Zasada konkurencyjności: zapytania ofertowe w projektach UE

Zasada konkurencyjności to procedura zakupów w projektach finansowanych z funduszy unijnych. Beneficjent stosuje ją do zamówień powyżej 80 000 zł netto, których nie udziela na podstawie Prawa zamówień publicznych. Zapytanie ofertowe publikuje w Bazie Konkurencyjności i tam też przyjmuje oferty.

Czym jest zasada konkurencyjności?

Reguły są opisane w „Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027”, w podrozdziale 3.2. Obecna wersja wytycznych obowiązuje od 25 maja 2026 r. (próg 80 000 zł netto wprowadziła wersja z 25 marca 2025 r.). To nie jest ustawa. Beneficjenta wiąże umowa o dofinansowanie, w której instytucja zobowiązuje go do stosowania tej procedury.

Cel procedury to uczciwa konkurencja, równe traktowanie wykonawców i przejrzystość zakupu. Jeśli beneficjent złamie procedurę, instytucja może uznać wydatek za niekwalifikowalny i nie zwrócić pieniędzy. Dlatego zamawiający w projektach unijnych pilnują formy, terminów i treści zapytania.

Zapytania ogłaszają firmy prywatne, fundacje, stowarzyszenia, uczelnie i samorządy. Wszystkich obowiązuje ta sama procedura. Różnica dotyczy tylko podmiotów, które są zamawiającymi w rozumieniu Pzp: one najpierw sprawdzają, czy zamówienie nie podlega ustawie.

Od jakiej wartości obowiązuje?

Zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień o wartości do 80 000 zł netto (sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a wytycznych). Do 24 marca 2025 r. granica wynosiła 50 000 zł netto. Wartość szacuje się bez VAT, a dzielenie zamówienia, żeby zejść poniżej progu, jest zabronione.

Procedury nie stosuje się też do zamówień udzielanych na podstawie Pzp. W praktyce wygląda to tak:

• Firma prywatna albo fundacja, która nie jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, stosuje zasadę konkurencyjności do każdego zamówienia powyżej 80 000 zł netto. Górnej granicy nie ma.
• Gmina, szkoła czy uczelnia najpierw liczy wartość według Pzp. Od 170 000 zł netto prowadzi postępowanie z ustawy i ogłasza je w BZP albo w TED. Gdy wartość przekracza 80 000 zł, ale jest niższa niż próg stosowania Pzp, publikuje zapytanie w Bazie Konkurencyjności.

O progu stosowania ustawy i o tym, jak zamawiający liczy wartość zamówienia, piszemy we wpisie Progi zamówień publicznych 2026.

Wytyczne wymieniają też sytuacje, w których zamawiający może nie stosować procedury. Należą do nich m.in. pilna potrzeba, której nie dało się przewidzieć, i zamówienie, które może wykonać tylko jeden wykonawca. Zamawiający musi to pisemnie uzasadnić.

Co musi zawierać zapytanie ofertowe?

Sekcja 3.2.3 pkt 6 wytycznych wymienia obowiązkowe elementy zapytania. Najważniejsze dla wykonawcy to:

• opis przedmiotu zamówienia z kodami CPV;
• warunki udziału i sposób oceny ich spełnienia, jeśli zamawiający je stawia;
• kryteria oceny ofert z wagami i opisem przyznawania punktów;
• termin i sposób składania ofert;
• termin wykonania zamówienia;
• informacja o zakazie konfliktu interesów;
• warunki zmian umowy, jeśli zamawiający je przewiduje;
• opis części zamówienia, jeśli dopuszcza oferty częściowe.

Dwie zasady warto znać przed decyzją o starcie. Kryteria oceny nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, w szczególności jego doświadczenia. Zamawiający może natomiast punktować doświadczenie i kwalifikacje osób, które wykonają zamówienie, jeśli mają znaczący wpływ na jakość.

Druga zasada dotyczy powiązań. Beneficjent, który nie jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, nie może udzielić zamówienia podmiotowi powiązanemu z nim osobowo lub kapitałowo (sekcja 3.2.2 pkt 7). Dlatego zamawiający może poprosić Cię o oświadczenie o braku takich powiązań.

Jak złożyć ofertę przez Bazę Konkurencyjności?

Według wytycznych cała komunikacja idzie przez Bazę Konkurencyjności: zapytanie, pytania, oferty i dokumenty (sekcja 3.2.3 pkt 1). Wyjątki są wąskie, np. próbka albo model, których nie da się przesłać przez serwis. Zamawiający musi je opisać w zapytaniu.

Kolejne kroki według instrukcji serwisu:

1. Załóż konto w Bazie Konkurencyjności i aktywuj je linkiem z e-maila. Link jest ważny przez 7 dni.
2. W zakładce „Mój profil” uzupełnij dane podmiotu: nazwę, adres i NIP. Te dane pojawią się na Twojej ofercie.
3. Pytania zadajesz w zakładce „Pytania” na stronie ogłoszenia. Zadanego pytania nie można edytować ani usunąć.
4. Przy ogłoszeniu o statusie „Opublikowane” wybierz „Utwórz ofertę”. Podaj cenę, a przy zamówieniu w częściach zaznacz części, na które składasz ofertę.
5. Dodaj załączniki: formularz ofertowy, oświadczenia i dokumenty wymagane w zapytaniu. Potwierdź przyciskiem „Złóż ofertę”.

Do zamknięcia ogłoszenia możesz ofertę wycofać, poprawić i złożyć ponownie. Serwis wylogowuje po 30 minutach bez działania, więc pliki przygotuj przed zalogowaniem.

To, czy oferta ma być podpisana i jakim podpisem, określa zapytanie ofertowe. Wytyczne tego nie przesądzają.

Radar Przetargów pobiera zapytania z Bazy Konkurencyjności i pokazuje je na jednej liście z ogłoszeniami z BZP i TED. Pliki zamawiającego pobierzesz z karty przetargu, a ofertę składasz w Bazie Konkurencyjności. Jak i kiedy aktualizujemy to źródło, opisujemy na stronie Źródła danych.

Ile czasu jest na złożenie oferty?

Minimalne terminy składania ofert podaje sekcja 3.2.2 pkt 19 wytycznych:

• 7 dni dla dostaw i usług;
• 14 dni dla robót budowlanych;
• 30 dni, gdy wartość zamówienia osiąga progi podane w wytycznych w euro.

Termin biegnie od dnia następującego po publikacji zapytania. Jeśli ostatni dzień przypada w sobotę albo dzień wolny od pracy, termin kończy się następnego dnia roboczego (art. 115 Kodeksu cywilnego). O terminowym złożeniu oferty decyduje data jej złożenia w Bazie Konkurencyjności.

Zamawiający może zmienić zapytanie przed terminem składania ofert. Jeśli zakres zmian tego wymaga, przedłuża termin o czas potrzebny na poprawienie ofert.

Jak zamawiający wybiera ofertę?

Zamawiający analizuje oferty dopiero po upływie terminu ich składania. Wybiera najkorzystniejszą ofertę według kryteriów z zapytania, spośród ofert zgodnych z opisem przedmiotu i złożonych przez wykonawców spełniających warunki.

Jeśli cena różni się o więcej niż 30% od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert, zamawiający żąda wyjaśnień i dowodów. Odrzucić ofertę może tylko wtedy, gdy wyjaśnienia nie uzasadniają ceny.

Wybór zamawiający dokumentuje w protokole, który udostępnia na wniosek wykonawcy. Informację o wyniku publikuje tam, gdzie zapytanie. Podaje w niej nazwę i miejscowość wybranego wykonawcy oraz cenę najkorzystniejszej oferty.

Czym zasada konkurencyjności różni się od Pzp?

Sprawa	Zasada konkurencyjności	Pzp, tryb podstawowy
Podstawa	wytyczne i umowa o dofinansowanie	ustawa
Ogłoszenie i oferty	Baza Konkurencyjności	BZP i platforma zamawiającego
Termin na oferty (dostawy i usługi)	co najmniej 7 dni	co najmniej 7 dni (art. 283 Pzp)
Forma oferty	według zapytania	art. 63 ust. 2 Pzp
Odwołanie do KIO	nie przysługuje	przysługuje (art. 513 Pzp)

Najważniejsza różnica dotyczy sporów. Środki ochrony prawnej z Pzp przysługują, gdy zamawiający naruszył przepisy ustawy (art. 505 ust. 1 Pzp). Zapytanie ofertowe nie jest prowadzone według Pzp, więc odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej nie ma. Możesz napisać do zamawiającego, zgłosić nieprawidłowość instytucji, która finansuje projekt, albo dochodzić roszczeń przed sądem.

Gdzie szukać zapytań i jak połączyć je z ogłoszeniami z BZP i TED, opisujemy we wpisie Gdzie szukać przetargów. Przykłady branż, w których zapytania z projektów unijnych są częste, znajdziesz na blogu, m.in. we wpisie o przetargach na strony internetowe.

Najczęstsze pytania

Kto musi stosować zasadę konkurencyjności?

Beneficjent projektu z funduszy unijnych 2021-2027, gdy zobowiązuje go do tego umowa o dofinansowanie. Dotyczy to zamówień powyżej 80 000 zł netto, których nie udziela na podstawie Pzp. Firma prywatna stosuje ją przy każdej takiej wartości, a zamawiający publiczny tylko poniżej progu stosowania Pzp, czyli 170 000 zł netto.

Czy ofertę w Bazie Konkurencyjności trzeba podpisać?

Wytyczne tego nie przesądzają. Wymóg podpisu i jego rodzaj określa zapytanie ofertowe. Przeczytaj w nim punkt o sposobie składania ofert i podpisz formularz oraz oświadczenia tak, jak wymaga zamawiający. Samą ofertę składasz przez konto w Bazie Konkurencyjności.

Czy od wyniku zapytania ofertowego można się odwołać do KIO?

Nie. Odwołanie do KIO przysługuje na naruszenie przepisów Pzp, a zapytanie ofertowe prowadzi się według wytycznych. Możesz poprosić zamawiającego o protokół i wyjaśnienia, zgłosić nieprawidłowość instytucji finansującej projekt albo dochodzić roszczeń przed sądem.