Regulamin naboru: co sprawdzić w 30 minut przed wnioskiem

Regulamin naboru, w ustawie nazywany regulaminem wyboru projektów, to dokument, który wiąże zarówno instytucję ogłaszającą nabór, jak i Ciebie jako wnioskodawcę. Zawiera kwotę naboru, maksymalny poziom dofinansowania, kryteria oceny, termin i system składania wniosków. W pół godziny da się z niego wyczytać, czy w ogóle możesz złożyć wniosek i czy się to opłaca, o ile czytasz go w dobrej kolejności.

Co ustawa mówi o regulaminie?

W naborach finansowanych z funduszy UE 2021-2027 w Polsce stosuje się ustawę z 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich (Dz.U. 2022 poz. 1079, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1733). Dla regulaminu ważne są art. 50 i 51.

Art. 50 ust. 2 mówi, że instytucja może przeprowadzić nabór dopiero, gdy przyjęła regulamin i udostępniła go potencjalnym wnioskodawcom. W naborze konkurencyjnym robi to w ogłoszeniu o naborze, publikowanym na jej stronie i na portalu (ust. 3). Ogłoszenie zawiera nazwę instytucji, przedmiot naboru, informację o potencjalnych wnioskodawcach, termin składania wniosków, regulamin i dane do kontaktu (ust. 4).

Art. 51 ust. 1 wylicza, co regulamin określa co najmniej:

• kwotę przeznaczoną na dofinansowanie;
• maksymalny poziom lub maksymalną kwotę dofinansowania projektu;
• kryteria wyboru projektów;
• sposób wyboru projektów i jego opis;
• system teleinformatyczny do składania wniosków;
• termin składania wniosków;
• załączniki oraz sposób, formę i termin ich przedłożenia;
• zakres, w jakim można uzupełniać i poprawiać wniosek;
• sposób komunikacji z instytucją;
• czynności, które trzeba wykonać przed zawarciem umowy.

W naborze konkurencyjnym regulamin zawiera dodatkowo typy projektów, opis procedury oceny, wzór umowy i informację o środkach odwoławczych (ust. 2).

Czy regulamin można zmienić w trakcie naboru?

Można, ale w granicach z art. 51 ust. 3-8. Instytucja nie może zmienić sposobu wyboru projektów. Kryteria wyboru może zmienić tylko wtedy, gdy nie złożono jeszcze żadnego wniosku, a taka zmiana wydłuża termin składania wniosków. Po zakończeniu postępowania regulaminu zmieniać nie wolno. Zmiany instytucja ogłasza razem z uzasadnieniem i datą, od której obowiązują. Wyjątkiem są zmiany wynikające z przepisów odrębnych.

W praktyce: przed złożeniem wniosku wróć do strony naboru i sprawdź, czy nie ma nowej wersji regulaminu.

10 punktów do sprawdzenia w 30 minut

Czytaj w tej kolejności, bo pierwsze punkty najszybciej odsiewają nabory, które Cię nie dotyczą.

1. Kto może być wnioskodawcą. Forma prawna, wielkość firmy (czy tylko MŚP), siedziba lub oddział w regionie, czas działania. Gdy trzeba udowodnić status MŚP, przejdź do wpisu Status MŚP.
2. Typy projektów. Czy to, co chcesz zrobić, mieści się w wymienionym typie. Nabory konkurencyjne zawsze je wymieniają.
3. Kwota i poziom dofinansowania. Maksymalna kwota, maksymalny procent kosztów, wkład własny. Ile pieniędzy jest w całym naborze i czy konkurencja o nie będzie duża.
4. Terminy. Termin składania wniosków, okres realizacji projektu i data, od której wydatki są kwalifikowalne.
5. Wydatki kwalifikowalne. Które koszty można sfinansować, a które regulamin wyklucza, np. koszty bieżące albo VAT, jeśli możesz go odzyskać.
6. Kryteria oceny. Kryteria formalne, które odrzucają od razu, i merytoryczne, które dają punkty. Zwróć uwagę na progi punktowe i na to, czy kryteria wymagają np. zatrudnienia lub dowodów rynkowych.
7. Załączniki i oświadczenia. Lista dokumentów, formy podpisu, wymagane zaświadczenia. Instytucja może żądać tylko dokumentów niezbędnych do oceny (art. 46) i nie może żądać zaświadczeń z rejestrów, do których ma dostęp (art. 47 ust. 1 pkt 1), ale może wymagać oświadczeń pod rygorem odpowiedzialności karnej.
8. Pomoc publiczna i de minimis. Czy wsparcie jest udzielane jako pomoc de minimis i jakie dokumenty o innej otrzymanej pomocy trzeba dołączyć. Szczegóły są w poradniku Pomoc de minimis.
9. Procedura i odwołania. Jak wygląda ocena, czy można uzupełniać wniosek i jak wygląda protest od negatywnej oceny.
10. Wzór umowy. Trwałość projektu, obowiązki sprawozdawcze, zasady zakupów w projekcie, kary i zwroty. To fragment, który najczęściej zaskakuje beneficjentów po fakcie.

Jak wygląda ocena wniosku?

Wnioski ocenia komisja oceny projektów, którą powołuje instytucja. Komisja ocenia projekty pod kątem spełniania kryteriów wyboru, a ocena może być podzielona na etapy (art. 54 ust. 1 i 2). Przy typowym naborze oznacza to najpierw kryteria formalne, potem merytoryczne. Wniosek, który nie przejdzie etapu formalnego, nie jest oceniany dalej, więc najwięcej błędów kosztuje to, co regulamin uznaje za warunek konieczny: brakujący załącznik, zły podpis, niewłaściwy wnioskodawca.

Przy punktacji merytorycznej policz własne punkty według kryteriów z regulaminu, zanim zaczniesz pisać wniosek. Jeśli wiesz, że zabraknie punktów do progu, lepiej poczekać na kolejny nabór niż poświęcać tygodnie na wniosek bez szans.

Co zrobić, gdy regulamin jest niejasny?

Instytucja ma obowiązek zapewnić równy dostęp do informacji o warunkach naboru i równe traktowanie wnioskodawców (art. 45 ust. 2). W ogłoszeniu podaje dane do kontaktu. Zadaj pytanie pisemnie, a odpowiedź zachowaj. Nieformalne ustne zapewnienie niczego nie zmienia, a sam regulamin jest dokumentem nadrzędnym.

Jak przeczytać regulamin, jeśli startujesz też w przetargach?

Tak jak SWZ: najpierw to, co może Cię wykluczyć, potem to, co daje punkty, na końcu wzór umowy. Podobna dyscyplina jest opisana we wpisie Jak czytać SWZ. Różnica jest taka, że nabór dofinansowań kończy się umową o dofinansowanie, w której po stronie firmy są zobowiązania na lata, np. trwałość projektu.

Gdzie szukać ogłoszeń o naborach, wyjaśniamy we wpisie Gdzie szukać dofinansowania dla firmy.

Najczęstsze pytania

Czy regulamin naboru i ogłoszenie to jedno i to samo?

Nie. Ogłoszenie o naborze to komunikat, w którym instytucja udostępnia regulamin. Zawiera m.in. nazwę instytucji, przedmiot, potencjalnych wnioskodawców i termin (art. 50 ust. 4), a szczegółowe zasady są w regulaminie.

Ile trwa nabór?

W naborze konkurencyjnym ustawa wymaga co najmniej 10 dni trwania naboru, a jego koniec nie może przypaść wcześniej niż po 40 dniach od upublicznienia ogłoszenia (art. 52 ust. 3). Faktyczny termin podaje regulamin.

Czy mogę złożyć wniosek na ostatnią chwilę?

Lepiej nie. Wnioski składa się przez system teleinformatyczny, a na koniec naboru bywa ruch i błędy techniczne. Złóż wniosek z zapasem kilku dni i zapisz potwierdzenie.

Co jeśli regulamin zmieni się po złożeniu wniosku?

Zmiana kryteriów po złożeniu pierwszego wniosku jest ograniczona, a sposobu wyboru projektów instytucja zmienić nie może (art. 51 ust. 4 i 5). Zmiana wynikająca z przepisów odrębnych jest dopuszczalna (art. 51 ust. 6), wtedy instytucja publikuje ją z uzasadnieniem.