Przedmiotowe środki dowodowe: art. 106 i 107 Pzp

Przedmiotowe środki dowodowe to dokumenty, które potwierdzają, że oferowane dostawy, usługi lub roboty spełniają wymagania zamawiającego, np. certyfikat, sprawozdanie z badań albo dokumentacja techniczna producenta. Składasz je razem z ofertą (art. 107 ust. 1 Pzp). Jeśli ich brakuje albo są niekompletne, zamawiający wzywa do złożenia lub uzupełnienia, ale tylko wtedy, gdy przewidział to w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (art. 107 ust. 2 Pzp).

Czym przedmiotowe środki dowodowe różnią się od podmiotowych?

To dwa osobne rodzaje dowodów:

• Przedmiotowe dotyczą tego, co oferujesz: produktu, usługi lub robót. Przykłady: karta techniczna, certyfikat, próbka.
• Podmiotowe dotyczą Twojej firmy: braku podstaw wykluczenia i spełniania warunków udziału. Przykłady: informacja z KRK, zaświadczenie z ZUS, wykaz usług, referencje.

Terminy i konsekwencje też są inne. Przedmiotowe składasz z ofertą, a podmiotowe zwykle dopiero na wezwanie, jeśli Twoja oferta jest najwyżej oceniona. Podmiotowe omawia wpis Podmiotowe środki dowodowe.

Jakie dokumenty może żądać zamawiający?

Ustawa wskazuje trzy grupy:

1. Etykiety (art. 104 Pzp). Dotyczą zamówień o szczególnych cechach środowiskowych lub społecznych. Zamawiający żąda określonej etykiety, a akceptuje też równoważne. Jeśli nie możesz jej uzyskać z przyczyn od siebie niezależnych, w wyznaczonym terminie akceptuje inne odpowiednie dowody, w szczególności dokumentację techniczną producenta.
2. Certyfikaty i sprawozdania z badań wydane przez jednostkę oceniającą zgodność (art. 105 Pzp). To jednostka akredytowana na podstawie rozporządzenia unijnego o akredytacji. Jeśli wymagany jest certyfikat konkretnej jednostki, zamawiający akceptuje też certyfikaty równoważnych jednostek. Gdy nie masz dostępu do certyfikatu i nie wynika to z Twojej winy, zamawiający akceptuje inne środki, np. dokumentację techniczną producenta, o ile udowodnisz, że oferta spełnia wymagania.
3. Inne przedmiotowe środki dowodowe (art. 106 ust. 1 Pzp). Ustawa nie podaje ich listy. W praktyce zamawiający żąda np. kart technicznych, deklaracji zgodności, próbek, opisów lub fotografii, a w usługach opisów metodyki.

Zamawiający może żądać innych środków tylko wtedy, gdy są niezbędne do przeprowadzenia postępowania, i musi je wskazać w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia (art. 106 ust. 1 Pzp). Żądanie musi być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i z nim związane (art. 106 ust. 2 Pzp), nie może ograniczać uczciwej konkurencji, a równoważne środki zamawiający akceptuje (art. 106 ust. 3 Pzp).

W ogłoszeniu BZP takie dokumenty wymienia sekcja V: pole 5.8 to wykaz przedmiotowych środków dowodowych, a pola 5.9 i 5.10 mówią, czy zamawiający przewiduje ich uzupełnienie i których dotyczy. Pełna lista jest zawsze w SWZ.

Kiedy i jak składasz przedmiotowe środki dowodowe?

Zasada z art. 107 ust. 1 Pzp jest prosta: jeśli zamawiający żąda przedmiotowych środków dowodowych, składasz je wraz z ofertą. Praktyczne wskazówki:

• Sprawdź zakres. Zamawiający często żąda dokumentów dla każdej pozycji, a nie dla całego zamówienia. Zrób tabelę: pozycja, wymagany dokument, plik.
• Dopasuj dokument do oferty. Karta techniczna musi dotyczyć dokładnie tego modelu, który wpisałeś do formularza ofertowego. Jeśli zaoferowany produkt i dokument się rozchodzą, zamawiający może uznać, że treść oferty jest niezgodna z warunkami zamówienia (art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp).
• Sprawdź format i podpis. SWZ mówi, czy dokument ma być dołączony jako plik elektroniczny i czy wymaga podpisu. Oferta i jej załączniki idą przez platformę, więc zwróć uwagę na rozmiar plików.
• Zbierz dokumenty przed ofertą. Dokumenty producenta, certyfikaty i próbki wymagają czasu. Poproś o nie dostawcę, gdy tylko decydujesz się startować.

Przykład: zamawiający wymaga komputerów z kartą techniczną każdego modelu. Do oferty dołączasz pliki z kart technicznych dla trzech pozycji, a w formularzu ofertowym wpisujesz dokładne nazwy modeli z tych kart.

Co jeśli brakuje przedmiotowego środka dowodowego?

Jeśli wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych albo są niekompletne, zamawiający wzywa do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie, o ile przewidział to w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (art. 107 ust. 2 Pzp). To różni je od oświadczenia z art. 125 ust. 1 Pzp, do którego wezwanie wynika wprost z art. 128 ust. 1 Pzp. Warto więc przeczytać SWZ i sprawdzić, czy możliwość uzupełnienia w ogóle jest przewidziana.

Są sytuacje, w których wezwania nie będzie (art. 107 ust. 3 Pzp):

• przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu cech lub kryteriów z opisu kryteriów oceny ofert,
• mimo złożenia środka oferta i tak podlega odrzuceniu,
• zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Zamawiający może też żądać wyjaśnień treści przedmiotowych środków dowodowych (art. 107 ust. 4 i art. 223 ust. 1 Pzp).

Konsekwencje niezłożenia środka mogą być poważne. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył w przewidzianym terminie przedmiotowego środka dowodowego (art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c Pzp). Jeśli nie złożysz dokumentu na wezwanie z przyczyn leżących po Twojej stronie, a to uniemożliwi wybór Twojej oferty, zamawiający zatrzyma wadium (art. 98 ust. 6 pkt 1 Pzp). Więcej o zasadach wadium: Wadium w przetargu.

Ogólne zasady uzupełniania braków opisuje wpis Uzupełnienie dokumentów.

Jak Radar pomaga przy dokumentach?

W Radarze Przetargów, w pakiecie Start, na karcie ogłoszenia pobierzesz dokumenty zamawiającego, w tym SWZ, o ile są dostępne na Platformie e-Zamówienia albo w Bazie Konkurencyjności. Tabelę dokumentów do oferty zrób sam według SWZ, bo to ona jest wiążąca.

Najczęstsze pytania

Czy przedmiotowe środki dowodowe zawsze składa się z ofertą?

Tak, jeśli zamawiający je wymaga. Art. 107 ust. 1 Pzp każe złożyć je wraz z ofertą. Dokumenty, których zamawiający żąda dopiero na wezwanie po ocenie ofert, to zwykle podmiotowe środki dowodowe.

Czy mogę uzupełnić brakującą kartę techniczną po terminie składania ofert?

Tylko jeśli zamawiający przewidział taką możliwość w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (art. 107 ust. 2 Pzp). Nie ma wezwania, gdy dokument potwierdza cechy z kryteriów oceny ofert (art. 107 ust. 3 Pzp).

Czy mogę złożyć inny dokument niż wskazany przez zamawiającego?

Zamawiający akceptuje równoważne przedmiotowe środki dowodowe, jeśli potwierdzają, że oferta spełnia jego wymagania (art. 106 ust. 3 Pzp). Przy certyfikatach i etykietach ustawa daje dodatkowe możliwości, gdy nie możesz uzyskać wymaganego dokumentu bez swojej winy (art. 104 ust. 5 i art. 105 ust. 4 Pzp).

Czy zamawiający może żądać dowolnych dokumentów?

Nie. Środki muszą być niezbędne do przeprowadzenia postępowania, proporcjonalne do przedmiotu zamówienia i z nim związane, a zamawiający wskazuje je w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (art. 106 ust. 1 i 2 Pzp). Żądanie, które ogranicza konkurencję, możesz zakwestionować pytaniem lub odwołaniem. Przy sporach skonsultuj się z prawnikiem.