Umowa o dofinansowanie i rozliczenie projektu

Umowę o dofinansowanie projektu zawiera instytucja z wnioskodawcą po wybraniu jego projektu (art. 61 ust. 1 ustawy z 28 kwietnia 2022 r.). Pieniądze trafiają do beneficjenta w formie zaliczki albo refundacji na podstawie wniosku o płatność, który składa się w systemie teleinformatycznym (art. 29 ust. 1). W trakcie i po realizacji projektu instytucje mogą go kontrolować, a gdy znajdą nieprawidłowość, pomniejszą wydatki albo nałożą korektę finansową.

Kiedy zawiera się umowę?

Po wyborze projektu do dofinansowania instytucja zawiera umowę albo wydaje decyzję o dofinansowaniu. W projekcie partnerskim umowę podpisuje partner wiodący (art. 61 ust. 1 i 2). Umowy nie zawrze się, a decyzji nie podejmie, gdy:

• wnioskodawca nie wykonał czynności, które regulamin wskazuje jako warunek przed podpisaniem umowy;
• został wykluczony z możliwości otrzymania dofinansowania;
• zrezygnował z dofinansowania;
• unieważniono postępowanie w zakresie wyboru projektów (art. 61 ust. 3).

Instytucja może też odmówić podpisu w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi obawa wyrządzenia szkody w mieniu publicznym, np. gdy wobec wnioskodawcy toczy się postępowanie karne za wskazane w przepisie przestępstwa, takie jak fałszywe zeznania czy przestępstwa przeciwko mieniu (ust. 4). Jeśli po wyborze projektu, a przed podpisem, instytucja dowie się o okolicznościach, które mogły wpłynąć na ocenę, może ponownie skierować projekt do oceny (ust. 8).

Procedura odwoławcza nie wstrzymuje zawierania umów z wnioskodawcami, których projekty wybrano (art. 78). O proteście piszemy w poradniku Ocena wniosku, kryteria i protest.

Co sprawdzić w umowie przed podpisem?

W konkurencyjnym trybie wyboru regulamin naboru zawiera wzór umowy albo decyzji (art. 51 ust. 2 pkt 3). Przeczytaj go jeszcze przed złożeniem wniosku, a nie dopiero po wyniku. Szukaj zapisów o:

• kwocie i poziomie dofinansowania oraz wkładzie własnym;
• okresie kwalifikowalności wydatków: wyznacza go umowa, ale nie może wykraczać poza 31 grudnia 2029 r. (Wytyczne kwalifikowalności 2021-2027, podrozdział 2.1 pkt 2 i 6);
• wskaźnikach i ich wartościach docelowych: niewykonanie wskaźnika może być przesłanką do stwierdzenia nieprawidłowości indywidualnej (art. 28 ust. 7 ustawy);
• dokumentach potrzebnych do rozliczenia, harmonogramach i monitoringu rzeczowo-finansowym (art. 29 ust. 1);
• zasadach stosowania procedur zakupowych, o których piszemy w poradniku o zasadzie konkurencyjności;
• obowiązku zachowania trwałości projektu (trwałość projektu unijnego);
• zasadach zmian w projekcie, zabezpieczeniu i terminach archiwizacji dokumentów.

Zmiana projektu wymaga zgody instytucji. Zgodzi się ona, jeśli zmiany nie zmienią wyniku oceny na negatywny albo wynikają z okoliczności niezależnych od beneficjenta, których nie mógł przewidzieć, mimo należytej staranności (art. 62).

Zaliczka czy refundacja?

Wniosek o płatność służy do przekazania dofinansowania w formie zaliczki lub refundacji (art. 29 ust. 1 pkt 1). Dostępne formy i warunki określają program i umowa, a zasady zaliczki, zabezpieczenia i terminy rozliczenia różnią się między programami, więc sprawdź je w swojej umowie.

Różnica w skrócie: przy refundacji najpierw płacisz wykonawcom z własnych środków, a potem instytucja zwraca zatwierdzone wydatki. Przy zaliczce środki dostajesz wcześniej i rozliczasz je kolejnymi wnioskami. Wytyczne ostrzegają, że podpisanie umowy nie oznacza, że wszystkie wydatki ze wniosków o płatność zostaną poświadczone, zrefundowane albo rozliczone (podrozdział 2.2 pkt 3). Ocena kwalifikowalności trwa także po zakończeniu projektu.

Co zawiera wniosek o płatność?

Według art. 29 ust. 1 beneficjent w jednym wniosku:

• wnioskuje o zaliczkę albo refundację;
• wykazuje wydatki związane z projektem;
• przekazuje informację o postępie realizacji projektu;
• dołącza dokumenty z umowy, w szczególności o monitoringu rzeczowo-finansowym, harmonogramach finansowych i trwałości.

Składasz go przez system teleinformatyczny. Z powodów technicznych instytucja może wyrazić zgodę na inny sposób (ust. 2).

Wydatek, który chcesz rozliczyć, musi spełniać warunki z podrozdziału 2.2 wytycznych: być zgodny z prawem i umową, faktycznie poniesiony w okresie z umowy, niezbędny do realizacji celów projektu, dokonany w sposób przejrzysty, racjonalny i efektywny, należycie udokumentowany i rozliczony we wniosku o płatność. Niekwalifikowalne są m.in. transakcje gotówkowe powyżej kwoty z art. 19 Prawa przedsiębiorców oraz zaliczka wypłacona wykonawcy niezgodnie z jego umową (podrozdział 2.3). Więcej o kosztach piszemy w poradniku o kosztach kwalifikowalnych.

Kto i jak może Cię kontrolować?

Ustawa wymienia kilka rodzajów kontroli projektu (art. 24 ust. 2 pkt 2):

• weryfikację wniosku o płatność;
• kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie;
• kontrole zasad pomocy publicznej i stosowania procedur zakupowych;
• kontrole krzyżowe, czy te same wydatki nie zostały sfinansowane dwa razy;
• kontrolę na zakończenie realizacji projektu, sprawdzającą komplet dokumentów;
• kontrolę trwałości.

Beneficjent musi poddać się też audytom i kontrolom instytucji audytowej, Komisji Europejskiej, OLAF i Europejskiego Trybunału Obrachunkowego (art. 25 ust. 2). Kontrole w miejscu przeprowadza się na podstawie imiennego pisemnego upoważnienia (ust. 5). Musisz udostępnić dokumenty związane z projektem, zapewnić dostęp do pomieszczeń i systemów informatycznych oraz udzielić wyjaśnień (ust. 8).

Po kontroli dostajesz informację pokontrolną. Na zastrzeżenia masz 14 dni od jej doręczenia, a termin można przedłużyć na wniosek złożony przed jego upływem (art. 27 ust. 2 i 3). Instytucja rozpatruje zastrzeżenia w nie więcej niż 14 dni (ust. 5) i w ciągu kolejnych 10 dni sporządza ostateczną informację (ust. 8). Informację o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych przekazujesz w terminie wskazanym w informacji pokontrolnej (ust. 10 i 12).

Co się dzieje przy nieprawidłowości?

Jeśli instytucja stwierdzi nieprawidłowość indywidualną przed zatwierdzeniem wniosku o płatność, pomniejszy wydatki kwalifikowalne o kwotę wydatków poniesionych nieprawidłowo. Po zatwierdzeniu wniosku nałoży korektę finansową (art. 26 ust. 8). Wartość korekty to wydatki poniesione nieprawidłowo w części odpowiadającej kwocie finansowania UE (ust. 5). Gdy nie zgadzasz się z pomniejszeniem, możesz zgłosić umotywowane zastrzeżenia (ust. 9).

Zwrot środków następuje w trybie art. 207 ustawy o finansach publicznych (tak odsyłają wytyczne w podrozdziale 2.6). Według NCBR zwrot obejmuje odsetki liczone jak od zaległości podatkowych. Dlatego dokumentuj każdy wydatek tak, jakby miał być kontrolowany po latach.

Rozporządzenie ogólne (2021/1060, art. 82) wymaga, by dokumenty projektu były dostępne przez pięć lat, licząc od 31 grudnia roku, w którym instytucja zarządzająca dokonała ostatniej płatności na rzecz beneficjenta. Okres i sposób przechowywania u beneficjenta wskazuje umowa.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zacząć wydawać pieniądze przed podpisaniem umowy?

Wydatki poniesione przed umową mogą być kwalifikowalne tylko, jeśli spełniają warunki wytycznych i umowy, a instytucja może ograniczyć tę możliwość w regulaminie (podrozdział 2.1 pkt 7). Projektu w pełni zrealizowanego przed złożeniem wniosku nie dofinansujesz (pkt 4).

Czy muszę przedstawiać wniosek o płatność tylko na koniec projektu?

Nie ma jednej zasady. Częstotliwość i rodzaje wniosków wynikają z umowy i programu.

Ile mam czasu na zastrzeżenia do informacji pokontrolnej?

Czternaście dni od doręczenia (art. 27 ust. 2). Możesz poprosić o przedłużenie, ale wniosek musi trafić do instytucji przed upływem tego terminu.

Co jeśli nie osiągnę wskaźnika z umowy?

Niewykonanie wskaźnika może być przesłanką do stwierdzenia nieprawidłowości indywidualnej (art. 28 ust. 7). Skutki opisuje umowa, więc wcześniej zgłoś instytucji ryzyko i poproś o zmianę, jeśli są do niej podstawy.