Jak policzyć cenę oferty w przetargu

Cenę oferty liczysz według sposobu obliczenia ceny z SWZ: od kosztów bezpośrednich, przez koszty ogólne i ryzyko, do zysku. Cena w rozumieniu Prawa zamówień publicznych obejmuje VAT, więc zamawiający porównuje kwoty brutto. Przed złożeniem oferty warto też znać kwotę, którą zamawiający ma na zamówienie, i ceny z podobnych rozstrzygniętych postępowań.

Cena ryczałtowa a kosztorysowa

SWZ zawiera sposób obliczenia ceny (art. 281 ust. 1 pkt 16 Pzp w trybie podstawowym). Z niego i ze wzoru umowy wynika, jakie wynagrodzenie zamawiający przewiduje:

• Ryczałt. Zamawiający płaci za cały zakres jedną kwotą. Według art. 632 Kodeksu cywilnego nie możesz żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet jeśli w chwili zawarcia umowy nie dało się przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Ryzyko ilości jest więc Twoje i musi być w cenie.
• Wynagrodzenie kosztorysowe albo według cen jednostkowych. Zamawiający płaci za faktycznie wykonane ilości. Ryzyko ilości ponosi on, a Ty odpowiadasz za poziom stawek.

Przy dostawach i usługach na ilości szacunkowe cena oferty to suma iloczynów cen jednostkowych i ilości z formularza. Umowa musi wtedy wskazać minimalną wartość albo wielkość świadczenia (art. 433 pkt 4 Pzp). Wycena powinna pokryć koszty także przy tym minimum.

Z czego składa się cena: koszty, ryzyko i zysk

Nie ma jednego wzoru ani urzędowych narzutów. Każdą wycenę warto jednak rozpisać na cztery warstwy:

1. Koszty bezpośrednie: robocizna, materiały, sprzęt, transport, podwykonawcy. Przy usługach pracochłonnych zacznij od liczby osób i godzin. Przykład wyceny z płacą minimalną na 2027 r. jest we wpisie o przetargach na sprzątanie.
2. Koszty ogólne: biuro, kierownik, ubezpieczenie, BHP, koszt gwarancji wadialnej i zabezpieczenia należytego wykonania umowy, koszty finansowania, jeśli zamawiający płaci po odbiorze.
3. Ryzyko: kary umowne, wzrost cen ponad limit waloryzacji, krótki termin, ilości przy ryczałcie. Wzór umowy mówi, jak duże jest to ryzyko. Co w nim sprawdzić, opisuje poradnik o umowie w sprawie zamówienia publicznego.
4. Zysk.

Przy robotach i usługach zamawiający może sprawdzić, czy koszty pracy nie są niższe od płacy minimalnej (art. 224 ust. 3 pkt 4 Pzp). Wycena rozpisana na warstwy przyda się, jeśli dostaniesz wezwanie do wyjaśnienia ceny.

VAT w ofercie i informacja z art. 225

Pzp odsyła do definicji ceny z ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług (art. 7 pkt 1 Pzp). Taka cena obejmuje podatek VAT. Formularz ofertowy może wymagać także kwoty netto i stawki VAT, ale w kryterium ceny zamawiający porównuje cenę brutto. Stawkę VAT ustalasz sam według przepisów podatkowych. Błędna stawka bywa uznawana za błąd w obliczeniu ceny, który prowadzi do odrzucenia oferty (art. 226 ust. 1 pkt 10). Opisujemy to we wpisie o odrzuceniu oferty.

Osobna reguła dotyczy ofert, których wybór powoduje obowiązek rozliczenia VAT przez zamawiającego, np. przy niektórych usługach wykonawców z zagranicy. Zamawiający dolicza wtedy VAT do Twojej ceny na potrzeby oceny (art. 225 ust. 1). W ofercie musisz o tym poinformować i podać nazwę towaru lub usługi, ich wartość bez VAT i stawkę, która według Ciebie będzie miała zastosowanie (art. 225 ust. 2).

Części zamówienia i formularz cenowy

Jeżeli zamawiający podzielił zamówienie na części, każda część ma osobną cenę, osobną ocenę i często osobne wadium (art. 91 ust. 1 i art. 97 ust. 3 Pzp). Składasz ofertę na te części, które możesz wykonać, w granicach liczby części dopuszczonej w ogłoszeniu.

Formularz cenowy wypełniasz dokładnie według wzoru:

• każda pozycja ma cenę, bez pustych pól;
• nie zmieniasz ilości ani jednostek miary;
• wartości pozycji sumują się do ceny w formularzu ofertowym;
• zaokrąglasz tak, jak wymaga SWZ, np. do dwóch miejsc po przecinku.

Zamawiający ocenia nie tylko cenę całkowitą. Wątpliwość może budzić też istotna część składowa ceny (art. 224 ust. 1), np. jedna pozycja wyceniona na symboliczne kwoty.

W Radarze Przetargów zakładka „Oferta” na karcie przetargu ma „Kalkulację ceny”: cenę netto, VAT i brutto dla każdej części zamówienia. Tę funkcję ma każde aktywne konto.

Kwota, którą zamawiający zamierza przeznaczyć (art. 222 ust. 4)

Najpóźniej przed otwarciem ofert zamawiający publikuje na stronie postępowania kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (art. 222 ust. 4 Pzp). To co innego niż wartość zamówienia, czyli szacunek netto ustalony przed wszczęciem postępowania.

Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekracza tę kwotę, zamawiający zwiększa ją albo unieważnia postępowanie (art. 255 pkt 3). Jak czytać takie unieważnienia i co z nich wynika dla następnej oferty, opisuje wpis o unieważnieniu przetargu.

Po otwarciu ofert zamawiający publikuje nazwy wykonawców i ceny ofert (art. 222 ust. 5). Zapisuj je, także gdy przegrasz. To dobry materiał do kolejnej wyceny u tego samego zamawiającego.

Ceny z rozstrzygniętych postępowań: statystyka, nie prognoza

Ogłoszenie o wyniku postępowania w BZP podaje m.in. liczbę ofert, ceny i wykonawcę, dla każdej części osobno. Radar pobiera te ogłoszenia, a widok „Wyniki” pozwala je przeszukiwać.

W pakiecie Pro zakładka „Analiza rynku” na karcie przetargu porównuje najniższe ceny z rozstrzygniętych postępowań do wartości szacunkowych w podobnej kategorii CPV. Na tej podstawie pokazuje propozycje cen z szacowaną szansą, czyli odsetkiem wcześniejszych rozstrzygnięć, w których taka cena byłaby najniższa. To statystyka z przeszłych wyników. Nie gwarantuje wygranej, bo nie zna Twoich kosztów ani konkurentów w tym konkretnym postępowaniu. Zakres pakietów znajdziesz w cenniku.

Zamawiający publiczni co do zasady nie mogą oceniać ofert wyłącznie po cenie (art. 246 ust. 1 Pzp). Jak zamawiający przelicza ją na punkty razem z kryteriami jakościowymi, wyjaśnia wpis o kryteriach oceny ofert.

Najczęstsze pytania

Czy cenę w ofercie podaje się netto czy brutto?

Cena w rozumieniu Pzp obejmuje VAT, bo art. 7 pkt 1 Pzp odsyła do ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług. W kryterium ceny zamawiający porównuje więc cenę brutto. Formularz ofertowy może wymagać także kwoty netto i stawki VAT. Wypełniaj go dokładnie według wzoru z SWZ.

Kiedy zamawiający podaje kwotę, jaką ma na zamówienie?

Najpóźniej przed otwarciem ofert, na stronie internetowej prowadzonego postępowania (art. 222 ust. 4 Pzp). Wcześniej możesz znać tylko wartość szacunkową, jeżeli zamawiający podał ją w ogłoszeniu albo w SWZ. Po otwarciu ofert zamawiający publikuje też nazwy wykonawców i ceny ofert (art. 222 ust. 5).

Co, jeśli pomylę się w cenie?

Oczywiste omyłki rachunkowe zamawiający poprawia sam, z konsekwencjami rachunkowymi, i zawiadamia Cię o tym (art. 223 ust. 2 pkt 2 Pzp). Błąd w obliczeniu ceny, którego nie da się tak poprawić, prowadzi do odrzucenia oferty (art. 226 ust. 1 pkt 10). Po terminie składania ofert ceny zmienić nie możesz.