Catering i organizacja wydarzeń w przetargach i zapytaniach

Catering i organizację wydarzeń kupują urzędy, szkoły, uczelnie, instytucje kultury i beneficjenci projektów unijnych. Zamówienia od 170 000 zł netto znajdziesz w BZP, zapytania z projektów UE powyżej 80 000 zł netto w Bazie Konkurencyjności, a mniejsze zlecenia na stronach BIP i platformach zakupowych. Szukaj po kodach CPV z działów 55 i 79 oraz po słowach z opisu: „catering”, „konferencja”, „piknik”, „przerwa kawowa”.

Kto zamawia catering i obsługę wydarzeń

Najczęstsi zamawiający to:

• beneficjenci projektów UE, którzy organizują szkolenia, konferencje i wizyty studyjne z obiadem i przerwami kawowymi (zasady opisuje poradnik o zasadzie konkurencyjności);
• gminy i powiaty, które organizują dni miasta, dożynki, pikniki, uroczystości i festyny;
• uczelnie, muzea i domy kultury, które potrzebują obsługi konferencji, wernisaży i festiwali;
• urzędy, którym zdarza się zamówić catering na spotkania i szkolenia dla pracowników.

Wydarzenia mają stałą datę, więc zlecenie jest zwykle jednorazowe albo dotyczy serii spotkań w ciągu roku. Zamówienia na stołówki i dostawy żywności do placówek to osobna branża, opisana we wpisie o dostawach żywności do szkół.

Jakich kodów CPV szukać

Zamawiający łączy zwykle kod cateringu z kodem organizacji imprezy:

Kod CPV	Nazwa
55520000-1	Usługi dostarczania posiłków
55300000-3	Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55120000-7	Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
79952000-2	Usługi w zakresie organizacji imprez
79951000-5	Usługi w zakresie organizowania seminariów
79950000-8	Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Sprawdź kody we Wspólnym Słowniku Zamówień, bo zamawiający nie zawsze wybiera najtrafniejszy. Do kodów dodaj słowa z opisu. Jak to robić, wyjaśnia poradnik o kodach CPV.

Co jest w opisie zamówienia

Opis zamówienia na wydarzenie zwykle podaje liczbę uczestników, daty, miejsce, godziny serwisu, menu albo wymagania do menu, liczbę przerw kawowych, obsługę kelnerską, naczynia i sprzęt. Przy organizacji „pod klucz” dochodzą scena, nagłośnienie, namioty, toalety, ochrona i obsługa techniczna. Zamawiający opisuje przedmiot w sposób jednoznaczny i wyczerpujący (art. 99 ust. 1 Pzp), a ewentualne niejasności możesz wyjaśnić pytaniem do SWZ, o czym piszemy we wpisie o pytaniach do SWZ.

Zamawiający może podzielić zamówienie na części, na przykład osobno catering i osobno obsługę techniczną, i dopuścić ofertę na jedną lub kilka z nich (art. 91 ust. 1 Pzp). Dla każdej części określa wtedy osobną kwotę wadium (art. 97 ust. 3).

Jak wycenić: koszt na osobę i koszt stały

Cena składa się z dwóch części: kosztów zależnych od liczby osób i kosztów stałych.

Przykład (kwoty okrągłe, nie są cenami rynkowymi): konferencja dla 100 osób, dwa dni, dwie przerwy kawowe po 15 zł i obiad za 55 zł dziennie.

• Koszt jednej osoby na dzień: 2 × 15 zł + 55 zł = 85 zł.
• Dwa dni dla 100 osób: 85 zł × 100 × 2 = 17 000 zł netto.
• Obsługa kelnerska, transport i naczynia: 3 000 zł netto.
• Cena oferty: 20 000 zł netto.

Największe ryzyko to rozbieżność między liczbą osób z opisu a liczbą faktycznie obsłużoną. Sprawdź w projektowanych postanowieniach umowy, do kiedy zamawiający zgłasza ostateczną liczbę uczestników, czy płacisz za liczbę zgłoszoną czy faktyczną i co się dzieje przy mniejszej frekwencji. Ilości w formularzu cenowym bywają szacunkowe, a projektowane postanowienia umowy nie mogą przewidywać ograniczenia zakresu bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia (art. 433 pkt 4 Pzp). Jak liczyć cenę od kosztów, opisujemy we wpisie jak policzyć cenę oferty.

Wymagania sanitarne, alergeny i diety

Catering oznacza obrót żywnością, więc podlegasz przepisom o bezpieczeństwie żywności. Zamawiający często prosi o dokument potwierdzający rejestrację lub zatwierdzenie zakładu przez inspekcję sanitarną. Sprawdź, czy wymaga tego SWZ i na jakim etapie. Jak działają warunki udziału i dokumenty, opisuje poradnik o warunkach udziału w postępowaniu.

W menu uwzględnij informację o alergenach zgodnie z rozporządzeniem (UE) nr 1169/2011 w sprawie przekazywania konsumentom informacji na temat żywności. Zamawiający często wymaga też diet wegetariańskich, bezglutenowych i innych zgłaszanych przez uczestników. Zapytaj, jak i kiedy będą zgłaszane, oraz czy cena obejmuje je w całości.

Zamawiający może wymagać przedmiotowych środków dowodowych, jeśli wskaże je w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia (art. 106 ust. 1 Pzp). Wymagania te mają być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia (art. 106 ust. 2). Wykonawca składa je z ofertą (art. 107 ust. 1), a przy braku lub niekompletności zamawiający wzywa do uzupełnienia, jeśli to przewidział (art. 107 ust. 2). Przy cateringu mogą to być na przykład przykładowe menu albo opis zaplecza.

Kryteria oceny: cena, menu, doświadczenie

Zamawiający publiczni z art. 4 pkt 1 i 2 nie stosują ceny jako jedynego kryterium ani kryterium o wadze wyższej niż 60% (art. 246 ust. 1 Pzp). Wyjątek to sytuacja, gdy opisali wymagania jakościowe dla głównych elementów zamówienia (art. 246 ust. 2). Przy wydarzeniach drugim kryterium bywają:

• jakość, w tym parametry i właściwości funkcjonalne (art. 242 ust. 2 pkt 1), na przykład menu;
• doświadczenie i kwalifikacje osób wyznaczonych do realizacji, jeśli mają znaczący wpływ na jakość (art. 242 ust. 2 pkt 5), na przykład koordynatora;
• czas reakcji i warunki dostawy (art. 242 ust. 2 pkt 6).

Jak liczy się punkty, opisuje poradnik o kryteriach oceny ofert.

Ryzyka: stały termin i odpowiedzialność

Wydarzenia nie da się przesunąć, więc problemy z cateringiem w dniu konferencji są kosztowne. Przeczytaj w umowie kary za niewykonanie lub nienależyte wykonanie, termin zgłaszania zmian i zasady płatności. Zamawiający może żądać ubezpieczenia OC jako warunku sytuacji ekonomicznej lub finansowej (art. 115 ust. 1 pkt 3 Pzp), więc sprawdź sumę gwarancyjną z SWZ.

Jak pomaga Radar Przetargów

W Radarze zapiszesz wyszukiwanie z kodami z działów 55 i 79 oraz słowami „catering” i „konferencja”. Obejmie ono BZP, TED i Bazę Konkurencyjności, więc zobaczysz także mniejsze zlecenia z projektów unijnych. Powiadomienia e-mail o nowych ogłoszeniach są w każdym pakiecie, w pakiecie Start do 3 zapisanych wyszukiwań (porównanie pakietów). Radar zbiera też ogłoszenia z części BIP-ów i stron zamawiających, ale ich pokrycie stopniowo rośnie, więc zapytania opublikowane tylko tam sprawdzaj także sam. O mniejszych zamówieniach piszemy we wpisie o zamówieniach poniżej 170 000 zł.

Najczęstsze pytania

Jakiego kodu CPV użyć dla cateringu na konferencję?

Najczęściej zamawiający używają kodu 55520000-1 „Usługi dostarczania posiłków” albo 55300000-3 „Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków”, a organizację wydarzenia łączą z kodem 79952000-2. Szukaj po kilku kodach i słowach z opisu.

Od jakiej kwoty catering trafia do BZP?

Pzp stosuje się do zamówień o wartości od 170 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1). Niższych zamówień zamawiający udziela według własnego regulaminu, a zakupy z projektów UE powyżej 80 000 zł netto ogłasza w Bazie Konkurencyjności.

Co jeśli na wydarzeniu będzie mniej osób, niż zapisano w zamówieniu?

Zależy od umowy. Przeczytaj, czy płacisz za liczbę zgłoszoną, czy faktyczną, oraz jakie jest minimum. Projektowane postanowienia nie mogą dopuszczać ograniczenia zakresu bez minimalnej wartości lub wielkości świadczenia (art. 433 pkt 4 Pzp).

Czy mogę złożyć ofertę tylko na catering, jeśli przetarg obejmuje także organizację?

Tylko jeśli zamawiający podzielił zamówienie na części i dopuścił oferty na wybrane z nich (art. 91 ust. 1 Pzp). Jeżeli zamówienie jest jedną całością, ofertę składasz na cały zakres, możesz więc potrzebować podwykonawcy.