Formularz ofertowy w przetargu: jak go wypełnić

Formularz ofertowy to dokument, w którym wykonawca podaje dane firmy, cenę oraz wszystkie wartości, które zamawiający punktuje w kryteriach, i oświadcza, że wykona zamówienie na warunkach z dokumentów zamówienia. Wypełniasz go na wzorze zamawiającego, a treść oferty musi być zgodna z jego wymaganiami (art. 218 ust. 2 Pzp). Niezgodność oznacza odrzucenie oferty (art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp), dlatego formularz warto traktować jak umowę z samym sobą: każde pole ma coś znaczyć dla oceny albo dla umowy.

Czy formularz ofertowy jest obowiązkowy?

Pzp nie narzuca jednego wzoru. Wymaga natomiast, żeby oferta odpowiadała wymaganiom zamawiającego, a te zwykle zawiera załącznik do SWZ z gotowym formularzem. Gdy zamawiający go dał, użyj właśnie jego, bo kolejność pól i nazwy wprost odpowiadają kryteriom oceny i wzorowi umowy. Własny wzór ma sens tylko tam, gdzie zamawiający żadnego nie przygotował, np. w prostym zapytaniu ofertowym.

Na Platformie e-Zamówienia formularz ofertowy generuje sam system i prowadzi Cię przez kolejne ekrany (część zamówienia, oferta samodzielna albo konsorcjum, dane wykonawcy). Jak to wygląda od strony platformy, opisuje wpis Platforma e-Zamówienia: złożenie oferty krok po kroku. Ten wpis dotyczy treści, którą wpisujesz.

Pamiętaj o dwóch zasadach ogólnych: wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, o ile ustawa nie stanowi inaczej (art. 218 ust. 1), a oferta może być złożona tylko do upływu terminu składania ofert, do którego możesz ją też wycofać (art. 219).

Formularz ofertowy pole po polu

Pole	Co wpisać	Na co uważać
Zamawiający, znak sprawy, nazwa postępowania	Dane przepisane z SWZ	Pomyłka utrudnia identyfikację oferty w pakiecie plików i w korespondencji
Wykonawca	Pełna nazwa jak w KRS lub CEIDG, adres, NIP, e-mail i telefon do kontaktu w sprawie postępowania	E-mail musi być skrzynką, którą czytasz codziennie: na niego przyjdą wezwania z krótkim terminem
Wykonawcy wspólni (konsorcjum)	Dane każdego członka i pełnomocnik (art. 58 ust. 2 Pzp)	Zamawiający często żąda, by oświadczenie wskazywało, które roboty lub usługi wykona który członek (art. 117 ust. 4 Pzp)
Rodzaj wykonawcy	Mikro, małe, średnie przedsiębiorstwo, jednoosobowa działalność, osoba fizyczna albo inny	Szczegóły niżej
Cena	Netto, VAT i brutto, osobno dla każdej części	Do oceny liczy się zwykle cena brutto
Parametry oceniane	Okres gwarancji, termin realizacji, czas reakcji, doświadczenie osób	Wpisujesz wartość, którą potem zapisze umowa
Termin wykonania	Zgodny z SWZ albo krótszy, jeśli to kryterium	Nie wpisuj terminu dłuższego niż maksymalny
Termin związania ofertą	Przepisany z SWZ	Wadium musi pokrywać cały ten okres
Podwykonawcy	Części, które powierzysz, i nazwy firm, jeśli SWZ tego żąda	Brak informacji, gdy jest wymagana, to najczęściej wezwanie do uzupełnienia
Tajemnica przedsiębiorstwa	Wskazanie plików objętych zastrzeżeniem	Samo zdanie w formularzu nie wystarcza, uzasadnienie składasz razem z zastrzeżeniem (art. 18 ust. 3 Pzp)
Podpis	Osoba uprawniona do reprezentacji albo pełnomocnik	Forma podpisu zależy od progów (art. 63 Pzp), po szczegóły zajrzyj do wpisu o podpisie elektronicznym

Co zaznaczyć w polu o wielkości firmy?

Wiele wzorów prosi o wskazanie, czy wykonawca jest mikro, małym albo średnim przedsiębiorstwem. To pole informacyjne: zamawiający zwykle wykorzystuje je do statystyk i raportowania, a w kryteriach oceny go nie ma, chyba że SWZ wprost stanowi inaczej. Podstawy prawnej tego pytania nie ustaliliśmy, więc jeśli formularz tłumaczy, po co pyta, kieruj się jego treścią.

Definicje pochodzą z załącznika I do rozporządzenia 651/2014 i opierają się na dwóch kryteriach naraz: liczbie pracowników oraz obrocie albo sumie bilansowej:

Kategoria	Pracownicy	Roczny obrót lub suma bilansowa
Mikro	mniej niż 10	do 2 mln EUR
Małe	mniej niż 50	do 10 mln EUR
Średnie	mniej niż 250	obrót do 50 mln EUR albo suma bilansowa do 43 mln EUR

Pamiętaj, że do liczby pracowników i kwot doliczają się dane przedsiębiorstw powiązanych i częściowo partnerskich, więc spółka córka dużej grupy nie jest mikrofirmą tylko dlatego, że sama zatrudnia czterech ludzi. Jak to ustalić, opisuje wpis status MŚP: jak go ustalić. Jeśli Twoja sytuacja nie pasuje do żadnej kategorii (np. duża spółka), zaznacz „inny” albo opisz to zgodnie z instrukcją zamawiającego.

Jak wpisać cenę, żeby nie pomylić się o złotówkę?

Cena w rozumieniu Pzp odsyła do ustawy o informowaniu o cenach towarów i usług (art. 7 pkt 1 Pzp), czyli obejmuje VAT. Trzy proste zasady:

• zaokrąglaj do groszy (dwa miejsca po przecinku), chyba że SWZ stanowi inaczej;
• brutto = netto + VAT liczony od sumy netto, nie suma VAT-ów z pojedynczych pozycji zaokrąglonych osobno, jeśli SWZ nie mówi, jak to zrobić;
• przy kilku częściach każda ma własną cenę, a łącznej sumy nie wpisujesz, jeśli formularz jej nie przewiduje.

Błąd w obliczeniu ceny prowadzi do odrzucenia oferty (art. 226 ust. 1 pkt 10). Oczywiste omyłki rachunkowe zamawiający poprawia sam, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych poprawki (art. 223 ust. 2 pkt 2), ale granica między „oczywistą omyłką” a błędem w cenie bywa przedmiotem sporów. Nie licz na poprawkę, tylko policz dwa razy. Jak wycenić całość, pokazuje blog o liczeniu ceny oferty, a jak zamawiający wyjaśnia treść oferty, wpis o omyłkach z art. 223.

12 najczęstszych pomyłek w formularzu ofertowym

1. Wzór z innego postępowania albo ze starej wersji SWZ, w której zmieniono pola.
2. Cena podana tylko netto, gdy kryterium dotyczy ceny brutto.
3. Suma części niezgodna z cenami poszczególnych części.
4. Stawka VAT wpisana „z przyzwyczajenia”, a nie dla danego przedmiotu zamówienia.
5. Okres gwarancji dłuższy lub krótszy niż dopuszcza SWZ (powyżej limitu punkty się nie dodają, ale zobowiązanie zostaje).
6. Termin wykonania wyrażony w innej jednostce niż w SWZ (dni kalendarzowe zamiast roboczych).
7. Brak wskazania części, na którą składasz ofertę, w postępowaniu z częściami.
8. Oferta na wszystkie części, mimo że zamawiający ograniczył liczbę części dla jednego wykonawcy (art. 91 ust. 3 Pzp).
9. Konsorcjum bez wskazania pełnomocnika albo bez podziału zakresu, gdy SWZ go wymaga.
10. Nazwa firmy inna niż w rejestrze, co później rozjeżdża się z wadium, pełnomocnictwem i oświadczeniami.
11. Zmiana nazwy lub struktury pliku z formularzem, co przy systemach z gotowym wzorem kończy się komunikatem błędu.
12. Podpis niewłaściwego rodzaju albo złożony przez osobę bez umocowania. Oferta składana pod rygorem nieważności bez wymaganej formy jest nieważna (art. 63 i art. 226 ust. 1 pkt 4 Pzp).

Lista kontrolna przed podpisaniem

• Wzór pochodzi z aktualnej wersji dokumentów (sprawdź ostatnie ogłoszenie o zmianie SWZ).
• Dane firmy zgodne z KRS lub CEIDG, ten sam zapis w oświadczeniu z art. 125 i w pełnomocnictwie (zob. oświadczenie z art. 125 Pzp).
• Wartości z kryteriów przepisane do osobnej tabeli i sprawdzone ze wzorem umowy.
• Ceny przeliczone drugi raz inną metodą (np. odwrotnie, od brutto do netto).
• Plik zapisany pod właściwą nazwą i w dozwolonym formacie.

Pełną ścieżkę od ogłoszenia do złożenia oferty opisuje poradnik jak złożyć ofertę w przetargu.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zmienić wzór formularza zamawiającego?

Nie zmieniaj układu ani treści oświadczeń. Możesz dopisać informacje tam, gdzie wzór przewiduje wolne pola. Jeśli czegoś brakuje, zapytaj zamawiającego w trybie wyjaśnień SWZ, zamiast dopisywać własne zastrzeżenia, bo zmiana treści oferty względem warunków może zostać uznana za niezgodność.

Co zrobić, gdy w formularzu nie ma miejsca na wartość, którą oceniają kryteria?

To błąd w dokumentach zamówienia, który warto zgłosić pytaniem do SWZ. Do czasu odpowiedzi nie wpisuj wartości samodzielnie, bo sposób oceny wyznacza zamawiający. Odpowiedź zamawiającego stanowi uzupełnienie SWZ.

Czy zaokrąglenie ceny może być powodem odrzucenia?

Samo zaokrąglenie nie, jeśli stosujesz zasady z SWZ i obliczenia są spójne. Problem pojawia się, gdy suma w formularzu nie zgadza się z pozycjami albo VAT policzono inaczej niż wymaga wzór. Wtedy zamawiający poprawia omyłkę albo odrzuca ofertę, zależnie od jej rodzaju.

Czy formularz ofertowy trzeba podpisywać osobno?

Zależy od platformy i SWZ. W niektórych systemach podpisujesz wypełniony formularz, w innych całą paczkę plików. Wymagany rodzaj podpisu i miejsce jego złożenia podaje SWZ w części o wymaganiach technicznych.