Otwarcie ofert: co zamawiający publikuje (art. 222 Pzp)

Zamawiający otwiera oferty niezwłocznie po upływie terminu składania, najpóźniej następnego dnia (art. 222 ust. 1 Pzp). Zaraz potem publikuje na stronie postępowania informację z otwarcia: nazwy i siedziby wykonawców, którzy złożyli oferty, oraz ceny lub koszty z ofert (art. 222 ust. 5). Kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, podaje najpóźniej przed otwarciem (art. 222 ust. 4). Z tych trzech informacji dowiesz się, kto startuje, za ile i jak daleko Twoja cena jest od budżetu.

Kiedy odbywa się otwarcie?

Otwarcie następuje niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym termin upłynął (art. 222 ust. 1). W trybie podstawowym termin otwarcia ofert jest jednym z elementów SWZ (art. 281 ust. 1 pkt 14). Zamawiający zapewnia, aby przed tym terminem nikt nie mógł zapoznać się z zawartością ofert (art. 221).

Dwie sytuacje wyjątkowe:

• Jeśli otwarcie odbywa się w systemie teleinformatycznym i system ulegnie awarii, otwarcie następuje niezwłocznie po jej usunięciu (art. 222 ust. 2).
• Jeśli zamawiający zmienia termin otwarcia, informuje o tym na stronie internetowej postępowania (art. 222 ust. 3). Zmiana terminu składania ofert zwykle przesuwa też otwarcie.

Pzp nie przewiduje sesji, na której wykonawca musi być obecny. Otwarcie jest czynnością zamawiającego, a efekt widzisz na stronie postępowania.

Co zamawiający publikuje według art. 222?

Są to trzy informacje:

1. Kwota na sfinansowanie zamówienia (ust. 4). Zamawiający udostępnia ją najpóźniej przed otwarciem ofert.
2. Wykonawcy (ust. 5 pkt 1). Nazwy albo imiona i nazwiska oraz siedziby lub miejsca prowadzenia działalności, albo miejsca zamieszkania wykonawców, których oferty otwarto.
3. Ceny lub koszty (ust. 5 pkt 2) zawarte w ofertach.

Informacje z ust. 5 zamawiający udostępnia „niezwłocznie po otwarciu ofert”. Wykonawcy nie mogą ich zastrzec jako tajemnicy przedsiębiorstwa (art. 18 ust. 3 zdanie drugie). Zasady zastrzegania opisuje poradnik Tajemnica przedsiębiorstwa w ofercie.

Jeśli oferty podlegają negocjacjom, zamawiający udostępnia ceny z ofert niezwłocznie po otwarciu ofert ostatecznych albo po unieważnieniu postępowania (art. 222 ust. 6).

Czego w informacji z otwarcia nie znajdziesz?

Informacja z otwarcia nie mówi, kto wygrał. Nie zawiera punktacji w kryteriach pozacenowych, informacji o odrzuceniu ofert ani o wykluczeniu wykonawców. To przychodzi później: po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający informuje równocześnie wykonawców o wyborze, o punktacji w każdym kryterium i łącznej oraz o odrzuconych ofertach, podając uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 253 ust. 1) i udostępnia część tych informacji na stronie postępowania (art. 253 ust. 2). Jak je czytać, opisuje poradnik Jak czytać wyniki przetargów.

Co możesz z tego wyczytać?

Kilka rzeczy, które pomagają ocenić sytuację:

• Kto startuje. Lista wykonawców pokazuje konkurencję. Znajome nazwy podpowiadają, na czym się zna zamawiający i kto tu regularnie składa oferty.
• Gdzie jest Twoja cena względem budżetu. Jeśli najniższa cena przewyższa kwotę zamawiającego, zamawiający unieważnia postępowanie, chyba że może zwiększyć kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty (art. 255 pkt 3). Ta informacja jest więc sygnałem, czy postępowanie może się zakończyć bez umowy.
• Czy któraś cena jest podejrzanie niska. Jeśli cena całkowita oferty jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT albo od średniej arytmetycznej cen złożonych ofert (bez ofert odrzucanych m.in. za złożenie po terminie lub błąd w obliczeniu ceny), zamawiający co do zasady zwraca się o wyjaśnienia ceny (art. 224 ust. 2 pkt 1). Oferta może wypaść z gry, jeśli nie wykaże, że cena jest realna. Przebieg wyjaśnień opisuje poradnik Rażąco niska cena: art. 224 Pzp.
• Czy złożono tylko jedną ofertę. W trybie podstawowym zamawiający może wtedy zawrzeć umowę przed upływem standardowego terminu po zawiadomieniu o wyborze (art. 308 ust. 3 pkt 1 lit. a). W przetargu nieograniczonym obowiązuje analogiczna reguła (art. 264 ust. 2 pkt 1 lit. a).

Ważne zastrzeżenie: cena z otwarcia to nie wynik. Przy kryteriach pozacenowych liczy się punktacja łączna, a oferty mogą zostać odrzucone, a wykonawcy wykluczeni.

Przykład: zamawiający podaje kwotę 500 000 zł, a po otwarciu widać trzy oferty: 480 000 zł, 520 000 zł i 310 000 zł. Trzecia jest niższa o 38% od kwoty zamawiającego. Jeśli ta kwota odpowiada wartości zamówienia powiększonej o VAT, zamawiający zwróci się o wyjaśnienia ceny trzeciej oferty. Gdy jej cena zostanie uznana za rażąco niską i oferta będzie odrzucona (art. 226 ust. 1 pkt 8), kolejna w rankingu cena 480 000 zł mieści się w budżecie. Gdyby wszystkie ceny przekraczały kwotę, zamawiający mógłby ją zwiększyć albo unieważnić postępowanie (art. 255 pkt 3).

Czy mogę zobaczyć oferty konkurentów?

Tak. Protokół postępowania jest jawny i udostępniany na wniosek (art. 74 ust. 1), a oferty wraz z załącznikami udostępnia się niezwłocznie po otwarciu ofert, najpóźniej w ciągu 3 dni od otwarcia (art. 74 ust. 2 pkt 1). Nie zobaczysz informacji, które wykonawca skutecznie zastrzegł jako tajemnicę przedsiębiorstwa. Wniosek składasz do zamawiającego, zwykle przez platformę zakupową. Oglądanie ofert pozwala sprawdzić, czy konkurent spełnia wymagania SWZ, co bywa podstawą do odwołania.

Co robić po otwarciu?

1. Sprawdź na stronie postępowania, czy Twoja oferta jest na liście i czy kwota jest taka, jaką wpisałeś w formularzu.
2. Jeśli informacja o Twojej ofercie jest błędna (nazwa, siedziba, cena), zgłoś to zamawiającemu. Nie możesz jednak zmienić oferty po terminie. Poprawianie omyłek należy do zamawiającego i dotyczy oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych oraz niektórych niezgodności z dokumentami zamówienia (art. 223 ust. 2), a w razie wątpliwości zamawiający może żądać wyjaśnień (art. 223 ust. 1).
3. Przygotuj dokumenty na wezwanie, bo zamawiający wzywa o nie wykonawcę z najwyżej ocenioną ofertą.
4. Zapisz termin związania ofertą i ważność wadium. O przedłużeniu piszemy w poradniku Termin związania ofertą.

Najczęstsze pytania

Czy muszę być obecny przy otwarciu ofert?

Nie. Pzp nie wymaga obecności wykonawców przy otwarciu ofert. Informację z otwarcia zamawiający publikuje na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Czy ceny konkurentów są jawne?

Tak. Zamawiający publikuje ceny lub koszty zawarte w ofertach niezwłocznie po otwarciu (art. 222 ust. 5 pkt 2), a wykonawca nie może ich zastrzec (art. 18 ust. 3).

Czy z informacji z otwarcia wynika, kto wygrał?

Nie. Wynik poznajesz z zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty (art. 253 ust. 1), które zawiera punktację ofert w każdym kryterium i łączną punktację.