Jesień w przetargach: usługi od 1 stycznia 2027

Jesienią zamawiający ogłaszają przetargi na usługi, które mają ruszyć 1 stycznia 2027 r.: sprzątanie, ochronę, odbiór odpadów, posiłki, paliwo czy serwis. Rok budżetowy to rok kalendarzowy, więc wiele umów rocznych kończy się 31 grudnia. Żeby zdążyć z nową umową, zamawiający musi ogłosić postępowanie kilka tygodni wcześniej.

Dlaczego jesienią

Rokiem budżetowym państwa i samorządów jest rok kalendarzowy (art. 109 ust. 4 i art. 211 ust. 3 ustawy o finansach publicznych). Zamawiający, który kupuje usługi na rok budżetowy, zawiera umowy od 1 stycznia do 31 grudnia. Ciągłych usług, takich jak sprzątanie szkoły czy ochrona urzędu, nie da się przerwać na przełomie roku.

Postępowanie zajmuje czas. W trybie podstawowym termin składania ofert na usługi wynosi co najmniej 7 dni (art. 283 Pzp). Potem zamawiający ocenia oferty, wzywa do dokumentów i zawiadamia o wyborze. Umowę może zawrzeć najwcześniej 5 dni po elektronicznym przesłaniu zawiadomienia (art. 308 ust. 2 Pzp). Do tego dochodzą pytania do SWZ, ogłoszenia o zmianie i ewentualne odwołania. Dlatego ogłoszenia na usługi od stycznia pojawiają się jesienią.

Usługi, które wracają co roku

Szukaj przede wszystkim usług ciągłych, kupowanych na rok:

Usługa	Przykładowy kod CPV
sprzątanie budynków	90910000-9 Usługi sprzątania
ochrona osób i mienia	79710000-4 Usługi ochroniarskie
odbiór odpadów	90511000-2 Usługi wywozu odpadów
posiłki dla szkół i placówek	55520000-1 Usługi dostarczania posiłków
dostawy żywności	dział 15 (żywność, napoje i produkty pokrewne)
paliwo	dział 09 (produkty naftowe, paliwo, energia)
serwis urządzeń i budynków	dział 50 (usługi naprawcze i konserwacyjne)

Do tej grupy należy też zimowe utrzymanie dróg, choć ono działa w rytmie sezonu. Opisujemy je we wpisie o przetargach na odśnieżanie. Branżom z tej listy poświęcamy osobne wpisy, m.in. o przetargach na sprzątanie i o dostawach żywności do szkół.

Jak sprawdzić, kiedy zamawiający ogłaszał rok temu

Dobrą wskazówką jest historia konkretnego zamawiającego. Jeśli rok temu ogłosił sprzątanie w październiku, a umowa kończy się 31 grudnia, kolejne postępowanie prawdopodobnie pojawi się w podobnym czasie.

Co sprawdzić w ogłoszeniach z poprzedniego roku:

• datę ogłoszenia i termin składania ofert;
• okres umowy, czyli czy była roczna, czy dłuższa;
• ogłoszenie o wyniku: kto wygrał, ile ofert złożono i jakie były ceny. W trybie podstawowym zamawiający publikuje je w BZP do 30 dni od zakończenia postępowania (art. 309 ust. 1 Pzp);
• czy postępowanie unieważniono i z jakiego powodu. Unieważnienie z powodu ceny wyższej niż budżet może oznaczać drugie podejście, nawet tuż przed końcem roku. Powody unieważnień opisuje wpis o unieważnieniu przetargu (art. 255 Pzp).

Oferty innych wykonawców wraz z załącznikami zamawiający udostępnia po otwarciu ofert, bez informacji zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa. Protokół postępowania jest jawny i udostępniany na wniosek (art. 74 Pzp). To dobre źródło danych o cenach konkurencji.

W Radarze Przetargów rozstrzygnięcia znajdziesz w widoku „Wyniki”. Profil zamawiającego pokazuje jego ogłoszenia aktywne, archiwum i wyniki, a na karcie przetargu sekcja „Wcześniejsze podejścia” zbiera podobne postępowania tego samego zamawiającego. Przycisk „Obserwuj” na profilu wyśle Ci e-mailem jego nowe ogłoszenia. Profile, wcześniejsze podejścia i obserwowanie są w pakiecie Plus, a analiza cen w pakiecie Pro. Zakres pakietów jest w cenniku.

Krótkie terminy w trybie podstawowym

Postępowania o wartości poniżej progów unijnych zamawiający prowadzi w trybie podstawowym. Terminy są tam krótkie:

• składanie ofert na usługi: co najmniej 7 dni od publikacji ogłoszenia w BZP (art. 283 Pzp);
• pytania do SWZ: zamawiający musi odpowiedzieć na wniosek złożony najpóźniej 4 dni przed terminem składania ofert (art. 284 ust. 2 Pzp);
• dokumenty na wezwanie: co najmniej 5 dni (art. 274 ust. 1 Pzp);
• związanie ofertą: najwyżej 30 dni od terminu składania ofert (art. 307 ust. 1 Pzp).

Przy 7-dniowym terminie na pytania zostają Ci 3 dni. Dlatego wykaz usług, referencje, polisę i dane z rejestru przygotuj, zanim pojawi się ogłoszenie. Warianty trybu opisuje wpis tryb podstawowy (art. 275 Pzp).

Płaca minimalna 2027 a wycena usług

Rozporządzenie Rady Ministrów z 14 września 2026 r. (Dz.U. poz. 1213) ustala od 1 stycznia 2027 r. minimalne wynagrodzenie za pracę na 4950 zł, a minimalną stawkę godzinową na 32,30 zł. Oferta na usługę od stycznia musi uwzględniać te kwoty od pierwszego dnia umowy.

Dlaczego to ważne:

• przy wyjaśnianiu rażąco niskiej ceny koszt pracy przyjęty do ceny nie może być niższy niż minimalne wynagrodzenie albo minimalna stawka godzinowa (art. 224 ust. 3 pkt 4 Pzp). Przy usługach zamawiający musi zapytać o to w każdym wezwaniu do wyjaśnień ceny (art. 224 ust. 4 Pzp);
• obowiązkowe zasady zmiany wynagrodzenia po zmianie płacy minimalnej dotyczą umów zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy (art. 436 pkt 4 lit. b Pzp). Umowa od 1 stycznia do 31 grudnia trwa 12 miesięcy, więc takiej klauzuli może nie mieć;
• jeśli zamawiający wymaga zatrudnienia na umowę o pracę osób wykonujących wskazane czynności (art. 95 Pzp), koszt etatów jest wprost częścią ceny.

Przykład: umowa na sprzątanie wymaga 3 osób na pełen etat przez 12 miesięcy. Same wynagrodzenia brutto tych osób wyniosą w 2027 r. co najmniej 178 200 zł (3 osoby, 4950 zł, 12 miesięcy). Do tego dochodzą składki pracodawcy, urlopy, zastępstwa, środki czystości i zysk.

Plan na najbliższe tygodnie

1. Ustal, które Twoje umowy i umowy konkurencji kończą się 31 grudnia 2026 r.
2. Zapisz wyszukiwanie z kodami CPV swojej usługi i miejscowościami zamawiających, u których chcesz pracować.
3. Sprawdź wyniki z zeszłego roku u tych zamawiających: daty, ceny, liczbę ofert.
4. Przygotuj dokumenty: wykaz usług z ostatnich 3 lat, referencje, polisę OC, dane z KRS albo CEIDG.
5. Przelicz stawki na 2027 r. z nową płacą minimalną.
6. Wpisuj terminy składania ofert i pytań do SWZ do kalendarza. W Radarze kalendarz terminów śledzonych przetargów ma już pakiet Start.

W grudniu pojawiają się przetargi z krótkim terminem dostawy i wydatki, które trzeba zrobić przed końcem roku. Opisujemy je we wpisie o przetargach na koniec roku budżetowego. Zapowiedzi postępowań na kolejny rok znajdziesz w planach zamawiających, o czym piszemy we wpisie o planach zamówień na 2027 r.. Przegląd źródeł ogłoszeń jest we wpisie gdzie szukać przetargów.

Najczęstsze pytania

Kiedy zamawiający ogłaszają przetargi na usługi od stycznia?

Gdy umowa ma ruszyć 1 stycznia, zamawiający musi zdążyć z ogłoszeniem, oceną ofert i podpisaniem umowy. W trybie podstawowym termin składania ofert na usługi to co najmniej 7 dni (art. 283 Pzp), a umowę można zawrzeć najwcześniej 5 dni po zawiadomieniu o wyborze (art. 308 ust. 2 Pzp). Dlatego takie postępowania pojawiają się jesienią.

Jak sprawdzić, kto realizuje umowę teraz?

W ogłoszeniu o wyniku poprzedniego postępowania. W trybie podstawowym zamawiający publikuje je w BZP do 30 dni od zakończenia postępowania (art. 309 ust. 1 Pzp). Ogłoszenie podaje wykonawcę i cenę. Protokół postępowania jest jawny i udostępniany na wniosek (art. 74 ust. 1 Pzp).

Czy wyniki z zeszłego roku pomogą w wycenie?

Tak, jeśli zakres zamówienia się nie zmienił. Porównaj ceny ofert z kwotą, jaką zamawiający przeznaczył na zamówienie, i sprawdź, czy nie unieważniono postępowania z powodu cen. Pamiętaj, że od 1 stycznia 2027 r. rośnie płaca minimalna, więc zeszłoroczna cena usługi pracochłonnej może być za niska.