Jak obliczyć punkty w przetargu: wzory i przykład
Jak obliczyć punkty w przetargu: wzory dla ceny, gwarancji i terminu, przykład trzech ofert i tabela, ile złotych warta jest dłuższa gwarancja.
Punkty w przetargu liczysz według wzorów z SWZ. Dla ceny zwykle dzieli się najniższą cenę spośród ofert przez cenę badanej oferty i mnoży przez wagę kryterium, a dla gwarancji, terminu czy czasu reakcji stosuje się analogiczny iloraz albo tabelę progów. Ustawa nie narzuca wzorów, wymaga natomiast, by kryteria były opisane jednoznacznie i dawały się zweryfikować na podstawie informacji z ofert (art. 240 Pzp). Poniżej znajdziesz najczęstsze wzory, przykład z trzema ofertami i tabelę, która pokazuje, ile warta jest każda dodatkowa gwarancja.
Skąd się biorą kryteria i wagi?
Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów z dokumentów zamówienia (art. 239 Pzp) i podaje wagę każdego z nich, chyba że ocenia wyłącznie po cenie (art. 247). Kryteria mają dotyczyć przedmiotu zamówienia (art. 241 ust. 1) i nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, np. jego wiarygodności finansowej (art. 241 ust. 3). Jako kryteria jakościowe ustawa wymienia m.in. parametry techniczne, aspekty środowiskowe i społeczne, doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji oraz serwis, warunki dostawy i okres realizacji (art. 242 ust. 2).
Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2, nie stosują ceny jako jedynego kryterium ani kryterium o wadze powyżej 60%, o ile nie opisali wymagań jakościowych dla co najmniej głównych elementów zamówienia (art. 246). Dlatego tak często spotkasz układ 60 punktów za cenę i 40 za coś jeszcze. Ogólne zasady doboru kryteriów opisuje poradnik kryteria oceny ofert: cena i jakość.
Jakie wzory stosuje się najczęściej?
Poniższe wzory są typowe, ale nie obowiązkowe. Wiążący jest wzór z Twojej SWZ.
| Rodzaj kryterium | Typowy wzór | Przykład |
|---|---|---|
| Cena (im niższa, tym lepiej) | (cena najniższa / cena oferty) × waga | Waga 60, najniższa cena 100 000, Twoja 125 000: 100 000 / 125 000 × 60 = 48 pkt |
| Gwarancja, doświadczenie (im więcej, tym lepiej) | (wartość oferty / najwyższa wartość) × waga | Waga 40, najdłuższa gwarancja 60 miesięcy, Twoja 48: 48 / 60 × 40 = 32 pkt |
| Termin, czas reakcji (im mniej, tym lepiej) | (najkrótszy czas / czas oferty) × waga | Waga 20, najkrótszy termin 30 dni, Twój 36: 30 / 36 × 20 = 16,67 pkt |
| Punktacja skokowa | Tabela progów | Do 24 miesięcy 0 pkt, 36 miesięcy 20 pkt, 48 miesięcy lub więcej 40 pkt |
Jeśli SWZ ustala górny limit (np. „najwyższa punktowana gwarancja to 60 miesięcy”), oferta powyżej limitu nie dostaje więcej punktów, a zobowiązuje Cię w umowie do całego okresu. Sprawdź też, jak SWZ zaokrągla wynik (zwykle do dwóch miejsc po przecinku) i czy porównuje ceny brutto.
Przykład: trzy oferty, dwa kryteria
Przykład: zamawiający ocenia ofertę według kryteriów: cena 60%, okres gwarancji 40% (wzór: okres oferty podzielony przez najdłuższy okres, limit 60 miesięcy). Wpłynęły trzy oferty:
| Oferta | Cena brutto (zł) | Gwarancja (miesiące) | Punkty za cenę | Punkty za gwarancję | Razem |
|---|---|---|---|---|---|
| A | 1 000 000 | 36 | 60,00 | 24,00 | 84,00 |
| B | 1 050 000 | 48 | 57,14 | 32,00 | 89,14 |
| C | 1 150 000 | 60 | 52,17 | 40,00 | 92,17 |
Wygrywa oferta C, choć jest o 15% droższa od najtańszej. Sama cena zadecydowałaby o zwycięstwie oferty A. Zamawiający publikuje taką punktację w zawiadomieniu o wyborze najkorzystniejszej oferty: musi podać punkty w każdym kryterium i łączną punktację (art. 253 ust. 1 pkt 1 Pzp). Dzięki temu sprawdzisz rachunek po przegranej i ocenisz, czy odwołanie ma sens. Jak to zrobić, opisuje poradnik o odwołaniu do KIO.
Ile złotych kosztuje 12 miesięcy dłuższej gwarancji?
W tym wzorze każde 12 miesięcy gwarancji to 12 / 60 × 40 = 8 punktów. Tyle samo punktów traci oferta droższa od najtańszej o około 15,4%, bo 60 / 1,1538 = 52 (60 - 8). Tabela poniżej pokazuje, ile punktów za cenę tracisz przy różnej różnicy w stosunku do oferty najtańszej:
| Cena wyższa od najtańszej o | Punkty za cenę (z 60) | Strata punktów |
|---|---|---|
| 3% | 58,25 | 1,75 |
| 6% | 56,60 | 3,40 |
| 9% | 55,05 | 4,95 |
| 12% | 53,57 | 6,43 |
| 15% | 52,17 | 7,83 |
Przy cenie najtańszej oferty 1 000 000 zł 12 dodatkowych miesięcy gwarancji (8 pkt) „kupisz” za dopłatę do ok. 153 800 zł, i nadal będziesz na plusie, jeśli koszt gwarancji u Ciebie jest niższy. Policz go uczciwie: rezerwa na naprawy, serwis, przeglądy, ryzyko awarii całej serii. Trudność polega na tym, że punkty za cenę zależą od najniższej ceny w całym zestawie ofert, a tej nie znasz przed otwarciem, więc policz kilka wariantów.
Jak policzyć punkty przed złożeniem oferty?
- Wypisz wzory i limity z SWZ osobno dla każdego kryterium.
- Przyjmij trzy scenariusze ceny najniższej, np. o 5%, 10% i 15% niższej od Twojej kalkulacji. Tej wartości nie znasz, ale możesz sprawdzić ceny z wcześniejszych postępowań zamawiającego (zob. jak czytać wyniki przetargów i wpis jak policzyć cenę oferty).
- Dla każdego scenariusza policz punkty za dodatkowe zobowiązania: gwarancję, krótszy termin, doświadczenie osób.
- Porównaj dodatkowy koszt zobowiązania z liczbą punktów, które ono daje, i wybierz wariant, w którym Twoja marża jest nadal akceptowalna.
- Nie obiecuj parametru, którego nie możesz dotrzymać, bo wartość z formularza trafia do umowy, a jego niedotrzymanie kończy się karami (zob. odrzucenie oferty z art. 226 oraz kary umowne).
Co przy równej liczbie punktów?
Jeżeli dwie oferty mają taki sam bilans ceny i innych kryteriów, zamawiający wybiera tę, która dostała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze. Jeśli i tu jest remis, wybiera ofertę z najniższą ceną lub kosztem. Gdy to nie rozstrzyga, wzywa do złożenia ofert dodatkowych z nową ceną (art. 248 Pzp).
Najczęstsze pytania
Czy zamawiający może zmienić wzór punktacji po otwarciu ofert?
Nie. Kryteria, wagi i sposób oceny są częścią dokumentów zamówienia i obowiązują wszystkich (art. 247 ust. 1 Pzp). Zmiana kryteriów jest możliwa tylko przed upływem terminu składania ofert, jako zmiana SWZ.
Czy punkty za cenę liczy się od ceny netto czy brutto?
Wskazuje to SWZ. W przetargach publicznych porównuje się zwykle cenę brutto, a wyjątki dotyczą sytuacji z art. 225 Pzp, w których zamawiający dolicza podatek do ceny oferty na potrzeby oceny.
Czy mogę zaoferować gwarancję dłuższą niż limit punktacji?
Tak, jeśli SWZ na to pozwala, ale nie dostaniesz za to dodatkowych punktów, a umowa obejmie cały zadeklarowany okres. Zwykle nie ma sensu przekraczać limitu.
Co zrobić, gdy wzór punktacji w SWZ jest niejasny?
Zadaj pytanie do SWZ przed upływem terminu na wyjaśnienia (zob. pytania do SWZ i ich terminy). Odpowiedź zamawiającego jest wiążąca dla wszystkich wykonawców.