Przetargi na druk i materiały promocyjne z projektów UE

Zlecenia na druk i materiały promocyjne ogłaszają gminy, szkoły, biblioteki i beneficjenci projektów unijnych. Zamówienia od 170 000 zł netto idą przez BZP, a mniejsze, często z projektów UE, przez zapytania ofertowe w Bazie Konkurencyjności (powyżej 80 000 zł netto) albo na stronach zamawiających. Wygrywa nie tylko cena za sztukę, ale też dokładne przeczytanie specyfikacji: papier, nakład, oznaczenia projektu i prawa do grafiki.

Skąd się biorą takie zlecenia

Druk i gadżety kupuje się przy kampaniach informacyjnych, konferencjach, szkoleniach, wydarzeniach lokalnych i promocji projektów. Kupuje je samorząd (biuletyn, kalendarz, ulotki), szkoły i biblioteki (plakaty, materiały edukacyjne) oraz fundacje, uczelnie i firmy, które realizują projekty unijne.

Źródło zależy od wartości i od tego, kim jest zamawiający:

• od 170 000 zł netto zamawiający publiczny stosuje Pzp i publikuje w BZP (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp);
• w projekcie UE powyżej 80 000 zł netto beneficjent stosuje zasadę konkurencyjności i publikuje zapytanie w Bazie Konkurencyjności, o ile zamówienie nie podlega Pzp;
• mniejsze zlecenia zamawiający wycenia według własnych zasad, a zapytanie pojawia się na jego stronie, w BIP albo na platformie zakupowej.

Zasadę konkurencyjności opisuje poradnik o zapytaniach ofertowych w projektach UE. O mniejszych zamówieniach piszemy we wpisie o zamówieniach poniżej 170 000 zł.

Zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania ustawy (art. 29 ust. 2 Pzp). Wartość zamówienia liczy się łącznie dla podobnych dostaw, nawet jeśli udziela się go w częściach (art. 30 ust. 2 Pzp). Jeśli widzisz kilka zapytań na podobny druk z tego samego źródła w krótkim czasie, to może to być jedno zamówienie rozbite na części. Ocena, czy tak jest, należy do zamawiającego, a w razie wątpliwości do prawnika.

Jakie kody CPV i słowa wpisać

Dla druku i materiałów promocyjnych przydatne są kody:

• 79810000-5 „Usługi drukowania”;
• 79811000-2 „Usługi drukowania cyfrowego”;
• 79823000-9 „Usługi drukowania i dostawy”;
• 22100000-1 „Drukowane książki, broszury i ulotki”;
• 22140000-3 „Ulotki”;
• 22462000-6 „Materiały reklamowe”;
• 39294100-0 „Artykuły informacyjne i promocyjne”;
• 79822500-7 „Usługi projektów graficznych”.

Do kodów dodaj słowa: „druk”, „ulotki”, „plakaty”, „broszury”, „gadżety”, „materiały promocyjne”, „roll-up”. Zamawiający może wybrać kod ogólnego druku do zamówienia, w którym są też gadżety i projekt graficzny, więc samo CPV nie wystarcza. Więcej o łączeniu kodów ze słowami w poradniku o kodach CPV.

Jedno zastrzeżenie. Pzp nie stosuje się do zamówień na wytwarzanie blankietów niektórych dokumentów publicznych, wskazanych w ustawie o dokumentach publicznych, oraz do ich personalizacji (art. 11 ust. 4). Druk takich blankietów rządzi się więc innymi zasadami. Zwykłe ulotki, plakaty i broszury tego wyłączenia nie dotyczą.

Co sprawdzić w specyfikacji druku

Dobrze opisane zamówienie ma w opisie przedmiotu komplet parametrów. Gdy brakuje któregoś, zadaj pytanie do SWZ albo do zapytania, zanim zaczniesz liczyć:

• format i liczba stron (np. A5, 24 strony), nakład i ewentualne wersje językowe;
• papier: rodzaj i gramatura okładki oraz środka, ewentualnie certyfikat FSC lub PEFC, jeśli zamawiający go wymaga;
• kolory (np. 4+4) i wykończenie: folia, lakier, oprawa zszywana lub klejona;
• kto dostarcza plik do druku, a kto projektuje grafikę i czy jest korekta;
• czy przed nakładem dostarczasz odbitkę próbną albo próbkę;
• termin, miejsce i sposób dostawy (jedna lokalizacja czy kilka, na paletach czy w kartonach);
• obowiązkowe oznaczenia: w projektach UE logotypy i informacja o dofinansowaniu.

Wymagania co do oznaczeń projektu wynikają z umowy o dofinansowanie i z zasad dla beneficjenta. Zamawiający powinien przekazać je w zapytaniu. Jeśli ich nie podaje, zapytaj. Zły logotyp albo brak informacji o dofinansowaniu może oznaczać dodruk na Twój koszt.

Zamawiający nie może opisywać przedmiotu przez wskazanie marki, jeśli prowadzi to do uprzywilejowania części wykonawców. Takie wskazanie jest dopuszczalne tylko, gdy nie da się opisać przedmiotu inaczej, i wtedy towarzyszy mu zapis „lub równoważny” (art. 99 ust. 4 i 5 Pzp). Przy papierze albo gadżetach z marką zamawiającego sprawdź więc, jakie kryteria równoważności zostały podane (art. 99 ust. 6).

Prawa autorskie do projektu graficznego

Jeśli zamawiający zamawia też projekt graficzny, w dokumentach opisze, że przenosisz na niego autorskie prawa majątkowe albo udzielasz licencji. Pzp na to pozwala (art. 99 ust. 7). Przeczytaj zakres: pola eksploatacji, czas, terytorium i to, czy obejmuje także materiały dodrukowywane po latach. Przeniesienie praw wlicz w cenę, bo później nie sprzedasz tej samej grafiki innemu klientowi.

Zdjęcia, ikony i fonty z licencją komercyjną to osobny koszt. Sprawdź, czy licencja pozwala przenieść prawa na zamawiającego, zanim wpiszesz taką grafikę do projektu.

Jak wycenić nakład

Cena druku składa się z kosztów stałych (przygotowanie plików, korekta, odbitka próbna, naświetlenie) i zmiennych (papier, farba, praca maszyny, oprawa). Im większy nakład, tym niższa cena za sztukę, więc zamawiający często podaje nakład szacunkowy i prosi o ceny jednostkowe.

Przykład dla 2000 broszur A5, bez odniesienia do rynku: papier 1 200 zł, druk 1 800 zł, oprawa 600 zł, projekt i skład 400 zł, transport 300 zł. Razem 4 300 zł netto. Przy narzucie na koszty ogólne i zysk 15% oferta to 4 945 zł netto. W tej samej kalkulacji dodatkowy nakład 1000 sztuk jest tańszy, bo nie płacisz drugi raz za przygotowanie plików. Dlatego podaj w ofercie cenę dodruku, jeśli zamawiający o to prosi.

Sprawdź, jak umowa traktuje zmiany nakładu. Zamawiający może zwiększyć zamówienie tylko wtedy, gdy przewidział prawo opcji w ogłoszeniu lub dokumentach, z określonym rodzajem i maksymalną wartością (art. 441 ust. 1 Pzp). Umowa nie może też przewidywać ograniczenia zakresu zamówienia bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron (art. 433 pkt 4). Jeśli minimum nie ma, a Twoja kalkulacja zakłada duży nakład, ryzyko jest po Twojej stronie. Napisz o to w pytaniu do SWZ.

Zwróć uwagę na termin. Przy krótkim druku okolicznościowym, np. przed wydarzeniem, opóźnienie oznacza kary umowne. Umowa musi określać łączną maksymalną wysokość kar umownych (art. 436 pkt 3). Ustal z drukarnią realny harmonogram: akceptacja korekty u zamawiającego często zajmuje więcej czasu niż druk.

Kryteria oceny

Przy druku zamawiający może stosować kryteria inne niż cena, np. termin realizacji albo parametry środowiskowe (art. 242 ust. 2 pkt 3 i 6 Pzp). W zapytaniach z Bazy Konkurencyjności kryteria nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, na przykład jego doświadczenia. Niezależnie od kryteriów oferta musi być kompletna i spełniać wymagania formalne. Co się dzieje, gdy czegoś brakuje, opisuje poradnik o uzupełnieniu dokumentów.

Jak szukać takich zleceń w Radarze Przetargów

Zapisz wyszukiwanie z kodami 79810000-5, 22140000-3 i 39294100-0 oraz osobne ze słowami „druk”, „ulotki”, „materiały promocyjne”. Radar pobiera ogłoszenia m.in. z BZP, TED i Bazy Konkurencyjności, więc zobaczysz je na jednej liście. W Radarze zapisane wyszukiwania z powiadomieniami e-mail są w każdym pakiecie: w pakiecie Start do 3, w Plus i Pro bez limitu (porównanie pakietów). Skąd pochodzą dane, opisujemy na stronie Źródła danych.

Najczęstsze pytania

Jaki kod CPV mają usługi drukowania?

Podstawowy kod to 79810000-5 „Usługi drukowania”. Zamawiający używają też 79811000-2 „Usługi drukowania cyfrowego” i 22100000-1 „Drukowane książki, broszury i ulotki”. Materiały promocyjne i gadżety mają np. 22462000-6 oraz 39294100-0.

Czy zamówienia na druk z projektów UE muszą być w Bazie Konkurencyjności?

Jeśli beneficjent nie jest zamawiającym w rozumieniu Pzp, publikuje tam zapytanie dla zamówień powyżej 80 000 zł netto. Zamawiający publiczny najpierw sprawdza próg 170 000 zł netto. Co obowiązuje w konkretnym projekcie, wynika z umowy o dofinansowanie i zapytania.

Co z prawami autorskimi do projektu graficznego?

Zamawiający może wymagać przeniesienia praw własności intelektualnej albo licencji (art. 99 ust. 7 Pzp). Zakres jest w dokumentach zamówienia. Przeczytaj go przed ofertą i uwzględnij w cenie.

Czy mogę zaproponować równoważny papier lub gadżet?

Gdy opis zawiera markę z zapisem „lub równoważny”, możesz zaproponować produkt równoważny, a zamawiający ocenia równoważność według kryteriów z opisu przedmiotu (art. 99 ust. 5 i 6 Pzp). Przygotuj dowody zgodności, np. kartę techniczną.