Startować czy odpuścić przetarg: 9 pytań przed ofertą

Startuj, gdy spełniasz warunki udziału, masz czas na rzetelną wycenę, a ryzyko z umowy i wadium mieści się w Twojej marży. Odpuść, gdy któryś z tych elementów jest niepewny i nie da się go wyjaśnić pytaniem do SWZ. Poniżej dziewięć pytań, na które odpowiesz po przeczytaniu ogłoszenia i SWZ, zanim poświęcisz dni na przygotowanie oferty.

1. Czy to naprawdę Twój przedmiot zamówienia?

Zacznij od opisu przedmiotu zamówienia, a nie od kodu CPV. Zamawiający sam wybiera kod i nie zawsze trafia. Zamówienie opisane jako „utrzymanie” może obejmować roboty budowlane, a „dostawa” może wymagać montażu i szkolenia. Przedmiot ma być opisany jednoznacznie i wyczerpująco (art. 99 ust. 1 Pzp). Jeśli po lekturze nadal nie wiesz, co dokładnie masz wykonać, to jest pierwszy powód do pytania, a czasem do rezygnacji.

2. Czy spełniasz warunki udziału?

Zamawiający może stawiać warunki dotyczące zdolności do występowania w obrocie, uprawnień, sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej (art. 112 ust. 2 Pzp). Mają być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia (art. 112 ust. 1).

Sprawdź każdy warunek osobno: rodzaj realizacji, jej wartość, liczbę i okres, w którym musiała być wykonana. Realizacja o mniejszej wartości albo innego rodzaju nie spełnia warunku. Gdy brakuje Ci jednego elementu, możesz rozważyć wspólną ofertę albo udostępnienie zasobów przez inną firmę. Mechanizmy opisuje wpis o warunkach udziału w postępowaniu.

3. Ile masz czasu do terminu składania ofert?

Policz dni robocze, które możesz przeznaczyć na ofertę, a nie dni kalendarzowe. Odejmij czas na pytania do SWZ. W trybie podstawowym zamawiający musi odpowiedzieć na pytanie, które wpłynęło najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert (art. 284 ust. 2 Pzp), a w przetargu nieograniczonym na 14 dni przed (art. 135 ust. 2). Przy krótkim terminie pytanie może już nie mieć skutku.

Policz też czas na dokumenty. Wycena, formularz, oświadczenie, pełnomocnictwo i podpis elektroniczny zajmują zwykle więcej, niż zakładasz za pierwszym razem. Jeśli termin jest bliższy niż dwa dni robocze, a nie masz gotowych wzorów, ryzyko błędu rośnie.

4. Ile kosztuje wejście: wadium i zabezpieczenie

Wadium to pieniądze zamrożone na czas związania ofertą. W trybie podstawowym (poniżej progów unijnych) wynosi najwyżej 1,5% wartości zamówienia (art. 281 ust. 4 Pzp), a od progów unijnych najwyżej 3% (art. 97 ust. 2). Przykład: zamawiający szacuje zamówienie na 600 000 zł netto, więc w trybie podstawowym wadium może wynieść do 9 000 zł. Gwarancja bankowa albo ubezpieczeniowa kosztuje, ale nie zamraża gotówki.

Po wyborze oferty zamawiający może żądać zabezpieczenia należytego wykonania umowy do 5% ceny z oferty, a w uzasadnionych przypadkach do 10% (art. 452 ust. 2 i 3). Oba koszty wlicz w kalkulację, jeśli Twoja firma ma ograniczoną płynność. Więcej o wadium jest we wpisie wadium w przetargu.

5. Co mówi wzór umowy?

Projektowane postanowienia umowy są częścią SWZ i to one, nie oferta, określają Twoje ryzyko. Przeczytaj je przed wyceną:

• kary umowne i ich wysokość, szczególnie za zwłokę i za odstąpienie;
• termin płatności i sposób fakturowania;
• wynagrodzenie ryczałtowe czy rozliczane za faktycznie wykonane ilości;
• czy umowa przewiduje zmianę wynagrodzenia.

Przy umowie dłuższej niż 6 miesięcy zamawiający musi zawrzeć w niej klauzulę waloryzacyjną (art. 439 ust. 1 Pzp), a przy umowie dłuższej niż 12 miesięcy zasady zmiany wynagrodzenia po zmianie płacy minimalnej, stawki VAT i składek (art. 436 pkt 4 lit. b). Brak takich zapisów to sygnał ostrzegawczy. Szczegóły zmian opisuje wpis o waloryzacji wynagrodzenia. Gdy zapisy są nieproporcjonalne, zapytaj o nie zamawiającego przed terminem na pytania.

6. Jak będzie oceniana oferta?

Zamawiający publiczni nie mogą stosować ceny jako jedynego kryterium ani nadawać jej wagi wyższej niż 60% (art. 246 ust. 1 Pzp), chyba że opisali wymagania jakościowe dla głównych elementów zamówienia (art. 246 ust. 2). Jeśli kryteria jakościowe premiują coś, czego nie masz, np. dłuższą gwarancję albo konkretne doświadczenie osób, policz punkty dla swojego wariantu. Wpis o kryteriach oceny ofert pokazuje, jak to zrobić.

Jeśli Twoja oferta nie ma szans na punkty w kryteriach pozacenowych, a cena musi być dużo niższa niż u konkurentów, sprawdź, czy taka cena jest realna. Zamawiający wezwie do wyjaśnień, gdy cena jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia z VAT albo od średniej cen ofert (art. 224 ust. 2 pkt 1).

7. Kim jest zamawiający i jak zachowywał się wcześniej?

Wcześniejsze postępowania zamawiającego mówią sporo o tym, czego się spodziewać. Warto sprawdzić, czy ogłaszał podobne zamówienia, jakie ceny wybierał, jak często unieważniał postępowania i z jakich powodów. Zamawiający, który kilka razy unieważnił podobne postępowanie z powodu cen wyższych niż jego budżet, może mieć nierealistyczny budżet. Praktyczny przegląd daje wpis o sprawdzaniu zamawiającego przed ofertą.

8. Czy zamówienie pasuje do Twoich zasobów w tym terminie?

Wykonanie zamówienia ma swoje wymagania poza ofertą: ludzi, sprzęt, czas realizacji, być może kilka miejsc wykonania. Sprawdź termin realizacji w SWZ i porównaj go z obłożeniem w tym okresie. Oferta wygrana bez możliwości realizacji kończy się karami umownymi, więc brak zasobów jest uczciwym powodem do odpuszczenia.

9. Czy koszt przygotowania oferty jest proporcjonalny do szansy?

Przygotowanie oferty kosztuje czas, a czasem pieniądze, np. wizję lokalną, opinię prawną albo gwarancję wadialną. Dla małych zamówień policz, ile godzin to zajmie. Dla dużych policz, ile będzie kosztować utrata marży przy ostrej cenie. Nie ma stałej reguły. Praktyczne kryterium to marża po uwzględnieniu ryzyka z umowy, a nie sam fakt wygranej.

Jak podjąć decyzję w pół godziny

Przejdź przez dziewięć pytań i dla każdego zaznacz: tak, nie albo „trzeba dopytać”. Każde „trzeba dopytać” zamień na pytanie do SWZ przed terminem. Jeśli dwa kluczowe pytania mają odpowiedź „nie”, np. warunki udziału i termin, odpuść bez żalu. Brak oferty w jednym postępowaniu kosztuje mniej niż nieudana oferta, która zablokowała wadium i czas.

W Radarze Przetargów na karcie przetargu widzisz terminy i dokumenty zamawiającego. W pakiecie Plus masz profil zamawiającego i wcześniejsze podejścia z powodami unieważnień, a w pakiecie Pro analizę cen z rozstrzygniętych postępowań w tej samej kategorii CPV (porównanie pakietów). To dane z przeszłości i nie gwarantują wyniku.

Najczęstsze pytania

Czy brak doświadczenia wyklucza z pierwszego przetargu?

Tylko jeśli zamawiający postawił warunek doświadczenia. Nie musi tego robić, a jeśli robi, warunek ma być proporcjonalny do przedmiotu zamówienia (art. 112 ust. 1 Pzp). Sprawdź SWZ, a przy zawyżonym warunku zadaj pytanie.

Czy pytanie do SWZ ujawnia moje zainteresowanie konkurentom?

Treść pytań i odpowiedzi zamawiający udostępnia na stronie postępowania bez ujawniania źródła zapytania (art. 284 ust. 6 Pzp). Pytanie nie zobowiązuje Cię do złożenia oferty.

Co jeśli nie zdążę z ofertą?

Poza czasem, który włożyłeś w przygotowania, nic nie tracisz. Wadium wnosisz razem z ofertą, więc gdy oferty nie złożysz, żadne pieniądze nie są zamrożone. Jeśli wadium już wpłacono, zasady zwrotu opisuje wpis o wadium.

Czy warto składać oferty, jeśli konkurencja ma lepsze referencje?

Zależy od kryteriów. Gdy o wyniku decyduje głównie cena, referencje służą tylko do spełnienia warunku. Gdy zamawiający punktuje jakość, warto policzyć, czy w pozostałych kryteriach możesz nadrobić różnicę.