Podmiotowe środki dowodowe: wezwanie i aktualność

Podmiotowe środki dowodowe to dokumenty, którymi wykonawca potwierdza, że nie podlega wykluczeniu i spełnia warunki udziału w postępowaniu, np. informacja z KRK, zaświadczenie z ZUS, odpis z KRS, wykaz usług i referencje. Zamawiający wzywa do nich wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona: w przetargu nieograniczonym na co najmniej 10 dni (art. 126 ust. 1 Pzp), w trybie podstawowym na co najmniej 5 dni (art. 274 ust. 1 Pzp). Dokumenty mają być aktualne na dzień ich złożenia.

Czym różnią się od oświadczenia z art. 125?

Razem z ofertą składasz oświadczenie z art. 125 ust. 1 Pzp o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków. Jest to dowód tymczasowy, który zastępuje podmiotowe środki dowodowe do czasu wezwania (art. 125 ust. 3 Pzp). Dopiero wykonawca z najwyżej ocenioną ofertą musi udowodnić to dokumentami. Zasady oświadczenia opisuje wpis Oświadczenie z art. 125 Pzp. Zamawiający może zażądać dokumentów tylko tych rodzajów, które wskazał w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (art. 274 ust. 1 Pzp).

Jakie podmiotowe środki dowodowe może żądać zamawiający?

Katalog określa rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz.U. poz. 2415, ze zmianami). Dla braku podstaw wykluczenia (§ 2 ust. 1) są to m.in.:

• informacja z Krajowego Rejestru Karnego,
• oświadczenie o grupie kapitałowej (art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp),
• zaświadczenie z urzędu skarbowego i z ZUS lub KRUS o niezaleganiu,
• odpis lub informacja z KRS albo CEIDG,
• w zamówieniach o bardzo dużej wartości informacja z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych,
• oświadczenie o aktualności informacji z oświadczenia wstępnego w wybranym zakresie.

Dla warunków udziału rozporządzenie wymienia m.in. dokument o wpisie do rejestru zawodowego lub handlowego (§ 6), zezwolenia i licencje (§ 7), sprawozdania finansowe, oświadczenie o przychodzie, informację z banku i polisę OC (§ 8) oraz wykaz robót, dostaw i usług, referencje i wykaz osób (§ 9). Doświadczenie opisuje wpis Referencje i wykaz robót.

Poniżej progów unijnych zamawiający może zamiast części z tych dokumentów, w zakresie braku podstaw wykluczenia, zażądać oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym (§ 3 rozporządzenia).

Ile ważą dokumenty?

Rozporządzenie podaje, jak stare mogą być dokumenty w dniu ich złożenia. Liczy się od dnia, kiedy je składasz, a nie od terminu składania ofert:

Dokument	Podstawa w rozporządzeniu	Wystawiony nie wcześniej niż
Informacja z KRK	§ 2 ust. 1 pkt 1	6 miesięcy przed złożeniem
Informacja z CRBR	§ 2 ust. 1 pkt 3	3 miesiące przed złożeniem
Zaświadczenie z urzędu skarbowego	§ 2 ust. 1 pkt 4	3 miesiące przed złożeniem
Zaświadczenie z ZUS lub KRUS	§ 2 ust. 1 pkt 5	3 miesiące przed złożeniem
Odpis lub informacja z KRS lub CEIDG	§ 2 ust. 1 pkt 6	3 miesiące przed złożeniem
Dokument o wpisie do rejestru zawodowego lub handlowego	§ 6	6 miesięcy przed złożeniem
Informacja z banku o środkach lub zdolności kredytowej	§ 8 ust. 1 pkt 3	3 miesiące przed złożeniem

Referencje potwierdzające nadal wykonywane usługi ciągłe lub powtarzające się powinny być wystawione w ostatnich 3 miesiącach (§ 9 ust. 1 pkt 2). Wykaz robót obejmuje co do zasady 5 lat, wykaz dostaw i usług 3 lata, a zamawiający może dopuścić dłuższy okres, żeby zapewnić konkurencję (§ 9 ust. 1 i 4). Te okresy liczy się inaczej niż w tabeli: wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert (§ 9 ust. 2 pkt 1). Rozporządzenie było zmieniane, więc przed złożeniem sprawdź jego aktualny tekst i wymagania SWZ.

Kiedy zamawiający wzywa do złożenia dokumentów?

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę z najwyżej ocenioną ofertą do złożenia aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:

• w przetargu nieograniczonym w terminie niekrótszym niż 10 dni (art. 126 ust. 1 Pzp),
• w trybie podstawowym w terminie niekrótszym niż 5 dni od dnia wezwania, jeśli wymagał ich w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (art. 274 ust. 1 Pzp).

Jest to reguła. Gdy jest to niezbędne dla właściwego przebiegu postępowania, zamawiający może wezwać do dokumentów także wcześniej, na każdym etapie (art. 126 ust. 2 i art. 274 ust. 2 Pzp). Może też wezwać w każdej chwili, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że złożone wcześniej dokumenty nie są już aktualne (art. 126 ust. 3 i art. 274 ust. 3 Pzp). W przetargu nieograniczonym zamawiający może też przewidzieć odwróconą kolejność: najpierw oceni oferty, a dopiero potem sprawdzi najwyżej ocenionego wykonawcę (art. 139 ust. 1 Pzp).

Zamawiający nie wzywa do dokumentów, które może uzyskać z bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, np. rejestrów publicznych, jeśli wskazałeś w oświadczeniu dane umożliwiające dostęp (art. 274 ust. 4 Pzp, a w przetargu nieograniczonym art. 127 ust. 1 pkt 1 Pzp). W przetargu nieograniczonym nie wzywa też do oświadczenia, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia z art. 125 ust. 1 (art. 127 ust. 1 pkt 2 Pzp). Nie musisz też składać dokumentów, które zamawiający już posiada, jeśli wskażesz je i potwierdzisz ich prawidłowość oraz aktualność (art. 127 ust. 2 Pzp).

Co jeśli dokument jest zły albo go nie masz?

Jeśli wykonawca nie złożył dokumentów albo są niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Dokumenty składane na wezwanie muszą być aktualne na dzień ich złożenia (art. 128 ust. 1 i 2 Pzp). Wyjątki: oferta i tak podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia. Szczegóły opisuje wpis Uzupełnienie dokumentów.

Konsekwencje zignorowania wezwania są dotkliwe:

• zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył w przewidzianym terminie wymaganego podmiotowego środka dowodowego (art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp),
• zamawiający zatrzymuje wadium, jeśli z przyczyn leżących po Twojej stronie nie złożysz dokumentów w odpowiedzi na wezwanie, a to uniemożliwi wybór oferty (art. 98 ust. 6 pkt 1 Pzp).

Jak się przygotować, zanim przyjdzie wezwanie?

Terminy są krótkie, a dokumenty urzędowe wymagają czasu. Zrób to z wyprzedzeniem:

1. Zapisz, jakie dokumenty wskazuje ogłoszenie i SWZ, i od kogo (od wykonawcy, od każdego członka konsorcjum, od podmiotu udostępniającego zasoby, tak jak wynika z SWZ i § 5 rozporządzenia).
2. Pobierz dokumenty możliwe do uzyskania przez internet, tak aby były młodsze niż granica z tabeli. Odpis z KRS i informację z CEIDG pobierzesz z rejestrów, a zaświadczenia o niezaleganiu wnioskujesz u organów.
3. Przygotuj wykaz i referencje według wzoru z SWZ. Prośbę o referencje wyślij wcześnie, bo wystawia je zamawiający lub kontrahent.
4. Wpisz w oświadczeniu dane do rejestrów, żeby zamawiający sam pobrał dokumenty z baz (art. 274 ust. 4 Pzp).
5. Policz, czy dokumenty będą aktualne w dniu wysłania, nie tylko w dniu wezwania.

Jeśli polegasz na zasobach innej firmy, zamawiający może żądać podmiotowych środków dowodowych także od niej (§ 5 ust. 1 rozporządzenia). Zasady opisuje wpis Podwykonawca i udostępnienie zasobów.

Najczęstsze pytania

Ile mam czasu na złożenie podmiotowych środków dowodowych po wezwaniu?

W trybie podstawowym co najmniej 5 dni od dnia wezwania (art. 274 ust. 1 Pzp), w przetargu nieograniczonym co najmniej 10 dni (art. 126 ust. 1 Pzp). Konkretny termin wyznacza zamawiający w wezwaniu.

Czy zaświadczenie z ZUS sprzed pół roku wystarczy?

Zwykle nie. Zaświadczenie z ZUS lub KRUS powinno być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem (§ 2 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia). Starsze musisz wystawić ponownie.

Czy muszę składać odpis z KRS, jeśli zamawiający może go pobrać?

Nie, jeśli wskazałeś w oświadczeniu dane, które umożliwiają zamawiającemu dostęp do bezpłatnej bazy, np. numer KRS lub NIP (art. 274 ust. 4 Pzp). Brak tych danych może skończyć się wezwaniem.

Czy zamawiający może zażądać wszystkich dokumentów od razu z ofertą?

Zasadą jest wezwanie najwyżej ocenionego wykonawcy po ocenie ofert. Wcześniej zamawiający może wezwać wykonawców tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla odpowiedniego przebiegu postępowania (art. 126 ust. 2 i art. 274 ust. 2 Pzp).