Umowa ramowa w przetargu: jak działa i co daje wykonawcy
Umowa ramowa w Pzp (art. 311-315): jak zamawiający ją zawiera, okres do 4 lat, zamówienia z jednym i kilkoma wykonawcami oraz ryzyko braku zamówień.
Umowa ramowa to umowa, w której zamawiający i wybrany w postępowaniu wykonawca (albo kilku wykonawców) ustalają warunki przyszłych zamówień. Sama umowa ramowa nie jest jeszcze zamówieniem: konkretne zamówienia zamawiający udziela później, w czasie jej obowiązywania. Zawiera się ją zwykle na okres nie dłuższy niż 4 lata (art. 311 ust. 3 Pzp). Przed ofertą sprawdź, czy dostaniesz gwarancję zamówień, czy tylko prawo do ich otrzymania.
Czym jest umowa ramowa i kiedy ją stosuje się w praktyce?
Zamawiający zawiera ją po przeprowadzeniu postępowania. Stosuje odpowiednio przepisy o trybie: przetargu nieograniczonym, ograniczonym, negocjacjach z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnym lub partnerstwie innowacyjnym, gdy wartość zamówienia jest równa progom unijnym lub je przekracza, albo o trybie podstawowym, gdy jest niższa niż progi unijne (art. 311 ust. 1). Do umów ramowych stosuje się przepisy działu VII ustawy o umowie w sprawie zamówienia publicznego i jej wykonaniu (art. 311 ust. 2).
Takie konstrukcje wybierają zamawiający, którzy potrzebują powtarzalnych dostaw lub usług bez konkretnej daty, np. materiałów eksploatacyjnych, usług serwisowych czy drobnych remontów w ciągu roku. Zamiast ogłaszać przetarg co kilka tygodni, ogłaszają jeden i zamawiają według potrzeb.
Wartością umowy ramowej jest łączna wartość zamówień, które zamawiający zamierza udzielić w okresie jej obowiązywania (art. 32 ust. 2). To ta wartość decyduje o tym, czy postępowanie prowadzi się poniżej progów unijnych, czy od progów. O samych progach piszemy we wpisie o progach zamówień publicznych w 2026 r..
Na jaki okres zawiera się umowę ramową?
Umowę ramową zawiera się na okres niedłuższy niż 4 lata, z tym że ze względu na przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego może być zawarta na okres dłuższy (art. 311 ust. 3). Zamawiający nie może wykorzystywać umowy ramowej do ograniczania konkurencji (art. 311 ust. 4).
Dla Ciebie oznacza to jedno: oferując cenę, ustalasz ją na wiele miesięcy, nawet lat. Sprawdź w SWZ, czy cena jest stała, czy podlega waloryzacji. Zasady opisuje wpis o waloryzacji wynagrodzenia.
Jak udzielane są zamówienia na podstawie umowy ramowej?
Zależy od tego, z iloma wykonawcami zawarto umowę i czy ustalono wszystkie warunki.
Jeden wykonawca (art. 313). Zamawiający udziela zamówienia na warunkach z umowy ramowej, bez nowego postępowania. Jeśli nie wszystkie warunki wykonania określono w umowie ramowej, może pisemnie wezwać wykonawcę do uzupełnienia oferty.
Kilku wykonawców (art. 314). Zamawiający udziela:
- zamówień zgodnie z warunkami z umowy ramowej, bez nowego postępowania, jeśli określono w niej wszystkie warunki wykonania oraz warunki wyboru wykonawców, którzy wykonają zamówienie;
- części zamówień bez nowego postępowania, a części po przeprowadzeniu postępowania, jeśli określono wszystkie warunki wykonania, zamawiający przewidział tę możliwość w dokumentach zamówienia i opisał kryteria podjęcia decyzji, które zamówienia udzieli w jaki sposób;
- zamówień po przeprowadzeniu postępowania, jeśli nie wszystkie warunki wykonania określono w umowie ramowej.
Gdy zamówienie wymaga postępowania (wariant drugi i trzeci), zamawiający udziela go po aukcji elektronicznej albo po takiej procedurze (art. 314 ust. 4):
- przed udzieleniem każdego zamówienia pisemnie zaprasza do składania ofert wykonawców zdolnych do jego wykonania;
- wyznacza termin składania ofert, uwzględniając złożoność przedmiotu zamówienia i czas potrzebny na przygotowanie oferty;
- oferty składa się pisemnie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a ich treści nie można poznać przed upływem terminu;
- zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę według kryteriów z ogłoszenia lub dokumentów zamówienia i informuje wykonawców zgodnie z art. 253 ust. 1.
Taka mała procedura bywa nazywana w praktyce mini-konkursem. Ustawa nie podaje dla niej minimalnego terminu, a w praktyce bywa on krótki, więc musisz być gotowy do wyceny na bieżąco. Zamówienia udziela się na tych samych warunkach co w umowie ramowej, w razie potrzeby bardziej sprecyzowanych (art. 314 ust. 3).
Zamawiający nie może też dokonywać istotnych zmian warunków zamówienia określonych w umowie ramowej (art. 312 ust. 2). Udzielenie zamówienia objętego umową ramową może nastąpić wyłącznie między zamawiającymi wskazanymi w ogłoszeniu a wykonawcami, którzy są stronami umowy ramowej (art. 312 ust. 1).
Co sprawdzić w SWZ przed złożeniem oferty?
Przy umowie ramowej zmienia się lista pytań, które zadajesz:
- Liczba wykonawców. Zamawiający podaje maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zawrze umowę ramową (art. 134 ust. 2 pkt 7 w przetargu nieograniczonym, art. 281 ust. 2 pkt 16 w trybie podstawowym). Jeśli to 3, a startuje 10 firm, liczy się miejsce w rankingu.
- Sposób udzielania zamówień. Czy zamówienia trafiają do wykonawców według kolejności, według kryterium, czy po mini-konkursie.
- Ilość i wartość. Czy dokumenty podają wartość lub ilość minimalną. Ilość z ogłoszenia to zwykle szacunek zamawiającego, a nie zobowiązanie. Sama umowa ramowa nie gwarantuje, że zamówienia faktycznie nastąpią. Jeśli nie ma gwarancji minimum, nie planuj obciążenia zespołu ani zakupów pod maksymalny wolumen.
- Cena. Czy jest stała przez cały czas, czy zależy od wskaźników. Zasady zmian ceny w ramach umowy opisuje wpis o zmianie umowy po przetargu.
- Kary i zabezpieczenie. Czy dotyczą umowy ramowej, czy poszczególnych zamówień. Wątek opisują wpisy o karach umownych i zabezpieczeniu należytego wykonania umowy.
- Termin realizacji pojedynczych zamówień. Ile masz dni na dostawę lub wykonanie od złożenia zamówienia.
Przykład: zamawiający ogłasza umowę ramową na dostawy papieru do kopiarek na 24 miesiące, z maksymalną wartością 300 000 zł i trzema wykonawcami. Maksymalna wartość 300 000 zł nie jest przychodem żadnego z wykonawców. Zamówienia wynikają z potrzeb zamawiającego i z tego, jak umowa ramowa dzieli je między wykonawców.
Czym różni się umowa ramowa od zwykłej umowy?
| Cecha | Zwykła umowa | Umowa ramowa |
|---|---|---|
| Przedmiot | Konkretne roboty, dostawy lub usługi | Warunki przyszłych zamówień |
| Wolumen | Ustalony w umowie | Zależy od zamówień udzielanych w trakcie |
| Okres | Czas oznaczony | Co do zasady nie dłużej niż 4 lata |
| Wykonawcy | Jeden | Jeden albo kilku |
| Wybór przy konkretnym zamówieniu | Brak, bo umowa dotyczy jednego zamówienia | Bez postępowania albo po mini-konkursie |
Dla porównania, zwykłą umowę opisuje wpis o umowie w przetargu. Szersze omówienie zasad wyboru wykonawcy po zakończeniu postępowania znajdziesz we wpisie o wyborze oferty i terminie zawarcia umowy. Umowę w sprawie zamówienia udzielanego na podstawie umowy ramowej zamawiający może zawrzeć bez czekania na termin z art. 264 ust. 1 lub art. 308 ust. 2 (art. 264 ust. 2 pkt 2, art. 308 ust. 3 pkt 2).
Czy umowa ramowa jest widoczna w ogłoszeniach?
Tak. Zamawiający wskazuje w ogłoszeniu o zamówieniu, że zawiera umowę ramową, oraz wymienia zamawiających, którzy mogą udzielać zamówień. Informacja o udzielonych zamówieniach nie zawsze trafia do ogłoszeń. Zamawiający może nie przekazywać Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ani nie zamieszczać w BZP ogłoszenia o udzieleniu zamówienia objętego umową ramową (art. 314 ust. 6). Dlatego dane o wynikach pojedynczych zamówień bywają niedostępne i trudno oszacować rzeczywisty wolumen z samych ogłoszeń. Wartość całej umowy ramowej z ogłoszenia to wtedy jedyny punkt odniesienia. Jak czytać ogłoszenia i wyniki, opisujemy we wpisie jak czytać wyniki przetargów.
Najczęstsze pytania
Czy umowa ramowa gwarantuje zamówienia?
Nie wynika to z przepisów art. 311-315 Pzp. Umowa ramowa określa warunki przyszłych zamówień, a faktyczny wolumen zależy od zamówień zamawiającego. Sprawdź w dokumentach, czy podano minimalną ilość lub wartość. Jeśli jej nie ma, traktuj szacunek jako prognozę zamawiającego.
Na ile lat można zawrzeć umowę ramową?
Na okres niedłuższy niż 4 lata (art. 311 ust. 3 Pzp). Może być dłuższa, jeśli uzasadnia to przedmiot zamówienia i szczególny interes zamawiającego. Zamawiający nie może wykorzystywać umowy ramowej do ograniczania konkurencji (art. 311 ust. 4).
Czy trzeba składać nową ofertę przy każdym zamówieniu?
Zależy od umowy. Przy jednym wykonawcy albo gdy wszystkie warunki określono w umowie ramowej zamówienia udziela się bez nowego postępowania (art. 313 i art. 314 ust. 1 pkt 1). Gdy nie wszystkie warunki określono, zamawiający zaprasza wykonawców do składania ofert na konkretne zamówienie (art. 314 ust. 1 pkt 3 i ust. 4).
Kto może udzielać zamówień na podstawie umowy ramowej?
Wyłącznie zamawiający wskazani w ogłoszeniu o zamówieniu i tylko wykonawcom będącym stronami umowy ramowej (art. 312 ust. 1 Pzp). Przy udzielaniu zamówienia zamawiający nie może dokonywać istotnych zmian warunków określonych w umowie ramowej (art. 312 ust. 2).