Rażąco niska cena: jak odpowiedzieć na wezwanie

Na wezwanie z art. 224 Pzp odpowiadasz wyjaśnieniami z dowodami, które pokazują, jak policzyłeś cenę i że za nią wykonasz zamówienie. Zamawiający musi wezwać, gdy cena całkowita jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia z VAT albo od średniej cen ofert. Ciężar dowodu jest po Twojej stronie, a ogólnikowa odpowiedź kończy się odrzuceniem oferty.

Kiedy zamawiający musi wezwać do wyjaśnień

Obowiązek wynika z art. 224 ust. 2 pkt 1 Pzp. Zamawiający wzywa, gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od jednej z dwóch kwot:

• wartości zamówienia powiększonej o VAT, ustalonej przed wszczęciem postępowania;
• średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert, z pominięciem ofert odrzucanych z art. 226 ust. 1 pkt 1, 5a i 10, czyli złożonych po terminie, złożonych przez wykonawców z niektórych państw trzecich i z błędem w obliczeniu ceny.

Wystarczy, że spełniony jest jeden z tych warunków. Zamawiający może odstąpić od wezwania tylko wtedy, gdy rozbieżność wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia.

Przykład: zamawiający szacuje zamówienie na 200 000 zł netto, czyli 246 000 zł z VAT 23%. Granica 30% to 172 200 zł. Oferta za 170 000 zł brutto jest niższa o około 31%, więc zamawiający musi wezwać jej autora do wyjaśnień.

Art. 224 ust. 2 pkt 2 dodaje możliwość wezwania, gdy cena jest niższa o 30% od wartości zamówienia zaktualizowanej po wszczęciu postępowania, na przykład po istotnej zmianie cen rynkowych.

Kiedy zamawiający może wezwać mimo braku progu

Art. 224 ust. 1 Pzp działa bez żadnego progu procentowego. Zamawiający żąda wyjaśnień, gdy cena lub jej istotne części składowe wydają się rażąco niskie albo budzą wątpliwość, czy zamówienie da się wykonać zgodnie z wymaganiami.

Według komentarza UZP do Pzp wystarczy samo podejrzenie. Istotna część składowa to element, który w dużym stopniu przesądza o koszcie, na przykład praca ludzi przy sprzątaniu albo materiał przy robotach. Przy częściach składowych próg 30% nie obowiązuje.

Co trzeba wyjaśnić

Art. 224 ust. 3 Pzp podaje otwartą listę tematów wyjaśnień:

1. zarządzanie procesem produkcji, świadczenia usług lub metodą budowy;
2. wybrane rozwiązania techniczne i wyjątkowo korzystne warunki dostaw, usług albo robót;
3. oryginalność oferowanych dostaw, usług lub robót;
4. koszty pracy, przyjęte nie niżej niż minimalne wynagrodzenie albo minimalna stawka godzinowa;
5. zgodność z przepisami o pomocy publicznej;
6. zgodność z prawem pracy i zabezpieczenia społecznego w miejscu wykonania zamówienia;
7. zgodność z przepisami o ochronie środowiska;
8. obowiązki wobec podwykonawców.

Przy robotach budowlanych i usługach zamawiający musi zapytać co najmniej o koszty pracy i prawo pracy, czyli o punkty 4 i 6 (art. 224 ust. 4). Twoje wyjaśnienia muszą więc zawierać wyliczenie kosztów pracy, nawet jeśli pytanie dotyczy głównie czegoś innego.

Ciężar dowodu jest po Twojej stronie

Art. 224 ust. 5 Pzp mówi wprost, że to wykonawca wykazuje, że jego cena nie jest rażąco niska. Komentarz UZP wyjaśnia, że samo wezwanie tworzy domniemanie rażąco niskiej ceny. Twoje wyjaśnienia mają je obalić.

Wyjaśnienia lakoniczne komentarz traktuje tak samo jak ich brak. Zdanie „cena jest realna, bo mamy doświadczenie i własny sprzęt” bez liczb i dokumentów nie wystarczy.

Jak przygotować wyjaśnienia z dowodami

Zacznij od kalkulacji, z której powstała cena. Jak ją zbudować od kosztów bezpośrednich, ogólnych, ryzyka i zysku, opisujemy we wpisie jak policzyć cenę oferty. W wyjaśnieniach pokaż ją w rozbiciu, które zamawiający może sprawdzić.

Odpowiedz na każdą wątpliwość wymienioną w wezwaniu, w tej samej kolejności. Komentarz UZP dopuszcza kolejne wyjaśnienia tylko wtedy, gdy wezwanie było niekonkretne. Na dobrze sformułowane wezwanie masz więc jedną odpowiedź.

Dowody, które zwykle mają znaczenie:

• koszty pracy: liczba osób, liczba godzin, stawka nie niższa od minimalnej z rozporządzenia na rok wykonania umowy, składki pracodawcy, urlopy i zastępstwa;
• materiały i dostawy: oferty dostawców, cenniki, umowy ramowe, faktury z podobnych zakupów;
• sprzęt: własność sprzętu i jego amortyzacja albo umowy najmu ze stawkami;
• organizacja pracy: harmonogram, wydajność brygady, połączenie z inną umową w tej samej okolicy;
• podwykonawcy: ich oferty i zakres prac.

Przy usługach, w których główny koszt to praca ludzi, rozbicie wynagrodzeń jest najważniejszą częścią odpowiedzi. Jak liczyć koszt godziny pracy przy płacy minimalnej, opisujemy we wpisie o przetargach na sprzątanie.

Dane o kosztach i umowach z dostawcami możesz zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa (art. 18 ust. 3 Pzp). Zastrzeżenie robisz przy przekazaniu informacji i musisz w nim wykazać, że to rzeczywiście tajemnica. Samo słowo „poufne” na pliku nie wystarczy.

Zanim złożysz ofertę, warto sprawdzić, czy Twoja cena nie odstaje od cen z podobnych postępowań. W Radarze Przetargów służy do tego zakładka „Analiza rynku” na karcie przetargu, w pakiecie Pro. Pokazuje, jak najniższe albo zwycięskie ceny w rozstrzygniętych postępowaniach tej samej kategorii CPV miały się do wartości szacunkowej. To statystyka z ogłoszeń o wyniku w BZP. Nie zastąpi kalkulacji w wyjaśnieniach.

Co grozi, gdy wyjaśnienia nie przekonają zamawiającego

Zamawiający odrzuca ofertę, gdy nie udzielisz wyjaśnień w terminie albo gdy wyjaśnienia z dowodami nie uzasadniają ceny (art. 224 ust. 6). Podstawą odrzucenia jest art. 226 ust. 1 pkt 8 Pzp. Pozostałe powody odrzucenia omawia wpis odrzucenie oferty z art. 226 Pzp.

Komentarz UZP podkreśla, że odrzucenie z powodu rażąco niskiej ceny jest możliwe tylko po postępowaniu wyjaśniającym. Zamawiający nie może więc odrzucić oferty z tego powodu bez wezwania.

Na odrzucenie przysługuje odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (art. 513 pkt 1). Poniżej progów unijnych masz na nie 5 dni, od progów unijnych 10 dni od przekazania informacji drogą elektroniczną (art. 515 ust. 1). Ten sam mechanizm działa w drugą stronę. Jeśli wygrała oferta, która Twoim zdaniem ma rażąco niską cenę, możesz w odwołaniu zarzucić zamawiającemu zaniechanie jej odrzucenia (art. 513 pkt 2).

Cena bardzo niska bywa też sygnałem, że kryteria oceny ofert nie dają szans na wygraną jakością. Jak działają kryteria pozacenowe, piszemy w poradniku o kryteriach oceny ofert.

Najczęstsze pytania

Ile procent poniżej wartości to rażąco niska cena?

Ustawa nie definiuje rażąco niskiej ceny procentem. 30% z art. 224 ust. 2 Pzp to próg, od którego zamawiający musi wezwać do wyjaśnień, a nie dowód, że cena jest rażąco niska. Według komentarza UZP rażąco niska jest cena nierealna i oderwana od cen rynkowych. Rozstrzygają o tym Twoje wyjaśnienia.

Czy zamawiający może odrzucić ofertę bez wezwania do wyjaśnień?

Nie z powodu rażąco niskiej ceny. Art. 224 ust. 6 Pzp wiąże odrzucenie z brakiem wyjaśnień albo z wyjaśnieniami, które nie uzasadniają ceny. Komentarz UZP potwierdza, że odrzucenie na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 8 wymaga wcześniejszego postępowania wyjaśniającego.

Jakie dowody dołączyć do wyjaśnień?

Takie, które potwierdzają liczby z kalkulacji: oferty i cenniki dostawców, umowy, faktury z podobnych zakupów, dokumenty dotyczące sprzętu i wyliczenie kosztów pracy z liczbą osób, godzin i stawką. Przy robotach budowlanych i usługach koszty pracy i zgodność z prawem pracy wyjaśniasz zawsze (art. 224 ust. 4 Pzp).