Platforma e-Zamówienia: złożenie oferty krok po kroku
E-Zamówienia, jak złożyć ofertę: konto i uprawnienia, pobranie i wypełnienie formularza, podpis, wysyłka, potwierdzenia EPP i EPO oraz wycofanie oferty.
Ofertę na Platformie e-Zamówienia składasz po zalogowaniu na konto wykonawcy: wchodzisz w szczegóły postępowania, pobierasz albo wypełniasz formularz ofertowy, podpisujesz go, w zakładce „Oferty/wnioski” klikasz „Złóż ofertę”, dodajesz pliki i potwierdzasz wysyłkę. Platforma sama sprawdza pliki, szyfruje je i wysyła, a na końcu wystawia potwierdzenia EPP i EPO. Ten wpis opisuje tylko obsługę platformy. Zasady Pzp, czyli co ma się znaleźć w ofercie, wyjaśnia poradnik jak złożyć ofertę w przetargu krok po kroku.
Kroki opisaliśmy na podstawie oficjalnej instrukcji „Oferty, wnioski i prace konkursowe”, którą UZP publikuje na stronie media.ezamowienia.gov.pl (sprawdzona 4 listopada 2026 r.). Instrukcja jest datowana na 2022 r., a wygląd ekranów może się zmieniać, więc traktuj nazwy przycisków jako orientacyjne i porównaj je z aktualną pomocą platformy.
Czego potrzebujesz przed terminem?
- Konta wykonawcy na ezamowienia.gov.pl (przyciski „Zaloguj się” i „Zarejestruj się” są na stronie głównej). Platforma podpowiada w formularzu dane podmiotu z konta, więc im pełniejszy profil, tym mniej wpisywania.
- Uprawnień użytkownika. Instrukcja wymienia osobne role: „Przygotowanie ofert/wniosków/prac konkursowych” (wypełnianie formularza), „Składanie ofert/wniosków/prac konkursowych” oraz „Wycofanie ofert/wniosków/prac konkursowych”. Jeśli przycisk jest nieaktywny, najpierw sprawdź, czy Twoje konto ma właściwą rolę.
- Podpisu elektronicznego. Formularz i załączniki podpisuje się kwalifikowanym podpisem, profilem zaufanym albo podpisem osobistym, ale który z nich jest dozwolony w Twoim postępowaniu, zależy od wartości zamówienia (zob. podpis elektroniczny w przetargu).
- Kompletu plików w formatach dopuszczonych w SWZ.
Krok 1. Jak znaleźć postępowanie i pobrać formularz?
Otwórz szczegóły postępowania. W sekcji „Ogłoszenia i dokumenty postępowania utworzone w systemie” znajdziesz formularz ofertowy (osobno wniosek o dopuszczenie i, w konkursach, formularz konkursowy). Masz dwie drogi:
- „Pobierz”: zapisujesz wzór na dysku, otwierasz w programie do PDF, wypełniasz wszystkie strony i zapisujesz. Dokument możesz edytować wielokrotnie, a po podpisaniu plik trzeba już zostawić w spokoju.
- „Wypełnij”: przechodzisz przez ekrany w systemie. Jeśli postępowanie ma części, w pierwszym kroku wskazujesz, na którą składasz ofertę. W drugim wybierasz, czy składasz ją samodzielnie, czy jako konsorcjum. W trzecim system podpowiada dane podmiotu, a Ty uzupełniasz status wykonawcy, e-mail i telefon. Przy konsorcjum dodajesz kolejnych wykonawców i wskazujesz lidera.
Co wpisać w poszczególne pola, opisuje wpis formularz ofertowy w przetargu.
Krok 2. Jak podpisać formularz i załączniki?
Według instrukcji formularz podpisujesz cyfrowo przed złożeniem. Wypełniony formularz możesz podpisać podpisem wewnętrznym (zalecany wariant) albo zewnętrznym. Przy podpisie zewnętrznym oddzielny plik z podpisem trzeba dołączyć w sekcji załączników. Załączniki podpisujesz podpisem wewnętrznym lub zewnętrznym, a dokumenty spakowane do archiwum zawsze zewnętrznym.
Dwie zasady, które oszczędzają nerwów:
- po podpisaniu nie modyfikuj pliku;
- nie zmieniaj nazwy pliku formularza, bo zmiana nazwy kończy się komunikatem o błędzie.
Jeśli zabraknie podpisu pod załącznikiem, platforma poinformuje Cię o tym w trakcie wysyłki, ale przyjmie dokument. Czy brak podpisu zostanie potem uznany za błąd, rozstrzyga SWZ i Pzp, nie system.
Krok 3. Jak złożyć ofertę?
W szczegółach postępowania wybierz zakładkę „Oferty/wnioski”, a w niej „Złóż ofertę”. Formularz wysyłki ma dwie sekcje:
- „Wypełniony formularz ofertowy”: tu trafia podpisany formularz;
- „Załączniki i inne dokumenty przedstawione w ofercie przez Wykonawcę”: pozostałe dokumenty, a przy podpisie zewnętrznym także plik z podpisem.
Po dodaniu plików klikasz „Wyślij pliki i złóż ofertę” i potwierdzasz decyzję. System rozpoczyna walidację, automatyczne szyfrowanie, pakowanie i złożenie oferty. Przy większej liczbie albo rozmiarze plików trwa to dłużej, dlatego instrukcja radzi nie zamykać okna przeglądarki, dopóki wszystkie etapy nie przejdą, oraz nie składać dokumentów w ostatniej chwili. Limitu rozmiaru plików w sprawdzonej instrukcji nie znaleźliśmy, więc zajrzyj do SWZ i do komunikatów platformy.
Krok 4. Jak potwierdzić, że oferta została złożona?
Po zakończeniu procesu możesz pobrać dwa dokumenty: w zakładce „Oferty/wnioski” są przyciski „Pobierz EPP” i „Pobierz EPO”.
| Dokument | Co potwierdza | Format |
|---|---|---|
| EPP, Elektroniczne Potwierdzenie Przesłania | Otrzymanie skrótu kryptograficznego oferty, czyli początek składania | |
| EPO, Elektroniczne Potwierdzenie Odebrania | Otrzymanie zaszyfrowanej oferty przez platformę, czyli koniec składania; zawiera status, czy oferta złożona prawidłowo i w terminie | XML |
Zapisz oba pliki razem z ofertą. To jedyne dowody, które masz w ręku, gdy zamawiający twierdzi, że oferty nie otrzymał.
Krok 5. Jak wycofać albo zmienić ofertę?
W zakładce „Oferty/wnioski” klikasz „Wycofaj ofertę”. Po potwierdzeniu pobierzesz EPW, czyli Elektroniczne Potwierdzenie Wycofania. Wycofanie jest możliwe do upływu terminu składania ofert, zgodnie z art. 219 ust. 2 Pzp. Zmiana oferty wymaga wycofania i złożenia nowej, a to musi się zmieścić przed terminem.
Plan na ostatnie dni przed terminem
To nasza propozycja, nie przepis. Dla postępowania o średniej wielkości plików sprawdza się taki układ:
| Kiedy | Co zrobić | Zapas |
|---|---|---|
| 3 dni przed terminem | Zalogować się, sprawdzić role i dane podmiotu, pobrać aktualny formularz | Czas na naprawę konta lub uprawnień |
| 2 dni przed | Wypełnić formularz, zebrać załączniki, sprawdzić formaty | Czas na brakujący dokument |
| 1 dzień przed | Podpisać pliki, sprawdzić nazwy i wagę paczki | Czas na problem z certyfikatem |
| Dzień terminu, rano | Złożyć ofertę, pobrać EPP i EPO | Kilka godzin na ponowienie |
Zmiana terminu przez zamawiającego przychodzi w ogłoszeniu o zmianie, więc w dniu składania sprawdź jeszcze, czy nie ma nowego. Jak śledzić takie zmiany, opisuje wpis zmiana terminu składania ofert. Skąd bierzesz same ogłoszenia, wyjaśnia poradnik gdzie szukać przetargów.
Najczęstsze pytania
Czy na każdej platformie ofertę składa się tak samo?
Nie. Instrukcja dotyczy Platformy e-Zamówienia. Zamawiający mogą prowadzić postępowania na platformach komercyjnych, które mają własne ekrany, formaty i limity. Platformę podaje ogłoszenie i SWZ, a wymagania techniczne opisuje część SWZ o komunikacji elektronicznej.
Co zrobić, gdy po kliknięciu wysyłki nie dostałem potwierdzeń?
Nie zamykaj okna, dopóki proces się nie skończy, a potem sprawdź zakładkę „Oferty/wnioski”. Jeśli EPP i EPO nie ma, a termin jeszcze nie minął, ponów składanie. Zgłoś problem w pomocy platformy i zachowaj zrzuty ekranu z godziną.
Czy po terminie mogę jeszcze coś dosłać?
Oferta może być złożona tylko do upływu terminu (art. 219 ust. 1 Pzp). Po terminie zamawiający może prosić o wyjaśnienia lub uzupełnienie dokumentów, ale treści oferty nie zmienisz.
Czy ktoś inny w firmie może złożyć ofertę za mnie?
Tak, jeśli ma konto z odpowiednią rolą, a podpis pod ofertą złożyła osoba uprawniona do reprezentacji firmy albo pełnomocnik. Sprawdź wpis o pełnomocnictwie w przetargu.