Wykaz osób w przetargu: uprawnienia i doświadczenie kadry
Wykaz osób w przetargu: 10 pól do wypełnienia, kwalifikacje i uprawnienia kadry, podstawa dysponowania oraz trzy przypadki osoby spoza firmy.
Wykaz osób to podmiotowy środek dowodowy, w którym wykonawca wymienia osoby skierowane do realizacji zamówienia, w szczególności odpowiedzialne za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, z informacją o ich kwalifikacjach, uprawnieniach, doświadczeniu i wykształceniu, zakresie czynności oraz podstawie do dysponowania nimi. Zamawiający może go żądać, by sprawdzić warunek zdolności technicznej lub zawodowej (par. 9 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, Dz.U. 2020 poz. 2415). Wykaz składasz zwykle po wezwaniu, nie z ofertą.
Kiedy zamawiający żąda wykazu osób?
Zamawiający może określić warunki dotyczące wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia oraz potencjału technicznego wykonawcy lub osób skierowanych do realizacji (art. 116 ust. 1 Pzp). Warunki mają być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i wyrażone jako minimalne poziomy zdolności (art. 112 ust. 1). Zdolność techniczna lub zawodowa to jeden z czterech obszarów warunków (art. 112 ust. 2 pkt 4).
Określając warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, zamawiający stosuje poziomy zdolności określone w przepisach wydanych na podstawie ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, chyba że nie jest to możliwe ze względu na charakter zamówienia albo gdy takich poziomów dla danego przedmiotu nie określono (art. 112 ust. 3 Pzp). Sprawdź w SWZ, czy zamawiający powołał się na te przepisy.
Wykaz składasz po wezwaniu, w terminie, który wyznaczy zamawiający (zob. podmiotowe środki dowodowe). Warunki udziału w ogóle opisuje poradnik warunki udziału w postępowaniu.
Co zawiera wykaz osób? Lista kontrolna 10 pól
| Nr | Pole | Uwagi |
|---|---|---|
| 1 | Imię i nazwisko | Zgodne z dokumentem uprawnień |
| 2 | Funkcja w zamówieniu | Np. kierownik budowy, koordynator, specjalista; dokładnie jak w SWZ |
| 3 | Zakres czynności | Co ta osoba wykona w tym zamówieniu |
| 4 | Wykształcenie | Tylko jeśli warunek go dotyczy |
| 5 | Kwalifikacje zawodowe | Kursy, certyfikaty, szkolenia wymagane w SWZ |
| 6 | Uprawnienia | Numer, specjalność, zakres, organ wydający; przy uprawnieniach budowlanych odpowiednia specjalność |
| 7 | Doświadczenie | Liczba lat lub liczba zrealizowanych zadań, z opisem rodzaju i wartości, jeśli SWZ żąda |
| 8 | Podstawa dysponowania | Umowa o pracę, zlecenie, umowa o dzieło, zobowiązanie podmiotu udostępniającego |
| 9 | Zaangażowanie w innych zamówieniach | Jeśli SWZ zabrania wskazywania tej samej osoby w kilku postępowaniach naraz |
| 10 | Podpis | Osoba uprawniona do reprezentacji wykonawcy |
Warunek doświadczenia osoby i warunek uprawnień to dwie różne rzeczy. Doświadczenie wykazujesz opisem realizacji, a uprawnienia dokumentem lub numerem wpisu. Sprawdź, czy SWZ żąda kopii dokumentów, czy wystarczą dane do weryfikacji w rejestrze.
Jak wykazać dysponowanie osobą spoza firmy? Trzy przypadki
Wykaz zawiera informację o podstawie do dysponowania osobami. W praktyce wyróżnia się trzy sytuacje:
- Osoba zatrudniona u Ciebie (umowa o pracę): dysponujesz nią bezpośrednio. Wpisujesz podstawę, nie dołączasz dodatkowych dokumentów, chyba że SWZ żąda.
- Osoba współpracująca na umowie zlecenia, o dzieło lub kontrakcie B2B: to także dysponowanie bezpośrednie, jeśli umowa zapewnia Ci realny dostęp do tej osoby w czasie realizacji. Umowa powinna zawierać zakres i okres, a przy wymaganej osobie nie powinna dawać jej prawa odmowy.
- Osoba należąca do innej firmy: dysponowanie pośrednie. Możesz polegać na jej kwalifikacjach lub doświadczeniu, korzystając z udostępnienia zasobów (art. 118 Pzp), czyli składasz zobowiązanie podmiotu udostępniającego do oddania Ci do dyspozycji niezbędnych zasobów (art. 118 ust. 3). W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia możesz polegać na zdolnościach tych podmiotów, jeśli wykonają roboty budowlane lub usługi, do których te zdolności są wymagane (art. 118 ust. 2). Zobowiązanie ma określać zakres, sposób i okres udostępnienia oraz czy i w jakim zakresie podmiot zrealizuje roboty lub usługi (art. 118 ust. 4).
Szczegóły i pułapki opisuje poradnik podwykonawca i udostępnienie zasobów. W konsorcjum zdolności tych z wykonawców, którzy wykonają roboty lub usługi, można łączyć (art. 117 ust. 3).
Najczęstsze błędy w wykazie osób
- osoba wskazana na stanowisku, które nie istnieje w SWZ, albo funkcja nazwana inaczej niż w warunku;
- doświadczenie z innej branży niż wymaga zamawiający;
- uprawnienia w złej specjalności lub brak ważności wpisu na dzień składania;
- ta sama osoba w kilku funkcjach w jednym zamówieniu, gdy SWZ tego zabrania;
- brak podstawy dysponowania albo zobowiązania podmiotu udostępniającego przy osobie z zewnątrz;
- niezgodność dat realizacji z okresem, który SWZ liczy do doświadczenia;
- podpis osoby nieupoważnionej.
Jeśli wykaz jest niepełny lub błędny, zamawiający wzywa do uzupełnienia na zasadach art. 128 (zob. uzupełnienie dokumentów). Doświadczenie firmy, nie osób, dokumentuje się wykazem robót lub usług (referencje i wykaz robót i usług). Wymagania co do sytuacji ekonomicznej i polisy OC opisuje wpis sytuacja ekonomiczna i OC.
Przykład wypełnionego wiersza wykazu
Przykład z danymi przykładowymi dla zamówienia na roboty budowlane:
| Pole | Wartość |
|---|---|
| Imię i nazwisko | Jan Przykładowy |
| Funkcja | Kierownik budowy |
| Zakres czynności | Kierowanie robotami budowlanymi, nadzór nad harmonogramem i dokumentacją |
| Kwalifikacje i uprawnienia | Uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności, numer wpisu do właściwej izby samorządu zawodowego, data wydania |
| Doświadczenie | Kierowanie 3 robotami o podobnym zakresie w ostatnich 5 latach, z podaniem rodzaju i wartości |
| Podstawa dysponowania | Umowa o pracę od 2022 r. |
W SWZ sprawdź, czy zamawiający wymaga doświadczenia osoby, czy tylko uprawnień, bo to dwa różne pola oceny. Jeśli wykaz ma służyć kilku warunkom (uprawnienia i doświadczenie), opis w wierszu powinien odpowiadać każdemu z nich osobno.
Co zrobić, gdy brakuje osoby przed terminem?
Zacznij od rozeznania: czy brakującą kompetencję można pozyskać przez umowę z osobą z zewnątrz, czy przez podmiot udostępniający zasoby. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego składasz razem z ofertą albo na wezwanie, zależnie od SWZ (art. 118 ust. 3). Jeśli wygasa Ci umowa z kluczową osobą w trakcie postępowania, zapytaj prawnika o skutki dla oferty.
Najczęstsze pytania
Czy wykaz osób składam razem z ofertą?
Zwykle nie. Podmiotowe środki dowodowe zamawiający żąda od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, po wezwaniu. Zasadę i wyjątki wskazuje SWZ. W procedurze odwróconej kolejność badania bywa inna.
Czy mogę zmienić osobę po złożeniu wykazu?
Zmiana osoby w trakcie realizacji zależy od umowy, która zwykle wymaga zgody zamawiającego i zastępstwa o równoważnych kwalifikacjach. Przed podpisaniem umowy sprawdź, jak wygląda zasada zmiany osób.
Czy muszę dołączyć kopie uprawnień?
Tylko jeśli SWZ tego żąda. Zamawiający nie wzywa do dokumentów, które może uzyskać z bezpłatnych ogólnodostępnych baz danych, jeśli wykonawca wskazał w oświadczeniu dane umożliwiające dostęp (art. 274 ust. 4 Pzp).