Pytania do SWZ: terminy z art. 284 i 135 Pzp

Specyfikacja Warunków Zamówienia rzadko odpowiada na wszystkie pytania, które ma wykonawca przy wycenie. Prawo zamówień publicznych daje prawo pytać - ale w określonym terminie, po którym zamawiający może odpowiedzieć, lecz już nie musi. Ten termin jest jedną z najważniejszych dat w postępowaniu, a mało kto ma go w kalendarzu.

Tryb podstawowy: 4 dni przed terminem składania ofert

W trybie podstawowym (postępowania krajowe, poniżej progów unijnych) reguły ustala art. 284 Pzp:

• Wykonawca może zwrócić się o wyjaśnienie treści SWZ (ust. 1).
• Zamawiający ma obowiązek udzielić wyjaśnień, jeśli wniosek wpłynął nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert (ust. 2), a odpowiedź publikuje nie później niż na 2 dni przed tym terminem (ust. 2).
• Jeśli wniosek wpłynął później, zamawiający nie ma obowiązku odpowiadać ani przedłużać terminu składania ofert (ust. 4). Uwaga: przedłużenie terminu składania ofert nie przedłuża terminu na pytania (ust. 5).
• Jeśli zamawiający nie zdąży odpowiedzieć w terminie, przedłuża termin składania ofert (ust. 3).

Przy 7-dniowym terminie składania ofert (minimalnym dla dostaw i usług w trybie podstawowym) na pytania zostają więc trzy dni od publikacji ogłoszenia. To realny powód, dla którego warto oglądać nowe ogłoszenia codziennie, a nie raz w tygodniu.

Przetarg nieograniczony (unijny): 14 dni

W postępowaniach powyżej progów unijnych obowiązuje art. 135 Pzp:

• Zamawiający odpowiada, jeśli wniosek wpłynął nie później niż na 14 dni przed upływem terminu składania ofert, a w przypadkach pilnych (skrócony termin) - na 7 dni (ust. 2).
• Odpowiedź publikuje nie później niż na 6 dni (lub 4 dni w trybie pilnym) przed terminem (ust. 2).
• Po terminie na pytania zamawiający może, ale nie musi, odpowiadać (ust. 5); przedłużenie terminu składania ofert nie przedłuża terminu na pytania (ust. 4); jeśli nie zdąży odpowiedzieć w swoim terminie - przedłuża termin składania ofert (ust. 3).

Terminy liczy się w dniach kalendarzowych; jeśli ostatni dzień wypada w sobotę lub dzień ustawowo wolny, warto złożyć wniosek wcześniej - praktyka zamawiających w tym zakresie bywa różna, a spór o jeden dzień nie jest wart ryzyka.

Odpowiedź jest wiążąca dla wszystkich

Wyjaśnienia zamawiający publikuje na stronie postępowania bez ujawniania, kto pytał. Stają się częścią dokumentacji i wiążą wszystkich wykonawców. Z tego wynikają dwie rzeczy:

• Czytaj odpowiedzi na pytania innych. Zwykle są tam informacje, których nie ma w SWZ: tolerancje, dopuszczone równoważniki, doprecyzowanie zakresu, potwierdzenie, że jakiś dokument nie jest wymagany.
• Pytaniem możesz zmienić postępowanie. Jeśli warunek udziału jest nieproporcjonalny albo opis przedmiotu wskazuje na konkretnego producenta, wniosek o wyjaśnienie bywa skuteczniejszy i tańszy niż odwołanie do KIO - zamawiający często sam koryguje SWZ.

Jak pytać, żeby dostać użyteczną odpowiedź

1. Jedno pytanie - jedna kwestia. Numeruj pytania; wskaż punkt SWZ, załącznik i stronę, których dotyczą.
2. Zaproponuj rozwiązanie. „Czy zamawiający dopuści urządzenie o mocy 4,5 kW zamiast 5 kW przy zachowaniu pozostałych parametrów?” dostaje odpowiedź „tak/nie”; „Prosimy o wyjaśnienie parametrów” - odpowiedź „zgodnie z SWZ”.
3. Pytaj o to, co wpływa na cenę: zakres prac nieujęty w przedmiarze, dostępność terenu, godziny pracy, kto zapewnia media, ile wizyt serwisowych.
4. Nie pytaj o to, co jest w SWZ. Zamawiający odpowie cytatem, a Ty stracisz czas.
5. Wyślij tak, jak wymaga SWZ - zwykle przez platformę zakupową, nie mailem. Wniosek złożony niewłaściwym kanałem może zostać uznany za niezłożony.

Termin na pytania w kalendarzu

Datę „ostatni dzień na pytania do SWZ” warto liczyć od razu przy zapisaniu przetargu: w trybie podstawowym 4 dni przed terminem składania ofert, w przetargu nieograniczonym 14 dni - i najlepiej z jednodniowym zapasem. Radar Przetargów liczy ją automatycznie dla każdego śledzonego przetargu (na osi terminów na karcie ogłoszenia, w kalendarzu i w przypomnieniach e-mail), a po zmianie terminu składania ofert przelicza ją ponownie. Jak dodać te terminy do kalendarza Google albo Outlook, opisujemy we wpisie terminy przetargów w kalendarzu.

Najczęstsze pytania

Do kiedy można zadać pytanie do SWZ w trybie podstawowym?

Zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć na wniosek złożony nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert (art. 284 ust. 2 Pzp). Późniejsze pytania może, ale nie musi, wyjaśnić.

Czy zamawiający musi odpowiedzieć na pytanie zadane po terminie?

Nie ma takiego obowiązku (art. 284 ust. 4 i art. 135 ust. 5 Pzp). W praktyce część zamawiających odpowiada, jeśli pytanie jest istotne - ale nie można na to liczyć.

Czy odpowiedź na pytanie innego wykonawcy mnie dotyczy?

Tak. Wyjaśnienia są publikowane dla wszystkich i stają się częścią dokumentacji postępowania; oferta musi być z nimi zgodna.

Co, jeśli zamawiający nie odpowie w terminie?

Ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert (art. 284 ust. 3 i art. 135 ust. 3 Pzp). Przesunięcie pojawi się w ogłoszeniu o zmianie ogłoszenia.