca z najwyżej ocenioną ofertą, na wezwanie: w trybie podstawowym w terminie co najmniej 5 dni (art. 274 ust. 1), od progów unijnych co najmniej 10 dni (art. 126 ust. 1).

Czy mogę polegać na doświadczeniu innej firmy?

Tak. Pozwala na to art. 118 Pzp. Do oferty dołączasz zobowiązanie tej firmy do udostępnienia zasobów i jej oświadczenie. Przy doświadczeniu i kwalifikacjach ta firma musi wykonać część zamówienia, której dotyczą (art. 118 ust. 2 Pzp).

Czy brak dokumentu oznacza odrzucenie oferty?

Nie od razu. Gdy brakuje oświadczenia albo podmiotowego środka dowodowego, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia (art. 128 ust. 1 Pzp). Odrzuca ofertę dopiero wtedy, gdy wykonawca nie złoży ich w wyznaczonym terminie (art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp).