Zapisane wyszukiwania i alerty e-mail w Radarze

Zapisane wyszukiwanie w Radarze Przetargów to zestaw słów kluczowych, wykluczeń, kodów CPV, województw, miejscowości, rodzaju zamówienia i opcji „zdalnie”, który Radar sprawdza za Ciebie. Po każdej synchronizacji bazy nowe pasujące ogłoszenia trafiają do jednej wiadomości e-mail. Żeby nic nie umknęło, zapisz kilka wąskich wyszukiwań zamiast jednego szerokiego i sprawdź, czy adres e-mail konta jest potwierdzony.

Co robi zapisane wyszukiwanie

Wyszukiwanie ma nazwę i pojawia się w menu po lewej w sekcji „Zapisane wyszukiwania”. Przy nazwie widzisz liczbę nieprzejrzanych ogłoszeń (wyróżnioną kolorem) albo, gdy wszystko przejrzałeś, liczbę aktywnych ogłoszeń. Kliknięcie otwiera listę przefiltrowaną według tego wyszukiwania. Pulpit pokazuje te same liczniki w osobnym bloku.

Wyszukiwanie obejmuje ogłoszenia m.in. z BZP, TED i Bazy Konkurencyjności. Skąd pochodzą dane i jak często je aktualizujemy, opisuje strona Źródła danych.

Jak je utworzyć

Są dwa sposoby:

1. Przycisk „+” przy sekcji „Zapisane wyszukiwania” w menu (albo „Zapisz wyszukiwanie” na pulpicie). Otwiera puste okno.
2. Z listy ogłoszeń. Wpisz frazę albo ustaw filtry (kody CPV, województwo, miejscowość, rodzaj zamówienia) i kliknij „Zapisz jako wyszukiwanie” w pasku listy. Przycisk pojawia się, gdy masz frazę lub któryś z tych filtrów. Okno otwiera się z wypełnionymi polami.

Zapisują się tylko pola z okna. Filtr „Wartość szacunkowa” z listy nie jest częścią zapisanego wyszukiwania, tak samo jak źródło ogłoszeń i zakres „Cała treść”. Jeśli chcesz zawęzić po wartości, zrobisz to na liście, po otwarciu zapisanego wyszukiwania.

Pola okna i jak się łączą

Okno „Nowe zapisane wyszukiwanie” ma następujące pola:

• Nazwa, np. „Sprzątanie - Mazowsze”;
• Słowa kluczowe: wystarczy dowolne z nich. Fraza, np. „strona internetowa”, jest szukana jako słowa blisko siebie w dowolnej odmianie, a Radar uwzględnia też synonimy niektórych fraz, np. „strona WWW”;
• Wykluczenia: ogłoszenia zawierające te słowa są pomijane;
• Kategorie CPV: dział (2 cyfry) albo prefiks obejmuje wszystkie kody, które się od niego zaczynają. Puste pole oznacza wszystkie kategorie;
• Województwa i Miejscowości (miejscowość zamawiającego, niezależnie od województwa). Puste pole oznacza całą Polskę;
• Rodzaj zamówienia: dostawy, usługi, roboty budowlane;
• Forma wykonania: „Tylko zamówienia do wykonania zdalnie / online”, rozpoznane po treści ogłoszenia. To podpowiedź, a wiążący jest opis zamówienia (więcej o zleceniach zdalnych).

Pola łączą się koniunkcją: ogłoszenie musi pasować do któregoś ze słów kluczowych i jednocześnie do wybranej kategorii CPV, województwa, miejscowości i rodzaju. Wewnątrz jednego pola wystarczy dowolna pozycja, np. dowolne z wybranych województw. Słowa kluczowe szukają w tytule, nazwie zamawiającego, opisie przedmiotu i kodach CPV. To zakres „Przedmiot” z listy. Słowa ukryte głębiej w treści ogłoszenia, np. w warunkach udziału, w zapisanym wyszukiwaniu nie dadzą trafienia.

U dołu okna widzisz podgląd: „Pasuje teraz ok. N aktywnych ogłoszeń”. Podgląd korzysta z tej samej wyszukiwarki co lista, więc jest przybliżony.

Jak ustawić wyszukiwania, żeby nic nie umknęło

Zamawiający nie zawsze wybiera najtrafniejszy kod CPV i nie zawsze używa tych samych słów. Dlatego jedno wyszukiwanie z kodem i słowem naraz może pominąć ogłoszenie, w którym pasuje tylko jedno z nich. Lepiej utworzyć dwa osobne:

• po kodach CPV, bez słów kluczowych, np. dział 90 dla sprzątania i odbioru odpadów;
• po słowach kluczowych, bez kodów, np. „sprzątanie” i „utrzymanie czystości”.

Przykład: firma sprzątająca z Mazowsza zapisuje wyszukiwanie „Sprzątanie CPV” z kodem 90910000-9 i województwem mazowieckim oraz „Sprzątanie słowa” z frazami „sprzątanie” i „utrzymanie czystości”, też z województwem mazowieckim. Gdy zamawiający wpisze inny kod albo inne słowo, trafi do przynajmniej jednego z nich. Wskazówki co do kodów daje poradnik o kodach CPV.

Kilka zasad, które ograniczają szum:

• dodawaj wykluczenia słów, które regularnie wprowadzają ogłoszenia z innej branży;
• ustaw województwa albo miejscowości, jeśli nie obsługujesz całego kraju;
• sprawdzaj podgląd liczby przy każdej zmianie. Setki trafień oznaczają, że wyszukiwanie jest za szerokie, a zero, że za wąskie;
• przeglądaj nowe ogłoszenia regularnie i oznaczaj je jako przejrzane (menu listy: „Oznacz stronę jako przejrzaną”), żeby licznik pokazywał tylko nowości.

Co przychodzi w e-mailu

Po każdej synchronizacji bazy Radar sprawdza, czy od ostatniego powiadomienia pojawiły się nowe aktywne ogłoszenia pasujące do Twoich zapisanych wyszukiwań. Jeśli tak, dostajesz jedną wiadomość. Jeśli nie, nic nie przychodzi.

Wiadomość ma następujący układ:

• temat z liczbą nowych ogłoszeń i nazwami do trzech wyszukiwań;
• osobny blok dla każdego wyszukiwania, z posortowanymi według terminu składania ofert pozycjami (najpilniejsze na początku);
• przy każdej pozycji tytuł z linkiem do karty przetargu, zamawiający, termin składania ofert, wartość i kod CPV, o ile ogłoszenie je podaje;
• oznaczenie pilności po prawej: czerwone, gdy do terminu zostało najwyżej dzień, bursztynowe do trzech dni.

W jednym bloku mieści się do 200 pozycji. Jeśli pasuje ich więcej, wiadomość mówi o tym i prowadzi do aplikacji.

Powiadomienia nie wychodzą, dopóki nie potwierdzisz adresu e-mail konta. Ustawienia znajdziesz w Ustawieniach, w zakładce „Powiadomienia”:

• przełącznik wysyłki;
• odbiorcy (do 5 adresów oddzielonych przecinkami, domyślnie adres konta);
• wybór „Wszystkie zapisane wyszukiwania” albo „Tylko wybrane”;
• „Wyślij test” i „Wyślij powiadomienie teraz”.

Jak często synchronizujemy bazę, podaje strona Źródła danych. Wiadomość przychodzi po synchronizacji, więc nie jest wysyłana w stałych godzinach.

Przypomnienia i inne powiadomienia

Alerty o nowych ogłoszeniach to jedna rzecz, a przypomnienia o terminach to druga. Przypomnienia dotyczą przetargów, które śledzisz, czyli oznaczonych gwiazdką albo mających status „Do analizy” lub „Przygotowuję ofertę”. Domyślnie Radar przypomina 3 dni i 1 dzień przed terminem składania ofert (do wyboru 1, 2, 3, 5 i 7 dni), o ostatnim dniu na pytania do SWZ, o nowych wynikach i o zmianach w ogłoszeniach. Raz w tygodniu wysyła raport z terminami na najbliższe dni, wynikami i nowymi ogłoszeniami z wyszukiwań. Każde przypomnienie przychodzi tylko raz. Terminy możesz też dodać do kalendarza, co opisuje wpis o kalendarzu terminów.

W pakiecie z funkcją obserwowania zamawiających wiadomość z nowymi ogłoszeniami zawiera dodatkowy blok z ogłoszeniami obserwowanych jednostek. To niezależne od słów kluczowych. Jak sprawdzić zamawiającego przed ofertą, opisuje wpis o sprawdzaniu zamawiającego.

Co dają pakiety

Zapisane wyszukiwania z powiadomieniami e-mail są w każdym pakiecie. Różni je limit i dodatki:

Funkcja	Start	Plus	Pro
Zapisane wyszukiwania z alertami e-mail	do 3	bez limitu	bez limitu
Obserwowani zamawiający i ich ogłoszenia w e-mailu	nie	tak	tak
Przypomnienia o terminach i raport tygodniowy	nie	nie	tak

Okres próbny daje pełny dostęp bez limitu wyszukiwań. Aktualny podział pakietów i ceny pokazuje cennik, bo administrator może je zmienić.

Najczęstsze pytania

Ile zapisanych wyszukiwań mogę mieć?

Zależy od pakietu. W pakiecie Start do 3, w Plus i Pro bez limitu. Aktualny limit podaje cennik. Po przejściu na niższy pakiet zapisane wyszukiwania zostają, ale limit obowiązuje przy tworzeniu kolejnych.

Czy Radar wysyła e-mail, gdy nie ma nowych ogłoszeń?

Nie. Wiadomość przychodzi tylko wtedy, gdy od ostatniego powiadomienia pojawiły się nowe aktywne ogłoszenia pasujące do wyszukiwań. Powiadomienie wymaga potwierdzonego adresu e-mail konta.

Czy mogę dostawać powiadomienia tylko z wybranych wyszukiwań?

Tak. W Ustawieniach, w zakładce „Powiadomienia”, wybierz „Tylko wybrane” i zaznacz wyszukiwania. Możesz też wpisać do 5 adresów odbiorców.

Dlaczego ogłoszenie z moim słowem nie trafiło do wyszukiwania?

Zapisane wyszukiwanie szuka w zakresie „Przedmiot”: tytuł, zamawiający, opis przedmiotu i kody CPV. Gdy słowo jest tylko głębiej w treści ogłoszenia, np. w warunkach udziału, nie będzie trafienia. Dodaj kod CPV w osobnym wyszukiwaniu albo szukaj ręcznie na liście z zakresem „Cała treść”.