Pierwsza oferta w przetargu: 10 częstych błędów

Pierwszą ofertę w przetargu najczęściej tracą nie cena ani brak doświadczenia, tylko drobiazgi: złożenie po terminie, zły podpis, wadium wniesione za późno albo oferta niezgodna z SWZ. Wszystkie te przypadki są w katalogu przesłanek odrzucenia z art. 226 ust. 1 Pzp. Poniżej dziesięć błędów, od najgroźniejszych, z tym, jak każdy z nich wychwycić przed wysłaniem pliku.

1. Złożenie oferty w ostatniej minucie

Oferta złożona po terminie podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 1 Pzp). Platforma zakupowa liczy czas co do sekundy i nie przyjmie pliku po upływie terminu. Podpisanie, wgranie i zaszyfrowanie dużych plików potrafi trwać dłużej, niż się wydaje.

Załóż konto na platformie kilka dni wcześniej i zrób próbne logowanie. Ofertę wgraj z zapasem co najmniej kilku godzin. Do upływu terminu możesz ją wycofać i złożyć nową (art. 219 ust. 2 Pzp), więc wczesne złożenie niczego nie zamyka. Zachowaj potwierdzenie z platformy.

2. Nieprawidłowy podpis

Od progów unijnych ofertę podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poniżej progów unijnych możesz też użyć podpisu zaufanego albo osobistego (art. 63 Pzp). Skan podpisanej odręcznie kartki tego wymogu nie spełnia. Oferta bez wymaganego podpisu jest nieważna i podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 3 i 4).

Sprawdź też, kto podpisuje. Musi to być osoba uprawniona do reprezentacji według KRS albo CEIDG, albo pełnomocnik. Sposób składania podpisów opisuje wpis o podpisie elektronicznym w przetargu.

3. Oferta niezgodna z SWZ

To najczęstsza przesłanka odrzucenia w praktyce: treść oferty nie zgadza się z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5). Przykład: SWZ wymaga gwarancji co najmniej 36 miesięcy, a w formularzu wpisano 24. Po terminie składania ofert treści oferty zmieniać nie wolno.

Przepisuj wymagania z SWZ do formularza bez własnych dopisków. Nie dodawaj zastrzeżeń do umowy ani własnych warunków płatności. Takie dopiski bywają uznane za niezgodność.

4. Wadium wniesione źle albo za późno

Brak wadium albo wniesienie go nieprawidłowo to odrębna przesłanka (art. 226 ust. 1 pkt 14). Wadium musisz wnieść przed upływem terminu składania ofert i utrzymać do końca terminu związania ofertą (art. 97 ust. 5). Przelew musi być zaksięgowany na rachunku zamawiającego przed terminem, a samo potwierdzenie przelewu może nie wystarczyć. Gwarancję albo poręczenie przekazujesz w oryginale w postaci elektronicznej (art. 97 ust. 10).

Wyślij przelew dzień lub dwa wcześniej. Szczegóły form i zwrotu są we wpisie o wadium w przetargu.

5. Cena policzona „na oko”

Są dwa osobne ryzyka. Pierwsze to błąd w obliczeniu ceny: pominięta pozycja w formularzu cenowym, inne ilości niż w SWZ, zła stawka VAT. Zamawiający poprawia oczywiste omyłki rachunkowe (art. 223 ust. 2 pkt 2), ale inne błędy w obliczeniu ceny kończą się odrzuceniem (art. 226 ust. 1 pkt 10).

Drugie ryzyko to cena zbyt niska. Gdy jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o VAT albo od średniej cen ofert, zamawiający musi wezwać do wyjaśnień (art. 224 ust. 2 pkt 1). Ciężar wykazania, że cena jest realna, spoczywa na Tobie (art. 224 ust. 5). Zbuduj kalkulację z kosztami pracy, materiałów i narzutami, zanim wpiszesz liczbę do formularza. Zasady opisuje wpis o rażąco niskiej cenie.

6. Pominięte lub źle wypełnione oświadczenie

Do oferty dołączasz oświadczenie z art. 125 ust. 1 Pzp o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału. Od progów unijnych składasz je na formularzu JEDZ. Gdy go brakuje albo jest błędne, zamawiający co do zasady wzywa do uzupełnienia (art. 128 ust. 1), ale nie warto na to liczyć. Wezwanie to dodatkowy stres i ryzyko spóźnienia z odpowiedzią. Instrukcje są we wpisach o oświadczeniu z art. 125 i o wypełnianiu JEDZ.

7. Start bez spełnienia warunków udziału

Zamawiający może wymagać doświadczenia, osób z uprawnieniami, sprzętu albo ubezpieczenia (art. 112 ust. 2 Pzp). Zwykle nie dołączasz tych dokumentów do oferty. Zamawiający wzywa do nich wykonawcę z najwyżej ocenioną ofertą (art. 274 ust. 1, w trybie podstawowym termin to co najmniej 5 dni; od progów unijnych co najmniej 10 dni, art. 126 ust. 1). Dopiero wtedy okazuje się, że referencja nie spełnia warunku.

Przed złożeniem oferty porównaj swoje realizacje z warunkiem słowo po słowie: rodzaj, wartość, liczbę i okres. Jak to robić, opisuje wpis o warunkach udziału w postępowaniu.

8. Brak pełnomocnictwa albo zobowiązania podmiotu trzeciego

Ofertę podpisuje często pracownik, nie właściciel. Wtedy potrzebne jest pełnomocnictwo w formie elektronicznej, z podpisem mocodawcy. Gdy polegasz na doświadczeniu innej firmy, potrzebne jest też jej zobowiązanie do udostępnienia zasobów (art. 118 ust. 3). Przy wspólnej ofercie wykonawcy ustanawiają pełnomocnika (art. 58 ust. 2). Pełnomocnictwo przekazujesz w tej samej formie elektronicznej co ofertę.

9. Pytania do SWZ zadane za późno albo wcale

Jeśli coś w SWZ jest niejasne, zapytaj. W trybie podstawowym zamawiający musi odpowiedzieć na pytania, które wpłynęły najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert (art. 284 ust. 2). Na pytanie po tym terminie nie musi odpowiadać (art. 284 ust. 4). W przetargu nieograniczonym termin wynosi 14 dni (art. 135 ust. 2).

Pierwszą ofertę najłatwiej zepsuć, zgadując, co zamawiający miał na myśli. Zapytanie kosztuje kilka minut. Wzór i terminy są we wpisie o pytaniach do SWZ.

10. Niewłaściwe zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa

Jeśli chcesz chronić część informacji, zastrzegasz ją jako tajemnicę przedsiębiorstwa przy składaniu oferty i od razu wykazujesz, że nią jest (art. 18 ust. 3 Pzp). Samo oznaczenie plików bez uzasadnienia nie wystarcza. Nazwa wykonawcy i cena są jawne po otwarciu ofert (art. 222 ust. 5), więc ich nie zastrzeżesz.

Zastrzegaj tylko to, co naprawdę jest wartościowe, np. szczegółową kalkulację. Zbyt szeroki zakres bywa podważany przez konkurentów.

Prosta lista kontrolna przed wysłaniem

• Termin sprawdzony na platformie, oferta złożona z zapasem.
• Podpis właściwego rodzaju i osoba uprawniona do podpisu.
• Formularz ofertowy zgodny z SWZ, każda pozycja wypełniona.
• Wadium zaksięgowane albo gwarancja w oryginale elektronicznym.
• Oświadczenie z art. 125 lub JEDZ dołączone i podpisane.
• Pełnomocnictwo i zobowiązania podmiotów trzecich, jeśli są potrzebne.
• Cena przeliczona jeszcze raz, razem z VAT.

W Radarze Przetargów kalkulację netto, VAT i brutto dla każdej części zamówienia prowadzisz w zakładce „Oferta” na karcie przetargu, a terminy widzisz w kalendarzu. Dokumenty ofertowe w Wordzie (formularz ofertowy, oświadczenia, wykazy) i przypomnienia o terminach są w pakiecie Pro (porównanie pakietów). Radar nie składa ofert za Ciebie, bo platformy wymagają logowania i podpisu wykonawcy.

Najczęstsze pytania

Czy mogę poprawić ofertę po terminie składania?

Nie. Do upływu terminu możesz ofertę wycofać i złożyć nową (art. 219 ust. 2 Pzp). Po terminie zamawiający może tylko prosić o wyjaśnienia i poprawić omyłki wymienione w ustawie, bez negocjacji treści oferty (art. 223 ust. 1 i 2).

Czy za pierwszym razem trzeba mieć referencje?

Tylko jeśli SWZ stawia warunek doświadczenia. Zamawiający może go nie stawiać, a jeśli stawia, ma on być proporcjonalny do przedmiotu zamówienia (art. 112 ust. 1). Gdy warunek wydaje się zawyżony, zadaj pytanie do SWZ.

Czy zamawiający zawsze wzywa do uzupełnienia dokumentów?

Nie zawsze. Wezwanie dotyczy części braków (art. 128 ust. 1), a przy innych, np. przy ofercie złożonej po terminie, zamawiający odrzuca ofertę od razu. Nie planuj ofert tak, żeby liczyć na wezwanie.

Co zrobić, jeśli oferta została odrzucona?

Zamawiający podaje uzasadnienie faktyczne i prawne. Jeśli się z nim nie zgadzasz, możesz złożyć odwołanie do KIO w terminie z ustawy. Przy sprawach spornych sprawdź SWZ i skonsultuj się z prawnikiem.