Zamówienie z wolnej ręki: kiedy jest możliwe

Zamówienie z wolnej ręki to tryb, w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (art. 213 ust. 1 Pzp). Nie jest to dowolny wybór: zamawiający może go zastosować wyłącznie w sytuacjach wymienionych w ustawie, np. gdy tylko jeden wykonawca może wykonać zamówienie, albo gdy poprzedni przetarg nie przyniósł ofert. Dla Ciebie jako wykonawcy oznacza to brak konkurencji ofert: zamawiający negocjuje z jednym wykonawcą, więc o takim zamówieniu dowiadujesz się zwykle z ogłoszeń o zamiarze zawarcia umowy lub o wyniku.

Czym jest zamówienie z wolnej ręki?

To jeden z trybów udzielania zamówień z Pzp, ale wyjątkowy. Postępowanie zamawiający wszczyna przez przekazanie zaproszenia do negocjacji, a nie przez ogłoszenie o zamówieniu (art. 130 ust. 1 pkt 2 Pzp). Wraz z zaproszeniem przekazuje wykonawcy informacje potrzebne do negocjacji i projektowane postanowienia umowy (art. 217 ust. 1 Pzp).

Wykonawca składa oświadczenie z art. 125 ust. 1 Pzp i podmiotowe środki dowodowe najpóźniej wraz z zawarciem umowy. Zamawiający może odstąpić od żądania oświadczenia (art. 217 ust. 2 i 3 Pzp). Poniżej progów unijnych zamawiający może takie dokumenty zażądać przed udzieleniem zamówienia (art. 306 ust. 2 Pzp).

Kiedy zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki?

Dla zamówień od progów unijnych katalog okoliczności jest w art. 214 ust. 1 Pzp. Najważniejsze z nich:

• Jeden możliwy wykonawca z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze albo z powodu praw wyłącznych (pkt 1). Warunek dodatkowy: nie ma rozsądnego rozwiązania zastępczego, a brak konkurencji nie wynika z celowego zawężenia parametrów zamówienia. Zamawiający nie może więc opisać zamówienia tak, żeby pasowało do jednego producenta.
• Działalność twórcza lub artystyczna, gdy zamówienie może wykonać tylko jeden wykonawca (pkt 2).
• Rzeczy wytwarzane w celach badawczych, doświadczalnych, naukowych lub rozwojowych (pkt 3).
• Konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji z autorem wybranej pracy (pkt 4).
• Pilna, nieprzewidywalna potrzeba. Wyjątkowa sytuacja niewynikająca z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł przewidzieć, wymaga natychmiastowego wykonania i nie da się zachować terminów innych trybów (pkt 5).
• Nieudany przetarg nieograniczony lub ograniczony. Nie wpłynął żaden wniosek albo żadna oferta, albo wszystkie zostały odrzucone z wymienionych w ustawie powodów, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione (pkt 6).
• Powtórzenie usług lub robót u dotychczasowego wykonawcy w ciągu 3 lat, jeśli zamawiający przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu podstawowym (pkt 7), oraz dodatkowe dostawy, gdy zmiana wykonawcy powodowałaby niekompatybilność techniczną (pkt 8).
• Dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją, postępowaniem egzekucyjnym lub upadłościowym innego podmiotu (pkt 9) i zakup na giełdzie towarowej (pkt 10).
• Zamówienia wewnątrz sektora publicznego, czyli udzielane przez zamawiającego kontrolowanej przez niego osobie prawnej albo w ramach współpracy zamawiających (pkt 11-14).

Poniżej progów unijnych podstawy wskazuje art. 305 Pzp. Są to okoliczności z art. 214 ust. 1 pkt 1-5 i 7-14, a zamiast pkt 6 sytuacja, w której po trybie podstawowym nie złożono żadnej oferty albo wszystkie oferty odrzucono z określonych powodów, a warunki nie zostały istotnie zmienione. Art. 305 wymienia też zamówienia placówek zagranicznych, potrzeby własne jednostki wojskowej poza granicami państwa i zamawiających z siedzibą poza granicami, wykonywane poza granicami.

Poniżej 170 000 zł netto Pzp w ogóle się nie stosuje (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp), więc tam nie ma trybu z wolnej ręki. Takie zamówienia opisuje wpis Zamówienia poniżej 170 000 zł.

Czy zamawiający musi ogłosić zamiar zawarcia umowy?

To zależy od podstawy.

• W przypadkach in-house i współpracy zamawiających (art. 214 ust. 1 pkt 11-14) zamawiający musi zamieścić w BZP ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy i może zawrzeć umowę najwcześniej po 14 dniach od jego zamieszczenia (art. 216 ust. 1 i 2 Pzp).
• W pozostałych przypadkach może przekazać ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy, ale nie musi (art. 213 ust. 2 Pzp dla zamówień od progów unijnych, art. 306 ust. 1 Pzp poniżej tych progów).

Po zakończeniu postępowania zamawiający zamieszcza ogłoszenie o wyniku postępowania. Poniżej progów unijnych w terminie 30 dni (art. 309 ust. 1 Pzp), od progów unijnych ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przekazuje do publikacji w 30 dni od zakończenia postępowania (art. 265 ust. 1 Pzp). W ogłoszeniu o wyniku warto sprawdzić uzasadnienie zastosowania tego trybu, żeby ocenić, na jaką podstawę powołał się zamawiający. Art. 515 ust. 4 Pzp wiąże z takim uzasadnieniem terminy odwołania.

Co robić jako wykonawca?

Jeśli jesteś jedynym możliwym wykonawcą, np. dysponujesz prawami wyłącznymi, zamawiający zaprosi Cię do negocjacji. Przygotuj wtedy:

• uzasadnienie, dlaczego tylko Twoja firma może wykonać zamówienie,
• wycenę i projekt umowy, które sprawdzisz tak samo starannie jak w przetargu,
• gotowe oświadczenie i dokumenty, bo zamawiający może ich zażądać najpóźniej przy zawarciu umowy.

Jeśli uważasz, że zamawiający zastosował tryb bez podstaw, ustawa przewiduje odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej, m.in. na zaniechanie przeprowadzenia postępowania, mimo że zamawiający był do tego obowiązany (art. 513 pkt 3 Pzp). Terminy bywają krótkie. Gdy zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy, ustawa przewiduje terminy z art. 515 ust. 4 Pzp. Są to 15 dni od ogłoszenia o wyniku w BZP albo 30 dni od publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Dzienniku Urzędowym UE, a przy braku takich ogłoszeń miesiąc lub 6 miesięcy od zawarcia umowy. Czy w Twojej sprawie przysługuje Ci odwołanie, oceni prawnik. Ogólne zasady odwołań opisuje wpis Odwołanie do KIO.

Praktyczny wniosek dotyczy zamówień powtarzanych po nieudanym przetargu: jeśli w pierwszym postępowaniu nie wpłynęły oferty albo wszystkie odrzucono, zamawiający może przejść do negocjacji z jednym wykonawcą (art. 214 ust. 1 pkt 6 Pzp). Warto więc złożyć ofertę już w pierwszym przetargu. Co dzieje się z postępowaniem bez wyboru oferty, opisuje wpis Unieważnienie przetargu.

Najczęstsze pytania

Czy zamawiający może wybrać wykonawcę z wolnej ręki dowolnie?

Nie. Może zastosować ten tryb tylko w przypadkach wymienionych w ustawie: dla zamówień od progów unijnych w art. 214 ust. 1 Pzp, poniżej progów w art. 305 Pzp. Brak konkurencji nie może wynikać z celowego zawężenia parametrów zamówienia.

Czy od zamówienia z wolnej ręki można się odwołać?

Ustawa przewiduje odwołanie m.in. na niezgodną z przepisami czynność zamawiającego oraz na zaniechanie przeprowadzenia postępowania (art. 513 pkt 1 i 3 Pzp). Odwołanie ma krótkie terminy z art. 515 Pzp. Czy w Twojej sprawie przysługuje Ci odwołanie, ocenia prawnik.

Czy zamawiający zawsze ogłasza zamówienie z wolnej ręki?

Nie. Obowiązkowe jest ogłoszenie o zamiarze zawarcia umowy w przypadkach z art. 214 ust. 1 pkt 11-14. W pozostałych przypadkach jest ono możliwe (art. 213 ust. 2 i art. 306 ust. 1 Pzp). Po udzieleniu zamówienia ukazuje się ogłoszenie o wyniku lub o udzieleniu zamówienia.

Czy zamówienie z wolnej ręki to to samo co zamówienie poniżej 170 000 zł?

Nie. Zamówienie z wolnej ręki to tryb z Pzp, który wymaga przesłanek z ustawy. Zamówienia poniżej 170 000 zł netto są poza zakresem Pzp (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp), a zamawiający udziela ich według własnych zasad i innych przepisów.