Zakupy w projekcie unijnym: zasady dla beneficjenta

Zasady zakupów w projekcie zależą od tego, kim jesteś i ile kosztuje zamówienie. Jeśli jesteś zamawiającym w rozumieniu Pzp, stosujesz ustawę. Jeśli nie, to powyżej 80 000 zł netto prowadzisz zapytanie ofertowe według zasady konkurencyjności, a do tej kwoty zasada nie obowiązuje, ale wydatek musi być racjonalny, efektywny i udokumentowany. Szczegółowy opis procedury ogłoszenia i oferowania znajdziesz w poradniku o zasadzie konkurencyjności. Tutaj skupiamy się na tym, co musi zrobić beneficjent.

Którą ścieżkę wybrać?

Wytyczne kwalifikowalności na lata 2021-2027 (wersja obowiązująca od 25 maja 2026 r., podrozdział 3.2) wyłączają zasadę konkurencyjności m.in. dla zamówień o wartości do 80 000 zł netto oraz dla zamówień udzielanych na podstawie Pzp. W praktyce wygląda to tak:

• Jesteś zamawiającym z Pzp (np. gmina, jednostka budżetowa): najpierw szacujesz wartość według ustawy. Jeśli przekracza próg stosowania Pzp, prowadzisz postępowanie w trybie ustawy. Jeśli nie przekracza, ustalasz wartość według zasad projektu i stosujesz zasadę konkurencyjności od 80 000 zł. O progach piszemy w poradniku Progi zamówień publicznych 2026.
• Nie jesteś zamawiającym z Pzp (np. firma, fundacja): zasadę konkurencyjności stosujesz do każdego zamówienia powyżej 80 000 zł netto, bez górnej granicy.
• Zamówienie do 80 000 zł netto: zasada nie obowiązuje, ale obowiązują ogólne warunki kwalifikowalności wydatku.

Wytyczne wymieniają też sytuacje, w których wolno nie stosować zasady konkurencyjności, np. pilna potrzeba niezależna od zamawiającego, jedyny możliwy wykonawca z przyczyn technicznych lub z powodu praw wyłącznych, dostawy na giełdzie towarowej. Każdą taką przesłankę trzeba uzasadnić na piśmie (sekcja 3.2.1 pkt 2 i 3).

Jak szacować wartość, żeby nie popełnić błędu?

Podstawą jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT, ustalone z należytą starannością i udokumentowane. Wystarczy zatwierdzony wniosek o dofinansowanie albo notatka z szacowania (sekcja 3.2.2 pkt 1). Trzy reguły, które potrafią zaskoczyć:

1. Nie wolno zaniżać wartości ani dzielić zamówienia, żeby zejść poniżej progu (pkt 3).
2. Tożsamość zamówień. Łączysz usługi, dostawy i roboty, gdy są jednocześnie tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie, możliwe do udzielenia w tym samym czasie i do wykonania przez jednego wykonawcę (pkt 4).
3. Zamówienie w częściach. Gdy dzielisz je z uzasadnionych powodów, liczysz łączną wartość części. Jeśli suma przekracza 80 000 zł netto, zasadę konkurencyjności stosujesz do każdej części (pkt 5).

Co poniżej 80 000 zł netto?

Zasada konkurencyjności nie obowiązuje, ale wydatek nadal musi spełniać ogólne warunki kwalifikowalności: być zgodny z prawem i umową, niezbędny do celów projektu, dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, zgodnie z zasadą najlepszych efektów z nakładów, oraz należycie udokumentowany (podrozdział 2.2 pkt 1). Wytyczne nie opisują w tym miejscu oddzielnej procedury, ale program, regulamin albo umowa o dofinansowanie mogą mieć własne wymogi, np. rozeznanie rynku. Sprawdź je, zanim zamówisz cokolwiek.

Dobra praktyka, która pomaga przy kontroli, to zebranie kilku porównywalnych wycen i zapisanie, skąd pochodzą i dlaczego wybrałeś daną ofertę. To nie jest wymóg wytycznych, tylko sposób, żeby wykazać racjonalność wydatku.

Jak uniknąć konfliktu interesów?

Instytucje kontrolują stosowanie procedur zakupowych w projekcie (art. 24 ust. 2 pkt 2 lit. c ustawy wdrożeniowej), a konflikt interesów to jeden z obowiązkowych elementów protokołu. Wytyczne wymagają, żeby beneficjent skutecznie zapobiegał konfliktom interesów i je likwidował (sekcja 3.2.2 pkt 6). Konkretne obowiązki:

• Beneficjent, który nie jest zamawiającym z Pzp, nie może udzielić zamówienia podmiotowi powiązanemu z nim osobowo lub kapitałowo (pkt 7).
• Osoby przygotowujące i prowadzące postępowanie składają pisemne oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami, np. udziału w spółce, posiadania co najmniej 10% udziałów, pełnienia funkcji w organach, pokrewieństwa lub powinowactwa (pkt 8).
• Protokół postępowania zawiera także informację o wykrytych konfliktach interesów i podjętych środkach albo o braku konfliktu.

Jakie dokumenty ma mieć beneficjent po zakupie?

Po wyborze oferty beneficjent dokumentuje postępowanie w protokole, który zawiera m.in. wykaz ofert (nazwa wykonawcy, siedziba, cena), informacje o spełnianiu warunków, wagi i przyznane punkty, powody odrzucenia ofert, wskazanie wybranej oferty z uzasadnieniem oraz imiona i nazwiska osób wykonujących czynności (sekcja 3.2.2 pkt 22). Do protokołu dołącza dokument z szacowania wartości, oświadczenia o braku powiązań i dowód ogłoszenia zapytania razem ze złożonymi ofertami. Protokół udostępnia się na wniosek wykonawcy. Informację o wyniku ogłasza się tak samo jak zapytanie, z nazwą wybranego wykonawcy, jego siedzibą i ceną najkorzystniejszej oferty (sekcja 3.2.3 pkt 8).

Trzy zasady dotyczące treści zapytania, o których beneficjenci często zapominają:

• opis przedmiotu zamówienia nie może wskazywać marek ani patentów, chyba że przedmiot to uzasadnia, i wtedy dopisuje się „lub równoważne” (pkt 10);
• kryteria oceny nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, np. jego doświadczenia, ale mogą dotyczyć kwalifikacji i doświadczenia osób, które wykonają zamówienie, jeśli mają znaczący wpływ na jakość (pkt 17 i 18);
• jeśli cena różni się o więcej niż 30% od średniej cen ważnych ofert, żądasz wyjaśnień i możesz odrzucić ofertę tylko wtedy, gdy wyjaśnienia nie uzasadniają ceny (pkt 21).

Czy po podpisaniu umowy z wykonawcą można ją zmienić?

Umowa w sprawie zamówienia zawiera się pisemnie albo elektronicznie (sekcja 3.2.4 pkt 1). Istotnych zmian względem oferty, na podstawie której wybrano wykonawcę, nie wolno wprowadzać, chyba że przewidziano je w zapytaniu albo mieszczą się w katalogu wyjątków: dodatkowe dostawy, usługi lub roboty od dotychczasowego wykonawcy (do 50% pierwotnej wartości), okoliczności nieprzewidziane (też do 50%), sukcesja po stronie wykonawcy oraz zmiany nieistotne, które nie przekraczają limitów 10% dla usług i dostaw lub 15% dla robót oraz limitów kwotowych z wytycznych (pkt 4). Zaliczka wypłacona wykonawcy niezgodnie z umową albo za element, który nie zostanie zrealizowany, przestaje być wydatkiem kwalifikowalnym (podrozdział 3.1 pkt 4). Podobne zasady dla zamawiających publicznych opisuje poradnik o zmianie umowy po przetargu.

Jak to wygląda z drugiej strony?

Każde zapytanie ofertowe w projekcie unijnym to szansa dla firmy, która wykonuje usługę. Dlatego ogłoszenia z Bazy Konkurencyjności warto śledzić razem z BZP i TED. Radar Przetargów pokazuje zapytania z Bazy Konkurencyjności na jednej liście z innymi ogłoszeniami, a skąd pochodzą dane, opisuje strona Źródła danych. Przykłady branż to druk i materiały promocyjne oraz szkolenia i doradztwo. Radar nie prowadzi za Ciebie zapytania ani nie pisze dokumentów beneficjenta.

Najczęstsze pytania

Czy muszę ogłosić zapytanie na każdy zakup w projekcie?

Nie. Zasada konkurencyjności dotyczy zamówień powyżej 80 000 zł netto, które nie są udzielane na podstawie Pzp. Poniżej tej kwoty stosujesz ogólne warunki kwalifikowalności i ewentualne wymogi z umowy lub programu.

Czy mogę kupić od firmy znajomego?

Jeśli nie jesteś zamawiającym z Pzp, zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z Tobą osobowo lub kapitałowo (sekcja 3.2.2 pkt 7). Osoby prowadzące postępowanie składają oświadczenie o braku powiązań z wykonawcami. Zawsze pytaj, czy powiązanie nie zablokuje wydatku.

Czy mogę rozdzielić zamówienie na dwa, żeby zmieścić się w 80 000 zł?

Nie. Podział, który zaniża wartość, jest zabroniony (pkt 3). Gdy dzielisz zamówienie z uzasadnionych powodów na części, sumujesz ich wartość.

Co, jeśli nie wpłynie żadna oferta?

Wytyczne dopuszczają zawarcie umowy z pominięciem zasady konkurencyjności, jeśli w wyniku prawidłowego zastosowania zasady nie wpłynęła żadna oferta, wpłynęły tylko oferty do odrzucenia albo żaden wykonawca nie spełnił warunków, o ile pierwotne warunki zamówienia nie zostały zmienione (sekcja 3.2.1 pkt 4).