Wybór oferty w przetargu: kiedy można podpisać umowę

Zamawiający informuje wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty niezwłocznie po jej wyborze (art. 253 ust. 1 Pzp). Umowę może podpisać dopiero po upływie ustawowego terminu. W trybie podstawowym to co najmniej 5 dni od przesłania zawiadomienia elektronicznie albo 10 dni, gdy wysłano je w inny sposób (art. 308 ust. 2). Od progów unijnych to 10 albo 15 dni (art. 264 ust. 1). Przy jednej ofercie i w kilku innych sytuacjach zamawiający nie musi czekać.

Co zawiera zawiadomienie o wyborze oferty?

Zamawiający wysyła je równocześnie do wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty. Według art. 253 ust. 1 Pzp podaje w nim:

• który wykonawca wygrał, z nazwą i siedzibą albo imieniem, nazwiskiem i miejscem wykonywania działalności;
• nazwy i siedziby pozostałych wykonawców, którzy złożyli oferty;
• punktację przyznaną każdej ofercie w każdym kryterium oceny oraz łączną punktację;
• wykonawców, których oferty odrzucono, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym odrzucenia.

Informację o wyborze, razem z punktacją, zamawiający zamieszcza niezwłocznie na stronie internetowej postępowania (art. 253 ust. 2). Może jej nie ujawniać tylko wtedy, gdy ujawnienie byłoby sprzeczne z ważnym interesem publicznym (art. 253 ust. 3).

Z punktacji wyczytasz, o ile przegrałeś i w którym kryterium. To podstawa decyzji, czy w ogóle się odwoływać. Jak czytać wyniki i porównywać ceny, opisujemy we wpisie jak czytać wyniki przetargów.

Po ilu dniach zamawiający może podpisać umowę?

Ustawa wyznacza najwcześniejszą datę zawarcia umowy. Termin liczy się od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze, a nie od dnia, w którym je przeczytałeś. Zależy od trybu i od sposobu przesłania zawiadomienia.

Postępowanie	Zawiadomienie elektroniczne	Zawiadomienie w inny sposób	Przepis
Tryb podstawowy (poniżej progów unijnych)	co najmniej 5 dni	co najmniej 10 dni	art. 308 ust. 2
Przetarg nieograniczony i inne tryby od progów unijnych	co najmniej 10 dni	co najmniej 15 dni	art. 264 ust. 1

Komunikacja w postępowaniu odbywa się co do zasady elektronicznie (art. 61 ust. 1), więc zwykle obowiązuje krótszy termin z kolumny po lewej. Dni liczysz według Kodeksu cywilnego, który stosuje się do czynności w postępowaniu (art. 8 ust. 1 Pzp). Dnia, w którym wysłano zawiadomienie, nie wlicza się do terminu (art. 111 § 2 kc). Konkretny dzień podpisania wyznacza zamawiający, więc jeśli data jest dla Ciebie ważna, zapytaj o nią wprost.

Kiedy umowę można zawrzeć bez czekania?

Zamawiający może podpisać umowę przed upływem tych terminów w kilku sytuacjach:

• w trybie podstawowym złożono tylko jedną ofertę (art. 308 ust. 3 pkt 1 lit. a);
• w przetargu nieograniczonym złożono tylko jedną ofertę (art. 264 ust. 2 pkt 1 lit. a);
• zamówienie jest udzielane w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo na podstawie umowy ramowej (art. 308 ust. 3 pkt 2 i art. 264 ust. 2 pkt 2).

Sens wyjątku jest prosty: gdy konkurenta nie ma, nikt nie złoży odwołania od wyboru. Przy zamówieniach na podstawie umowy ramowej opisujemy zasady we wpisie o umowie ramowej.

Co może wstrzymać podpisanie umowy?

Odwołanie do KIO. Odwołanie od wyboru oferty wnosisz w terminie liczonym od przekazania informacji o czynności zamawiającego (art. 515 ust. 1). Od progów unijnych to 10 dni przy zawiadomieniu elektronicznym i 15 dni przy innym sposobie. Poniżej progów unijnych to odpowiednio 5 i 10 dni. Prawo do środków ochrony ma wykonawca, który ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia i poniósł lub może ponieść szkodę (art. 505 ust. 1). Cały przebieg opisuje wpis o odwołaniu do KIO.

Zakaz zawarcia umowy. Po wniesieniu odwołania zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu ogłoszenia przez Izbę wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze (art. 577). Może wnioskować o uchylenie tego zakazu, a Izba rozstrzyga w ciągu 5 dni od złożenia wniosku (art. 578). Umowa zawarta z naruszeniem terminu z art. 264 lub art. 308 ust. 2 albo 3, a także z naruszeniem art. 577, podlega unieważnieniu, jeśli uniemożliwiło to Izbie uwzględnienie odwołania (art. 457 ust. 1 pkt 2).

Unieważnienie postępowania. Zamawiający może zamiast podpisać umowę unieważnić postępowanie, np. gdy wykonawca nie wniósł zabezpieczenia albo uchylił się od zawarcia umowy (art. 255 pkt 7). Powody opisuje wpis o unieważnieniu przetargu.

Uwaga na wniosek o zwrot wadium

Wykonawca, którego oferta nie wygrała, może złożyć wniosek o zwrot wadium. Zamawiający zwraca je w ciągu 7 dni od wniosku (art. 98 ust. 2 pkt 3). Jest w tym pułapka: złożenie takiego wniosku rozwiązuje stosunek prawny z wykonawcą i oznacza utratę prawa do środków ochrony prawnej (art. 98 ust. 3). Jeśli rozważasz odwołanie, najpierw podejmij tę decyzję, a dopiero potem pisz o wadium. Wadium wykonawcy, którego ofertę wybrano, wraca po zawarciu umowy (art. 98 ust. 1 pkt 2). Szczegóły form i zwrotu znajdziesz we wpisie o wadium w przetargu.

Co robi wykonawca, którego oferta wygrała?

W okresie oczekiwania przygotuj się do podpisu:

1. Przeczytaj w SWZ część o formalnościach po wyborze oferty. Zamawiający musi ją zamieścić (art. 134 ust. 1 pkt 19 w przetargu nieograniczonym, art. 281 ust. 1 pkt 18 w trybie podstawowym). Znajdziesz tam zwykle listę dokumentów do dostarczenia i sposób podpisania umowy.
2. Wnieś zabezpieczenie należytego wykonania umowy, jeśli jest wymagane. Zabezpieczenie wnosi się przed zawarciem umowy, chyba że dokumenty zamówienia wskazują inny termin (art. 449 ust. 3). Zasady opisujemy we wpisie o zabezpieczeniu należytego wykonania umowy.
3. Ustal, kto podpisuje. Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 432), a zamawiający w SWZ określa, jak ma wyglądać podpis. Podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji według KRS albo CEIDG albo pełnomocnik. Konsorcjum działa przez pełnomocnika, a przed podpisaniem zamawiający może zażądać kopii umowy między wykonawcami (art. 59).
4. Sprawdź jeszcze raz projekt umowy. Podpisujesz ją na warunkach z oferty i SWZ.

Co grozi za odmowę podpisania umowy?

Zamawiający zatrzymuje wadium, jeśli wykonawca, którego ofertę wybrano, odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie albo nie wniósł wymaganego zabezpieczenia (art. 98 ust. 6 pkt 2 lit. a i b). Zatrzymanie dotyczy też sytuacji, gdy zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie tego wykonawcy (art. 98 ust. 6 pkt 3). Zamawiający może ponadto ponownie zbadać i ocenić pozostałe oferty i wybrać inną albo unieważnić postępowanie (art. 263).

Termin związania ofertą też ma znaczenie. W trybie podstawowym wykonawca jest związany ofertą do daty z dokumentów zamówienia, ale nie dłużej niż 30 dni od terminu składania ofert (art. 307 ust. 1). Jeśli wybór nie nastąpi na czas, zamawiający może raz poprosić o zgodę na przedłużenie o nie więcej niż 30 dni (art. 307 ust. 2).

Co robić, gdy Twoja oferta przegrała?

1. Sprawdź punktację i uzasadnienie odrzucenia, jeśli Twoją ofertę odrzucono. Zasady opisuje wpis o odrzuceniu oferty.
2. Poproś o protokół postępowania. Jest jawny i udostępniany na wniosek (art. 74 ust. 1). Oferty z załącznikami zamawiający udostępnia niezwłocznie po otwarciu, najpóźniej w ciągu 3 dni od otwarcia ofert, z wyłączeniem informacji poufnych (art. 74 ust. 2 pkt 1).
3. Zdecyduj o odwołaniu, zanim upłynie termin z art. 515 ust. 1.
4. Dopiero potem składaj wniosek o zwrot wadium.

Najczęstsze pytania

Po ilu dniach od zawiadomienia zamawiający może podpisać umowę?

W trybie podstawowym po co najmniej 5 dniach od przesłania zawiadomienia elektronicznie (10 dni, gdy wysłano je inaczej), według art. 308 ust. 2 Pzp. Od progów unijnych po co najmniej 10 dniach (15 dni), według art. 264 ust. 1. Przy jednej złożonej ofercie zamawiający nie musi czekać.

Czy odwołanie wstrzymuje podpisanie umowy?

Tak. Po wniesieniu odwołania zamawiający nie może zawrzeć umowy do czasu ogłoszenia przez KIO wyroku lub postanowienia kończącego postępowanie odwoławcze (art. 577 Pzp). Zamawiający może wnioskować do Izby o uchylenie tego zakazu (art. 578), np. gdy niezawarcie umowy zaszkodziłoby interesowi publicznemu.

Czy mogę odmówić podpisania umowy po wygraniu przetargu?

Możesz, ale zamawiający zatrzyma wadium, jeśli odmówisz podpisania umowy na warunkach z oferty albo nie wniesiesz wymaganego zabezpieczenia (art. 98 ust. 6 pkt 2 Pzp). Zamawiający może też wybrać kolejną ofertę albo unieważnić postępowanie. Zanim odmówisz, sprawdź w SWZ, czy warunki, które Cię zaskakują, nie wynikają z projektu umowy.

Czy zamawiający musi podpisać umowę w ostatnim dniu terminu?

Nie. Art. 264 i art. 308 określają najwcześniejszy termin zawarcia umowy, a nie dzień podpisu. Datę ustala zamawiający. Ty jesteś związany ofertą do terminu z dokumentów zamówienia, który w trybie podstawowym nie może przekraczać 30 dni od terminu składania ofert.