RODO w przetargu: oświadczenie i klauzula w ofercie
RODO w przetargu: kiedy składasz oświadczenie o obowiązku informacyjnym z art. 13 i 14, czyje dane przekazujesz w ofercie i jak je opisać w jednym zdaniu.
Oświadczenie RODO w przetargu to zwykle krótkie zdanie w formularzu ofertowym, w którym wykonawca potwierdza, że wypełnił obowiązki informacyjne z art. 13 lub art. 14 rozporządzenia 2016/679 wobec osób, których dane przekazuje zamawiającemu w ofercie. Dotyczy tylko danych innych osób niż Ty sam: pracowników z wykazu osób, podwykonawców, członków zarządu, osób wskazanych jako dysponowane. Jeśli przekazujesz wyłącznie dane własne, nie masz kogo informować, a oświadczenie zwykle się wykreśla (zgodnie z uwagą we wzorze).
Skąd w SWZ klauzula informacyjna i oświadczenie?
Zamawiający przetwarza dane osobowe wykonawców i osób z ofert, więc musi spełnić obowiązki informacyjne z RODO. Pzp daje mu ułatwienie: może zrealizować obowiązki z art. 13 ust. 1-3 RODO przez zamieszczenie wymaganych informacji w ogłoszeniu o zamówieniu lub w dokumentach zamówienia (art. 19 ust. 1 Pzp). Dlatego w SWZ znajdziesz rozdział z klauzulą: kto jest administratorem, w jakim celu przetwarza dane, jak długo je przechowuje i jakie masz prawa.
Ułatwienie z art. 19 ust. 1 dotyczy art. 13, czyli danych zbieranych od samej osoby. Gdy dane pochodzą od kogoś innego, np. od wykonawcy, który podaje pracownika, w grę wchodzi art. 14 RODO. Dlatego SWZ zwykle zobowiązuje wykonawcę, by przekazał informacje osobom, których dane udostępnia, i prosi o oświadczenie, że to zrobił.
Czyje dane przekazujesz w ofercie? Lista sytuacji
Poniższa tabela porządkuje typowe sytuacje. To nie jest porada prawna, a o tym, co dotyczy Twojego postępowania, decyduje SWZ i ocena administratora danych w Twojej firmie.
| Sytuacja | Czyje dane | Kto zwykle informuje | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Składasz ofertę jako jednoosobowa działalność | Twoje własne | Zamawiający, klauzulą z SWZ | Nie składasz oświadczenia o informowaniu innych |
| Wykaz osób do realizacji zamówienia | Imiona, nazwiska, kwalifikacje, uprawnienia pracowników lub współpracowników | Wykonawca, jako pracodawca lub zleceniodawca | Zamawiający często wymaga potwierdzenia w ofercie |
| Podwykonawca będący osobą fizyczną | Jego dane i dane jego pracowników | Wykonawca wobec podwykonawcy | Podwykonawca informuje swoich pracowników sam |
| Podmiot udostępniający zasoby (osoba fizyczna lub jej personel) | Jak wyżej | Wykonawca i podmiot udostępniający | Zobowiązanie podmiotu często zawiera dane osób |
| Pełnomocnik i osoby podpisujące | Imię, nazwisko, zakres umocowania | Wykonawca | Dane z pełnomocnictwa trafiają do dokumentacji postępowania |
| Członkowie organów w oświadczeniach o braku podstaw wykluczenia | Dane osób wskazanych w oświadczeniu | Wykonawca, jeśli SWZ tego żąda | Część danych zamawiający pobiera z rejestrów publicznych |
| Referencje i wykaz usług | Dane osoby kontaktowej w referencji | Wykonawca, który je załącza | Często wystarcza imię i nazwisko osoby podpisanej na referencji |
Konsorcjum i podwykonawców opisuje wpis o podwykonawcach i udostępnianiu zasobów, a wykaz osób wpis o warunkach udziału.
Jak informować osoby, których dane przekazujesz?
RODO wymaga, by osoba, której dane przetwarzasz, dowiedziała się o administratorze, celu i podstawie przetwarzania, odbiorcach, okresie przechowywania oraz swoich prawach. Przy danych otrzymanych od innych źródeł (art. 14) dochodzą kategoria danych i ich źródło, a informację przekazuje się w rozsądnym terminie, najpóźniej w ciągu miesiąca od pozyskania danych. Obowiązek nie istnieje, gdy osoba już dysponuje tymi informacjami (art. 13 ust. 4 i art. 14 ust. 5 lit. a RODO).
W praktyce firmy robią to w trzech krokach:
- wpisują do umowy lub regulaminu pracy informację, że dane pracowników mogą być udostępniane zamawiającym w postępowaniach i przy realizacji umów;
- przy wskazaniu konkretnej osoby w wykazie wysyłają jej krótką informację albo odwołują się do klauzuli udostępnionej w SWZ;
- zachowują dowód przekazania (potwierdzenie, podpis, e-mail).
Które dokumenty są wymagane w danym postępowaniu, wskazuje SWZ. Wątpliwości kieruj do inspektora ochrony danych w swojej firmie albo do prawnika.
Przykładowe zdanie do formularza ofertowego
Przykład sformułowania, które spotkasz we wzorach zamawiających, napisane własnymi słowami: „Oświadczam, że wobec osób fizycznych, których dane osobowe przekazuję w ofercie, wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO”. Pod spodem zamawiający zwykle dopisuje uwagę, że gdy wykonawca nie przekazuje danych innych osób albo zachodzi wyłączenie z art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO, treści oświadczenia nie składa, np. przez jego wykreślenie. Użyj brzmienia z własnego formularza, a jeśli zamawiający go nie dał, trzymaj się powyższego sensu. Pola formularza opisuje wpis formularz ofertowy w przetargu.
Co RODO zmienia w trakcie postępowania?
Art. 19 Pzp wprowadza kilka zasad, które warto znać:
- sprostowanie lub uzupełnienie danych na wniosek osoby nie może zmienić wyniku postępowania ani postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą (art. 19 ust. 2);
- żądanie ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania do czasu zakończenia postępowania (art. 19 ust. 3);
- zamawiający informuje o tych ograniczeniach w ogłoszeniu, dokumentach zamówienia albo w inny dostępny sposób (art. 19 ust. 4);
- zamawiający zabezpiecza dane zebrane w postępowaniu przed bezprawnym rozpowszechnianiem (art. 19 ust. 5).
Postępowanie jest jawne (art. 18 ust. 1 Pzp), więc oferta, w tym dane osób wskazanych w wykazie, może zostać udostępniona innym wykonawcom na wniosek. Dane, które chcesz chronić jako tajemnicę przedsiębiorstwa, zastrzegasz razem z ich przekazaniem i od razu uzasadniasz (art. 18 ust. 3). Samych danych osobowych w ten sposób nie ukryjesz, jeśli nie stanowią tajemnicy. Więcej w poradniku o tajemnicy przedsiębiorstwa w ofercie.
Najczęstsze pytania
Czy muszę dołączyć własną klauzulę informacyjną do oferty?
Zwykle nie. Klauzulę prezentuje zamawiający w SWZ. Ty dołączasz co najwyżej oświadczenie, że wypełniłeś obowiązki wobec osób, których dane przekazujesz, jeśli wzór je przewiduje.
Czy muszę uzyskać zgodę pracownika na wskazanie go w wykazie osób?
Niezależnie od tego, jaką podstawę przetwarzania z art. 6 RODO przyjmie Twoja firma, pracownik powinien wiedzieć, że jego dane trafiają do zamawiającego. Czy potrzebna jest do tego zgoda, czy wystarczy inna podstawa, ustal z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.
Co jeśli zamawiający żąda oświadczenia, a ja przekazuję tylko dane firmy?
Zastosuj uwagę z formularza: wykreśl treść oświadczenia albo zaznacz, że nie dotyczy. Jeśli formularz tego nie wyjaśnia, zadaj pytanie do SWZ (zob. jak złożyć ofertę w przetargu).
Jak długo zamawiający przechowuje dane z oferty?
Zamawiający przechowuje protokół postępowania z załącznikami przez 4 lata od zakończenia postępowania, a gdy umowa trwa dłużej niż 4 lata, przez cały okres jej obowiązywania (art. 78 ust. 1 i 4 Pzp). Konkretny okres dla danych osobowych podaje klauzula informacyjna z SWZ, więc sprawdź w niej punkt o okresie przechowywania.