Zapytanie o szacowanie wartości zamówienia: czy odpowiadać
Zapytanie o szacowanie wartości zamówienia: po co zamawiający pyta o ceny, zasady z art. 28-36 Pzp, korzyści i ryzyka odpowiedzi oraz wzór odpowiedzi.
Zapytanie o szacowanie wartości zamówienia to prośba zamawiającego o orientacyjną cenę przedmiotu, który zamierza kupić. Zamawiający używa odpowiedzi do ustalenia wartości zamówienia i do wyboru trybu, a nie do wyboru wykonawcy. Odpowiedź zwykle jest dobrowolna i niewiążąca, a to, czy warto odpowiadać, zależy od tego, jak sformułujesz cenę i jaki cel ma zamawiający. Poniżej tabela korzyści i ryzyk oraz wzór krótkiej odpowiedzi.
Po co zamawiający pyta o ceny?
Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez VAT, ustalone z należytą starannością (art. 28 Pzp). Od niej zależy, czy ustawę stosuje się w ogóle i który tryb wchodzi w grę (od 1 stycznia 2026 r. próg stosowania wynosi 170 000 zł netto, zob. progi zamówień publicznych w 2026 r.). Zamawiający nie może zaniżać wartości ani dzielić zamówienia, by uniknąć stosowania ustawy (art. 29).
Zamawiający publiczny przed wszczęciem postępowania dokonuje analizy potrzeb i wymagań. Obejmuje ona m.in. rozeznanie rynku w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia potrzeb, wariantów realizacji i podniesienia konkurencyjności postępowania, a także orientacyjną wartość zamówienia dla wariantów, możliwość podziału na części, przewidywany tryb i ryzyka (art. 83 ust. 2 i 3 Pzp). Przepisy o analizie zostały zmienione ustawą z 25 lipca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1173), która obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. Wstępnym narzędziem rozeznania rynku bywają właśnie zapytania cenowe do wykonawców.
Kilka reguł szacowania z ustawy, które tłumaczą, o co pytają:
- ustalenia wartości dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania na dostawy i usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed wszczęciem dla robót (art. 36 ust. 1);
- wartość robót budowlanych ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego albo kosztów w programie funkcjonalno-użytkowym (art. 34 ust. 1);
- uwzględnia się największy możliwy zakres z opcjami i wznowieniami (art. 31 ust. 2);
- dla zamówień powtarzających się liczy się wartość z 12 miesięcy (art. 35 ust. 1).
Zapytanie cenowe a wstępne konsultacje rynkowe
To dwie różne rzeczy. Wstępne konsultacje rynkowe zamawiający przeprowadza formalnie, ogłaszając ich zamiar i przedmiot na swojej stronie internetowej, a o ich przeprowadzeniu informuje w ogłoszeniu o zamówieniu (art. 84 ust. 2 i 4 Pzp). Zapytanie o cenę bywa nieformalne i nie ma takiego trybu. Jeśli zamawiający zaprasza do szerszej rozmowy o koncepcji rozwiązania, możesz zostać zaangażowany w przygotowanie postępowania, co ma konsekwencje dla Twojego udziału (art. 85 Pzp: zamawiający musi zapewnić, że to nie zakłóci konkurencji, a wykluczenie wykonawcy następuje tylko wtedy, gdy zakłócenia nie da się wyeliminować inaczej).
Czy odpowiadać? Korzyści i ryzyka
| Odpowiedź | Korzyści | Ryzyka |
|---|---|---|
| Podanie ceny orientacyjnej | Zamawiający poznaje Twoją ofertę, możesz wpłynąć na opis i podział na części | Zamawiający może użyć Twojej ceny jako podstawy wartości zamówienia i budżetu |
| Podanie widełek z założeniami | Chroni przed traktowaniem liczby jako oferty | Zamawiający może wziąć dolną granicę |
| Odmowa | Brak ryzyka związania ceną | Zamawiający może oprzeć wartość na cenach konkurencji |
| Odpowiedź z uwagami do zakresu | Pokazujesz, że zakres jest niejasny lub wadliwy | Zamawiający może uznać, że wykonawca wpływa na opis |
| Udział w rozmowie technicznej | Możesz zrozumieć potrzeby | Możliwe zaangażowanie w przygotowanie postępowania (art. 85) |
Jeśli wiesz, że w postępowaniu będziesz startować, odpowiadaj ostrożnie i bez żądania cech przedmiotu, które faworyzują Twój produkt. Jeżeli to zapytanie z platformy o charakterze zamówienia poniżej progu, często jest już początkiem zapytania ofertowego, wtedy cena może mieć znaczenie wiążące. Sprawdź treść zapytania i pytaj, czy to oferta czy rozeznanie. Zamówieniami poniżej progu zajmuje się wpis zamówienia poniżej 170 000 zł.
Wzór krótkiej odpowiedzi, która nie wiąże ceną
Przykład (do dopasowania, bez porady prawnej): „W odpowiedzi na zapytanie z dnia ... przekazujemy orientacyjną wartość przedmiotu zapytania w przedziale od ... do ... zł netto. Wartość ma charakter szacunkowy, nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego ani oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Opiera się na założeniach: ... (zakres, ilości, termin, lokalizacja). Zmiana założeń może zmienić wartość. Nie wyrażamy zgody na użycie niniejszej informacji jako podstawy do żądania zawarcia umowy.”
Dopisz też, że przekazujesz informację na prośbę zamawiającego i nie uczestniczysz w przygotowaniu postępowania.
Jak wycenić orientacyjnie bez ryzyka?
- Zapisz założenia: zakres, ilości, termin, miejsce, dodatkowe usługi.
- Podaj przedział, nie jedną cenę.
- Wyodrębnij elementy zależne od zamawiającego (np. dostęp do obiektu).
- Zachowaj kopię odpowiedzi.
- Zaznacz, czy cena dotyczy całego zakresu, czy części.
Zamawiający szukający rynku powinien używać też kodów CPV, o których piszemy w poradniku jak wybrać kody CPV.
Jak odróżnić rozeznanie od zapytania ofertowego?
Nie każde zapytanie o cenę to rozeznanie. Zanim odpowiesz, ustal, co dostałeś:
| Sygnał w treści | Rozeznanie cenowe | Zapytanie ofertowe |
|---|---|---|
| Cel | Ustalenie wartości zamówienia, przygotowanie postępowania | Wybór wykonawcy |
| Termin | Zwykle krótki, bez formalnego otwarcia | Termin składania ofert i często otwarcie |
| Kryteria oceny | Brak | Opisane, z wagami |
| Warunki | Brak lub ogólne | Warunki udziału, wzór umowy |
| Skutek odpowiedzi | Informacja dla zamawiającego | Oferta, która może wiązać |
| Gdzie ogłoszone | E-mail, formularz | Strona BIP, platforma, Baza Konkurencyjności |
Jeśli wątpisz, zapytaj wprost: „Czy odpowiedź ma charakter rozeznania rynku, czy oferty w rozumieniu zapytania?”.
Dlaczego ten sam zamawiający pyta kilka razy?
Zamawiający ustalają wartość nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania w przypadku dostaw i usług (art. 36 ust. 1 Pzp). Jeśli postępowanie się opóźnia albo zmienia się zakres, ponawiają zapytania, bo dane z wcześniejszej wyceny tracą aktualność. Gdy zakres się zmienił, zmieniają się też założenia w Twojej odpowiedzi, więc zaktualizuj je lub zaznacz, że poprzednie nie obowiązują.
Najczęstsze pytania
Czy muszę odpowiedzieć na zapytanie o wartość zamówienia?
Nie, to zwykle prośba dobrowolna. Brak odpowiedzi nie wpływa na Twoją możliwość startu w późniejszym postępowaniu.
Czy zamawiający może wykorzystać moją odpowiedź w SWZ?
Może wykorzystać ją do ustalenia wartości zamówienia, ale nie powinien przejmować opisu przedmiotu faworyzującego Twój produkt. W razie takiego zapisu możesz pytać o niego w trybie wyjaśnień SWZ.
Czy udział w odpowiedzi wyklucza mnie z przetargu?
Samo podanie ceny nie. Wykluczenie przy zaangażowaniu w przygotowanie postępowania następuje tylko wtedy, gdy zakłócenia konkurencji nie da się wyeliminować w inny sposób, a wykonawca ma możliwość wykazania, że jego udział nie zakłóca konkurencji (art. 85 ust. 2 Pzp).