BUR i KFS: dofinansowanie szkoleń dla pracowników
Jak dofinansować szkolenia i usługi rozwojowe dla pracowników: Baza Usług Rozwojowych, projekty operatorów, KFS 2026 z limitami 90% i 70% i kolejność działań.
Szkolenia i doradztwo dla pracowników można dofinansować na dwa główne sposoby: przez projekty operatorów, w których wybierasz usługę z Bazy Usług Rozwojowych (BUR), albo przez Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) w powiatowym urzędzie pracy. W obu przypadkach to firma wybiera usługę i sama się o nią stara, a dofinansowanie zwykle jest refundacją. Zasady zależą od konkretnego projektu albo naboru, więc poniżej opisujemy mechanizm, a nie obietnice kwot.
Czym jest BUR?
Baza Usług Rozwojowych to bezpłatna wyszukiwarka szkoleń, kursów, doradztwa i innych usług rozwojowych, prowadzona przez PARP pod adresem uslugirozwojowe.parp.gov.pl. Usługę może w niej opublikować tylko wpisany do bazy usługodawca. Dla firmy BUR to katalog, w którym szuka się usług, a często także warunek skorzystania z dofinansowania.
Sama baza nie przyznaje pieniędzy. Dofinansowanie przyznaje operator projektu albo urząd pracy, a firma korzysta z usług z BUR.
Jak działa dofinansowanie w projektach operatorów?
Projekty z Podmiotowego Systemu Finansowania (PSF) to program, w którym operator, np. regionalna agencja rozwoju, fundacja albo instytucja szkoleniowa, realizuje projekt dla mikro, małych i średnich firm z regionu. Zasady różnią się między województwami i projektami, ale schemat jest podobny:
- Operator prowadzi nabór firm, informuje i pomaga ustalić potrzeby rozwojowe.
- Rejestrujesz się w BUR i wybierasz usługę z bazy, zwykle zgodną z zasadami projektu.
- Operator sprawdza, czy firma kwalifikuje się do wsparcia, i podpisuje z nią umowę. Często wystawia promesę, czyli zapewnienie dofinansowania usługi.
- Pracownik uczestniczy w usłudze, firma ją opłaca i rozlicza, a operator refunduje część kosztów.
Wsparcie z takich projektów bywa udzielane jako pomoc de minimis, więc firma dostaje zaświadczenie o pomocy. Zasady limitu wyjaśniamy w poradniku Pomoc de minimis. Poziom dofinansowania, limit na firmę lub pracownika i wymagany wkład własny ustala projekt, dlatego nie ma jednej stawki, którą można przyjąć dla całego kraju.
Projekty operatorów mają ograniczoną pulę środków i datę końca. Dlatego warto sprawdzać w wyszukiwarce BUR i na stronie urzędu marszałkowskiego, czy w Twoim województwie trwa nabór firm.
Czym jest KFS i kto z niego korzysta?
Krajowy Fundusz Szkoleniowy to środki z Funduszu Pracy, które powiatowe urzędy pracy przyznają pracodawcom na kształcenie ustawiczne pracowników i pracodawców. Według komunikatów powiatowych urzędów pracy dla 2026 r.:
- dofinansowanie wynosi do 90% kosztów dla mikroprzedsiębiorstw, w tym podmiotów niezatrudniających pracowników, oraz podmiotów z nie więcej niż 9 osobami w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; dla pozostałych pracodawców do 70% kosztów;
- dofinansowanie na jednego uczestnika nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku;
- roczny limit na pracodawcę zależy od zatrudnienia: do 9 osób 4-krotność przeciętnego wynagrodzenia, 10-49 osób 8-krotność, 50-249 osób 12-krotność, powyżej 249 osób 14-krotność;
- od 1 stycznia 2026 r. szkolenia finansowane z KFS mogą prowadzić tylko instytucje wpisane do BUR;
- wnioski składa się elektronicznie przez praca.gov.pl;
- wnioskodawca musi opłacać składki na Fundusz Pracy co najmniej 6 miesięcy i nie może mieć zaległości publicznoprawnych;
- uczestnik musi pozostać w zatrudnieniu lub prowadzić działalność co najmniej 3 miesiące po szkoleniu.
Każdy powiatowy urząd ustala własny termin naboru i priorytety, a pula środków bywa wyczerpana już w pierwszych dniach. Sprawdź stronę urzędu właściwego dla siedziby firmy, zanim kupisz szkolenie, bo wydatek poniesiony przed zawarciem umowy zwykle nie podlega zwrotowi.
Jakie usługi można dofinansować?
Wsparcie dotyczy usług rozwojowych, które mają podnieść wiedzę, umiejętności lub kompetencje pracowników: szkoleń, kursów zawodowych, doradztwa, a także studiów podyplomowych. Projekty operatorów zwykle nakładają dodatkowe zasady, np. dotyczące wsparcia dla osób po 50. roku życia, i kierują pracowników przez pracodawcę, który bierze na siebie rozliczenie.
Jeśli firma realizuje przetargi, typowe tematy to kursy z zarządzania projektami, zamówień publicznych, uprawnienia zawodowe, bezpieczeństwo pracy czy szkolenia branżowe wymagane przez zamawiających. Kwalifikowalność konkretnego szkolenia sprawdzasz w regulaminie projektu, a w KFS w priorytetach urzędu.
Jak wybrać drogę: operator czy KFS?
| Kryterium | Projekt operatora z BUR | KFS |
|---|---|---|
| Kto przyznaje | operator projektu w regionie | powiatowy urząd pracy |
| Kto jest uprawniony | zwykle MŚP z danego regionu | pracodawcy zgodnie z zasadami urzędu |
| Co jest ważne | zasady konkretnego projektu | priorytety wydatkowania na dany rok |
| Dostępność | zależy od aktualnego naboru | zależy od limitu środków w powiecie |
Nie ma przeszkód, by sprawdzić obie możliwości, ale dla jednej usługi nie łącz dwóch źródeł finansowania bez zgody instytucji, bo grozi to podwójnym finansowaniem tego samego kosztu.
Jak Radar Przetargów pokazuje projekty z BUR?
W widoku „Dofinansowania” Radar wyświetla projekty operatorów, w których usługi z BUR są dofinansowane, jako nabory ciągłe z linkiem do usług projektu. Filtr „Źródło” pozwala wybrać BUR. Jeśli w profilu firmy wpiszesz wielkość i siedzibę, funkcja „Dla Ciebie” (pakiety Plus i Pro oraz okres próbny) pokaże, czy projekt wygląda na dostępny dla Twojej firmy. To podpowiedź z treści naboru, a decyduje regulamin projektu. Radar nie przeszukuje katalogu usług ani nie obejmuje naborów KFS prowadzonych przez urzędy pracy, więc ich termin sprawdź na stronie swojego powiatowego urzędu. Pakiety są w Cenniku.
Pełny obraz źródeł dofinansowania opisujemy w poradniku Gdzie szukać dofinansowania dla firmy, a program, z którego pochodzą środki na kompetencje, w przeglądzie programów FE 2021-2027. Podobny temat z perspektywy szkoleń i doradztwa w przetargach opisujemy w tekście Szkolenia i doradztwo w zapytaniach ofertowych.
Najczęstsze pytania
Czy BUR sam daje dofinansowanie?
Nie. BUR to katalog usług. Dofinansowanie przyznaje operator projektu albo urząd pracy, a usługa musi pochodzić od podmiotu wpisanego do bazy.
Czy można dostać do 90% dofinansowania szkolenia?
W KFS w 2026 r. do 90% dla mikroprzedsiębiorstw i podmiotów do 9 osób oraz do 70% dla pozostałych, z limitem na uczestnika i na pracodawcę. W projektach operatorów poziom ustala projekt.
Czy trzeba być MŚP?
W projektach operatorów beneficjentami są zwykle mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. W KFS kryterium to zatrudnienie i zasady urzędu, a status MŚP sprawdza się według unijnej definicji z wpisu Status MŚP.
Kiedy składać wniosek?
Przed rozpoczęciem usługi i przed jej opłaceniem. Wydatki poniesione przed zawarciem umowy lub decyzją o przyznaniu środków zwykle nie są zwracane, więc zawsze sprawdź zasady danego naboru.