Przetargi na dostawy żywności do szkół i przedszkoli

Szkoły, przedszkola, żłobki i domy pomocy społecznej kupują żywność zwykle na rok, w częściach według grup produktów: pieczywo, nabiał, mięso, warzywa. Takie postępowania znajdziesz po dziale CPV 15 i kodach z działu 03 (warzywa, owoce, jaja). Umowa na rok kalendarzowy kończy się 31 grudnia, więc przetarg na kolejny rok trzeba rozstrzygnąć wcześniej.

Kto kupuje żywność i na jaki okres

Żywność kupują jednostki, które prowadzą kuchnię albo stołówkę: szkoły i przedszkola, żłobki, domy pomocy społecznej, szpitale, czasem gmina dla kilku swoich placówek. Umowa obejmuje zwykle jeden z dwóch okresów:

• rok kalendarzowy, bo budżet gminy i jej jednostek planuje się na rok kalendarzowy (art. 211 ust. 3 ustawy o finansach publicznych);
• rok szkolny, od września do czerwca, gdy zamawiający woli dopasować dostawy do pracy szkoły.

W pierwszym przypadku postępowanie na nowy rok musi się zakończyć przed 1 stycznia. W drugim przed wrześniem. Mechanizm umów od stycznia, który dotyczy też sprzątania czy odbioru odpadów, opisujemy we wpisie jesień w przetargach: usługi od 1 stycznia.

Części zamówienia i kody CPV

Zamawiający może podzielić zamówienie na części i wskazać, czy ofertę składa się na jedną, kilka czy wszystkie (art. 91 ust. 1 Pzp). Przy żywności to reguła. Piekarnia startuje w części z pieczywem, mleczarnia w części z nabiałem.

Kody, po których warto szukać:

Grupa	Kod CPV
Żywność ogółem	15000000-8
Mięso	15110000-2
Drób	15112000-6
Produkty mięsne	15130000-8
Ryby mrożone i filety rybne	15220000-6
Owoce, warzywa i podobne produkty	15300000-1
Produkty mleczarskie	15500000-3
Pieczywo, świeże wyroby piekarskie i ciastkarskie	15810000-9
Warzywa, owoce i orzechy	03220000-9
Ziemniaki	03212100-1
Jaja	03142500-3

Zamawiający nie zawsze podaje kod najbardziej szczegółowy. Bezpieczniej szukać po prefiksie, na przykład „15”, i zawęzić wyniki województwem albo miejscowością. Jak dobierać kody i prefiksy, wyjaśniamy w poradniku o kodach CPV.

Jeśli zamawiający żąda wadium, określa jego kwotę osobno dla każdej części (art. 97 ust. 3 Pzp).

Formularz cenowy i ilości szacunkowe

Ofertę na żywność składasz zwykle na formularzu cenowym. Każda pozycja ma nazwę produktu, jednostkę, ilość szacunkową i miejsce na Twoją cenę jednostkową. Wartość pozycji to ilość razy cena, a cena oferty to suma pozycji.

Przy kilkudziesięciu pozycjach łatwo o pomyłkę. Oczywistą omyłkę rachunkową zamawiający poprawia sam (art. 223 ust. 2 pkt 2 Pzp). Błąd w obliczeniu ceny, którego nie da się poprawić jako omyłki, prowadzi do odrzucenia oferty (art. 226 ust. 1 pkt 10). Jak budować cenę od kosztów, opisujemy we wpisie jak policzyć cenę oferty.

Ilości w formularzu są szacunkowe. Zamawiający może kupić mniej, ale umowa musi wskazać minimalną wartość albo wielkość zamówienia. Projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać ograniczenia zakresu bez takiego minimum (art. 433 pkt 4 Pzp).

Przykład: formularz przewiduje dostawy nabiału za 80 000 zł, a umowa gwarantuje realizację co najmniej 60% tej wartości. Ryzyko, że sprzedasz tylko 48 000 zł, musisz uwzględnić w cenie.

Wymagania sanitarne i transport

Zakład, który produkuje albo wprowadza żywność do obrotu, podlega rejestracji, a niektóre zakłady także zatwierdzeniu przez państwowego powiatowego inspektora sanitarnego (art. 61-63 ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia). Zamawiający często prosi o dokument, który to potwierdza. Przy części produktów pochodzenia zwierzęcego właściwa bywa inspekcja weterynaryjna.

W SWZ sprawdź też warunki dostawy: dni i godziny, miejsce rozładunku, transport w odpowiedniej temperaturze, minimalny termin przydatności w chwili dostawy. Te wymagania wpływają na koszt bardziej niż sama cena produktów.

Kryteria oceny: cena, czas dostawy, wymiana towaru

Szkoły i przedszkola to zamawiający publiczni. Nie mogą stosować ceny jako jedynego kryterium ani nadawać jej wagi powyżej 60% (art. 246 ust. 1 Pzp). Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy opis przedmiotu zamówienia zawiera wymagania jakościowe dla głównych elementów zamówienia (art. 246 ust. 2).

Przy żywności drugim kryterium bywają warunki dostawy, takie jak termin, sposób lub czas dostawy (art. 242 ust. 2 pkt 6). Może to być na przykład czas dostarczenia towaru zamówionego dodatkowo albo czas wymiany towaru reklamowanego. Każda godzina deklarowana w ofercie wiąże Cię w umowie. Więcej o kryteriach piszemy w poradniku o kryteriach oceny ofert.

Zmiana cen w umowie

Umowa na dostawy zawarta na dłużej niż 6 miesięcy musi zawierać zasady zmiany wynagrodzenia, gdy zmienią się ceny materiałów lub koszty (art. 439 ust. 1 Pzp). Umowa roczna na żywność spełnia ten warunek.

Umowa określa między innymi, od jakiej zmiany cen można żądać zmiany wynagrodzenia i jak się ją liczy, na przykład wskaźnikiem Prezesa GUS. Określa też maksymalną wartość zmiany (art. 439 ust. 2). Zmiana działa w obie strony, także przy spadku cen (art. 439 ust. 4). Przeczytaj te postanowienia przed wyceną. Co jeszcze sprawdzić w projekcie umowy, opisujemy w poradniku o umowie w sprawie zamówienia publicznego.

Jak szukać przetargów na żywność w Radarze

W Radarze Przetargów ustaw wyszukiwanie z prefiksem CPV 15 albo kodami grup, które dostarczasz, i dodaj województwo lub miejscowość zamawiającego. Zapisz je jako zapisane wyszukiwanie, a nowe ogłoszenia przyjdą e-mailem. Powiadomienia i 3 zapisane wyszukiwania są już w pakiecie Start, większe pakiety znajdziesz w cenniku.

W pakiecie Plus karta przetargu pokazuje też wcześniejsze podejścia tego samego zamawiającego do podobnego zamówienia, z liczbą ofert, cenami i wykonawcą z ogłoszenia o wyniku.

Najczęstsze pytania

Kiedy szkoły ogłaszają przetargi na żywność?

To zależy od okresu umowy. Gdy umowa obejmuje rok kalendarzowy, postępowanie musi się zakończyć przed 1 stycznia, więc ogłoszenie musi się pojawić odpowiednio wcześniej. Gdy obejmuje rok szkolny, przetarg rozstrzyga się przed wrześniem. Najpewniej sprawdzisz to po dacie poprzedniego postępowania tego samego zamawiającego.

Czy można złożyć ofertę na jedną część?

Tak, jeśli zamawiający podzielił zamówienie na części i dopuścił oferty częściowe. W SWZ wskazuje, czy ofertę składa się na jedną, kilka czy wszystkie części (art. 91 ust. 1 Pzp). Może też ograniczyć liczbę części, które otrzyma jeden wykonawca (art. 91 ust. 3).

Co, jeśli zamawiający kupi mniej, niż podał w formularzu?

Może kupić mniej, ale nie mniej niż minimum wskazane w umowie. Projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać ograniczenia zakresu zamówienia bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia (art. 433 pkt 4 Pzp). Ryzyko mniejszych zakupów uwzględnij w cenie.