Wezwanie do uzupełnienia dokumentów (art. 128 Pzp)

Na wezwanie z art. 128 ust. 1 Pzp złożysz, poprawisz albo uzupełnisz oświadczenie z art. 125 ust. 1, podmiotowe środki dowodowe i inne dokumenty składane w postępowaniu, na przykład pełnomocnictwo. Nie uzupełnisz w ten sposób treści oferty ani wadium. Zamawiający wzywa do usunięcia tego samego braku tylko raz, więc odpowiedź musi być kompletna za pierwszym razem.

Kiedy zamawiający wzywa do uzupełnienia dokumentów

Art. 128 ust. 1 Pzp działa, gdy wykonawca nie złożył dokumentu, złożył go niekompletnego albo z błędami. Zamawiający wtedy wzywa do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. To obowiązek zamawiającego.

Ustawa przewiduje dwa wyjątki. Zamawiający nie wzywa, gdy oferta i tak podlega odrzuceniu, niezależnie od uzupełnienia (pkt 1). Nie wzywa też, gdy zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania (pkt 2).

Komentarz do Pzp wydany przez Urząd Zamówień Publicznych rozróżnia trzy sytuacje:

• dokument niezłożony - nie dotarł do zamawiającego;
• dokument niekompletny - dotarł, ale ma wadę formalną, na przykład brak podpisu albo nieczytelny skan;
• dokument z błędami - jest formalnie poprawny, ale nie potwierdza warunku, na przykład referencja dotyczy mniejszej roboty niż wymagana.

Wezwanie z art. 128 zwykle przychodzi po pierwszym wezwaniu do podmiotowych środków dowodowych. W trybie podstawowym zamawiający wyznacza na nie co najmniej 5 dni (art. 274 ust. 1). W postępowaniach od progów unijnych co najmniej 10 dni (art. 126 ust. 1). Dopiero gdy w tym, co złożysz, czegoś brakuje, pojawia się wezwanie do uzupełnienia.

Co możesz uzupełnić albo poprawić

• Oświadczenie z art. 125 ust. 1. W trybie podstawowym składasz je zwykle na wzorze od zamawiającego, w postępowaniach unijnych na formularzu JEDZ. Oświadczenie potwierdza stan na dzień składania ofert (art. 125 ust. 3), więc uzupełnione oświadczenie też musi mówić o tym dniu. Co zawiera i kto je składa, opisujemy we wpisie oświadczenie z art. 125 Pzp.
• Podmiotowe środki dowodowe. To między innymi informacja z KRK, zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego, wykaz robót z referencjami, polisa OC. Na wezwanie składasz je aktualne na dzień złożenia (art. 128 ust. 2). Jakich dokumentów zamawiający może żądać przy poszczególnych warunkach, piszemy w poradniku o warunkach udziału w postępowaniu.
• Inne dokumenty i oświadczenia składane w postępowaniu. Komentarz UZP wymienia tu wprost pełnomocnictwa i dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania.
• Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (art. 118 ust. 3), jeśli powołałeś się na ten podmiot w ofercie. Nowego podmiotu po terminie składania ofert już nie dodasz (art. 123).

Okresy w wykazie robót i usług liczy się wstecz od dnia upływu terminu składania ofert (§ 9 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych). Uzupełniony wykaz nie może więc opierać się na robocie zakończonej po tym dniu.

Czego nie da się uzupełnić

Treść oferty

Art. 223 ust. 1 Pzp zakazuje negocjacji i zmian treści złożonej oferty. Wyjątkiem jest poprawianie omyłek z art. 223 ust. 2. Cena, oferowany przedmiot, termin wykonania i parametry oceniane w kryteriach to treść oferty. Tych elementów nie dopiszesz na wezwanie z art. 128. Oferta niezgodna z warunkami zamówienia podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5, o czym więcej we wpisie o odrzuceniu oferty.

Wadium

Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje do końca terminu związania ofertą (art. 97 ust. 5). Komentarz UZP mówi wprost, że art. 128 ust. 1 nie pozwala uzupełnić wadium, którego nie wniesiono przed terminem. Skutkiem jest odrzucenie oferty z art. 226 ust. 1 pkt 14. Szczegóły w poradniku o wadium w przetargu.

Przedmiotowe środki dowodowe na innych zasadach

Karty techniczne, certyfikaty produktu czy opisy rozwiązań to przedmiotowe środki dowodowe. Składasz je razem z ofertą (art. 107 ust. 1). Zamawiający wezwie do ich uzupełnienia tylko wtedy, gdy przewidział to w ogłoszeniu albo w dokumentach zamówienia (art. 107 ust. 2). Nie wezwie, gdy dokument potwierdza cechy oceniane w kryteriach oceny ofert (art. 107 ust. 3). Przed złożeniem oferty sprawdź w SWZ, czy jest zdanie o uzupełnianiu przedmiotowych środków dowodowych.

Ile razy zamawiający może wezwać

Art. 128 nie mówi wprost, ile razy można wezwać. Komentarz UZP wyjaśnia, że wezwanie może być dokonane tylko raz w stosunku do tego samego braku lub tego samego błędu w danym dokumencie. Kolejne wezwanie jest możliwe, gdy dotyczy innego dokumentu albo innej wady.

W praktyce oznacza to jedną szansę na każdy brak. Jeśli uzupełniony wykaz nadal nie potwierdza warunku, oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. b Pzp.

Termin i forma odpowiedzi

Termin wyznacza zamawiający. Art. 128 nie podaje minimum, co potwierdza komentarz UZP. Jeśli termin jest za krótki, poproś o przedłużenie przed jego upływem. Zamawiający może je przyznać, ale jednakowo wszystkim wezwanym wykonawcom.

Forma wynika z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. o środkach komunikacji elektronicznej (Dz.U. poz. 2452):

• dokument wystawiony elektronicznie przez inny podmiot, na przykład zaświadczenie z ZUS, przekazujesz jako ten plik (§ 6 ust. 1);
• dokument papierowy, na przykład referencję, przekazujesz jako skan z podpisem poświadczającym zgodność z oryginałem (§ 6 ust. 2);
• własne dokumenty, takie jak wykaz robót czy pełnomocnictwo, składasz w postaci elektronicznej z podpisem (§ 7 ust. 1).

W postępowaniach od progów unijnych wymagany jest podpis kwalifikowany. Poniżej progów wystarczy kwalifikowany, zaufany albo osobisty. Zgodność skanu pełnomocnictwa poświadcza mocodawca albo notariusz (§ 7 ust. 3 pkt 3 i ust. 4).

Zanim wyślesz odpowiedź:

• przeczytaj, czego dokładnie dotyczy wezwanie, punkt po punkcie;
• uzupełnij wszystko za jednym razem, bo drugiej szansy na ten sam brak nie ma;
• sprawdź, czy każdy plik ma właściwy podpis i czy podpisała go osoba umocowana;
• wyślij przez platformę wskazaną w SWZ przed terminem i zachowaj potwierdzenie.

Wyjaśnienia dokumentów (art. 128 ust. 4)

Wezwanie do wyjaśnień to inna czynność niż wezwanie do uzupełnienia. Zamawiający pyta o treść oświadczenia albo dokumentu, który już złożyłeś. Według komentarza UZP wyjaśnienia służą tylko objaśnieniu tej treści, a nie dopisywaniu nowej.

Do wyjaśnień zamawiający może wzywać wielokrotnie. Sam brak wyjaśnień nie jest podstawą odrzucenia oferty. Może jednak skończyć się wezwaniem do poprawienia dokumentu z art. 128 ust. 1. Zamawiający może też zwrócić się bezpośrednio do podmiotu, który ma potrzebne informacje, na przykład do wystawcy referencji (art. 128 ust. 5).

Dokumenty z ogólnodostępnych baz (art. 127)

Zamawiający nie wzywa do dokumentów, które może pobrać z bezpłatnych i ogólnodostępnych baz, takich jak KRS czy CEIDG. Warunek jest jeden: musisz wskazać w oświadczeniu dane umożliwiające dostęp. W postępowaniach unijnych mówi o tym art. 127 ust. 1 pkt 1, w trybie podstawowym art. 274 ust. 4.

Nie musisz też składać dokumentów, które zamawiający już ma, na przykład z wcześniejszego postępowania. Wskaż je i potwierdź, że są prawidłowe i aktualne (art. 127 ust. 2). Wpisanie numeru KRS i adresu bazy w oświadczeniu oszczędza jedno wezwanie.

W Radarze Przetargów, w pakiecie Pro, zakładka „Moje dokumenty” przygotowuje oświadczenie z art. 125 ust. 1, wykaz wykonanych zamówień i pełnomocnictwo w Wordzie, z danymi z profilu firmy.

Najczęstsze pytania

Ile razy zamawiający może wezwać do uzupełnienia?

Do uzupełnienia tego samego braku lub poprawienia tego samego błędu w danym dokumencie zamawiający wzywa jeden raz. Tak wynika z komentarza UZP do art. 128 Pzp. Kolejne wezwanie jest możliwe, gdy dotyczy innego dokumentu albo innej wady. Do wyjaśnień treści dokumentów (art. 128 ust. 4) zamawiający może wzywać wielokrotnie.

Czy można uzupełnić brak wadium?

Nie. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert (art. 97 ust. 5 Pzp), a art. 128 nie pozwala naprawić tego później. Oferta bez wadium albo z wadium wniesionym nieprawidłowo podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 Pzp.

Czy można uzupełnić pełnomocnictwo?

Tak. Pełnomocnictwo to dokument składany w postępowaniu, więc zamawiający wzywa do jego złożenia albo poprawienia na podstawie art. 128 ust. 1 Pzp. Składasz je w postaci elektronicznej z podpisem mocodawcy albo jako skan, którego zgodność poświadcza mocodawca lub notariusz.