Koszty kwalifikowalne w projekcie unijnym: co sfinansujesz

Koszt kwalifikowalny to wydatek, który instytucja uznaje za podstawę do wypłaty dofinansowania. Musi być zgodny z prawem, umową o dofinansowanie i wytycznymi, niezbędny do celów projektu, faktycznie zapłacony w okresie wskazanym w umowie i należycie udokumentowany. Wydatek, który tych warunków nie spełnia, pokrywasz sam, nawet jeśli projekt został wybrany do dofinansowania.

Poniżej opisujemy zasady z wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 w wersji obowiązującej od 25 maja 2026 r. Dotyczą one programów funduszy europejskich w Polsce. Regulamin konkretnego naboru może wprowadzić dodatkowe ograniczenia, więc zawsze czytaj go razem z wytycznymi.

Kiedy wydatek jest kwalifikowalny?

Wytyczne wymieniają warunki, które musi spełniać wydatek (podrozdział 2.2). Najważniejsze z nich:

• jest zgodny z przepisami prawa, umową o dofinansowanie, wytycznymi i regulaminem naboru;
• został faktycznie poniesiony w okresie wskazanym w umowie;
• jest niezbędny do realizacji celów projektu;
• został dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny;
• został należycie udokumentowany i rozliczony we wniosku o płatność.

Wydatek „faktycznie poniesiony” oznacza wydatek w znaczeniu kasowym, czyli wypłatę środków z kasy lub z rachunku. Dowodem jest zapłacona faktura albo inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej. Zakup, który zapłacisz po zakończeniu okresu kwalifikowalności, nie wejdzie do rozliczenia.

Ocena kwalifikowalności trwa także po zakończeniu projektu. Zatwierdzenie wniosku i podpisanie umowy nie oznacza, że wszystkie wydatki z wniosków o płatność zostaną zaakceptowane.

Jaki jest okres kwalifikowalności?

Początkiem okresu jest 1 stycznia 2021 r., a końcem co do zasady 31 grudnia 2029 r. (w niektórych programach 31 grudnia 2030 r.). Konkretne daty projektu wpisuje umowa o dofinansowanie i nie mogą one wychodzić poza te granice. Dla projektów objętych pomocą publiczną obowiązują ramy czasowe programu pomocowego.

Wydatki poniesione przed podpisaniem umowy mogą być kwalifikowalne, ale tylko jeśli spełniają warunki z wytycznych i umowy. Instytucja może to ograniczyć w regulaminie naboru. Dwie zasady łatwo przeoczyć:

• projekt fizycznie ukończony albo w pełni wdrożony przed złożeniem wniosku nie dostanie dofinansowania (z zastrzeżeniem zasad pomocy publicznej);
• regulamin może ograniczyć możliwość kwalifikowania wydatków poniesionych przed podpisaniem umowy.

Przykład: projekt polega wyłącznie na zakupie jednej maszyny, którą firma kupiła w marcu, a nabór ogłoszono w czerwcu. Jeśli dostawę odebrano przed złożeniem wniosku, projekt jest w pełni wdrożony, więc nie dostanie dofinansowania.

Jak działa VAT w projekcie?

Zasady VAT są w podrozdziale 3.5 wytycznych:

• w projekcie o łącznym koszcie poniżej 5 mln EUR (z VAT) podatek VAT może być kwalifikowalny;
• w projekcie o koszcie co najmniej 5 mln EUR (z VAT) jest niekwalifikowalny, chyba że beneficjent nie ma prawnej możliwości jego odzyskania;
• instytucja może w regulaminie naboru lub w umowie wyłączyć możliwość kwalifikowania VAT w projektach EFRR, FS i FST;
• przy pomocy publicznej obowiązują dodatkowe ograniczenia.

W projektach od 5 mln EUR samo prawo do odliczenia VAT wyklucza uznanie go za kwalifikowalny, nawet jeśli faktycznie nie wystąpiłeś o zwrot. W mniejszych projektach decyduje regulamin naboru, który może dopuszczać VAT tylko wtedy, gdy nie możesz go odzyskać. Sprawdź to przed liczeniem budżetu.

Przykład: faktura na 123 000 zł brutto to 100 000 zł netto i 23 000 zł VAT. Jeśli regulamin dopuszcza tylko VAT nieodzyskiwalny, a Ty go odliczasz, do rozliczenia wpisujesz 100 000 zł.

Jakich wydatków nie rozliczysz?

Podrozdział 2.3 wytycznych zawiera katalog wydatków niekwalifikowalnych. Dla firm najczęściej wchodzą w grę:

• kary i grzywny oraz koszty postępowań sądowych;
• koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji;
• prowizje przy wymianie walut;
• koszt zakupu środka trwałego, który już jest własnością beneficjenta, rozliczony notą księgową (taki środek można wnieść jako wkład niepieniężny);
• transakcje w gotówce powyżej limitu z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców;
• zaliczka dla wykonawcy wypłacona niezgodnie z umową albo za element, który nie został dostarczony;
• koszty operacyjne po oddaniu inwestycji do użytku, chyba że zatwierdzono je we wniosku o dofinansowanie.

Niedozwolone jest podwójne finansowanie. Oznacza to m.in. rozliczenie tego samego wydatku więcej niż raz, zakup używanego środka trwałego, który wcześniej współfinansowano ze środków UE, oraz dotacje z kilku źródeł w łącznej kwocie wyższej niż 100% wydatków kwalifikowalnych.

Zakup nieruchomości ma limity: do 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych w przypadku gruntów i do 15% w przypadku terenów poprzemysłowych i opuszczonych z budynkami (limit nie dotyczy projektów z ochrony środowiska). Warunkiem jest m.in. cena nie wyższa od wartości rynkowej.

Czym jest wkład własny i cross-financing?

Wkład własny to według wytycznych wkład beneficjenta do projektu, pieniężny lub niepieniężny, który nie zostanie mu przekazany w formie dofinansowania. Jest to różnica między wydatkami kwalifikowalnymi a kwotą dofinansowania. Wkład niepieniężny to np. wniesiony środek trwały, ale musi mieć dokumentację zgodną z podrozdziałem 3.3.

Cross-financing pozwala sfinansować z jednego funduszu koszty typowe dla drugiego, np. zakup sprzętu w projekcie z EFS+. Wartość takich wydatków nie może przekraczać 15% finansowania każdego priorytetu, a limit na poziomie projektu ustala instytucja zarządzająca w szczegółowym opisie priorytetów programu. Wydatki te muszą być zapisane we wniosku.

Jak liczyć koszty pośrednie?

Koszty pośrednie to koszty niezbędne do realizacji projektu, których nie da się przypisać bezpośrednio do głównego celu, np. obsługa administracyjna. W projektach EFRR, FS i FST rozlicza się je metodami uproszczonymi, w szczególności stawkami ryczałtowymi z art. 54 rozporządzenia 2021/1060: do 7% kosztów bezpośrednich, do 15% kosztów personelu albo do 25% kosztów bezpośrednich, jeśli stawkę obliczono według metody z rozporządzenia. W EFS+ stawki ustalają wytyczne. Tego samego wydatku nie wolno rozliczyć jednocześnie jako kosztu pośredniego i bezpośredniego.

Jak zakupy w projekcie wpływają na kwalifikowalność?

Wydatek musi być dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny. Zasady konkurencyjności nie stosuje się do zamówień do 80 000 zł netto, a powyżej tej kwoty beneficjent prowadzi procedurę zapytania ofertowego, chyba że zamówienie podlega Pzp. Opisujemy to we wpisie o zasadzie konkurencyjności.

Po podpisaniu umowy wydatki rozlicza się według jej zapisów, o czym piszemy we wpisie o umowie o dofinansowanie i rozliczeniu. Przed złożeniem wniosku warto też sprawdzić status MŚP i regulamin naboru.

Najczęstsze pytania

Czy mogę rozliczyć wydatki poniesione przed złożeniem wniosku?

Czasem tak. Okres kwalifikowalności może przypadać przed podpisaniem umowy, ale wydatek musi spełniać warunki z wytycznych i umowy, a regulamin może to ograniczyć. Projekt w pełni wdrożony przed złożeniem wniosku nie dostanie dofinansowania.

Czy VAT zawsze jest kosztem kwalifikowalnym?

Nie. Poniżej 5 mln EUR całkowitego kosztu projektu VAT może być kwalifikowalny, ale instytucja może to wyłączyć w regulaminie. Przy pomocy publicznej działają dodatkowe ograniczenia, więc czytaj regulamin naboru.

Czy odsetki od kredytu na prefinansowanie dotacji mogę rozliczyć?

Nie. Koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji są niekwalifikowalne (podrozdział 2.3 wytycznych). Przy leasingu finansowym nie wolno rozliczyć jednocześnie wydatku leasingodawcy na zakup przedmiotu i rat płaconych przez beneficjenta. Zapytaj instytucję przed zakupem.

Gdzie sprawdzić pełną listę wydatków niekwalifikowalnych?

W wytycznych o kwalifikowalności, w podrozdziale 2.3, oraz w regulaminie naboru. Instytucja może dodać wyłączenia do katalogu z wytycznych, jeśli nie są z nimi sprzeczne.