Ocena wniosku o dofinansowanie: kryteria i protest

Wniosek o dofinansowanie ocenia komisja oceny projektów według kryteriów wyboru projektów z regulaminu naboru. Jeśli instytucja uzna, że projekt nie spełnia kryteriów, informuje o ocenie negatywnej z uzasadnieniem, a Ty możesz w ciągu 14 dni od doręczenia tej informacji wnieść protest. Gdy protest nie zostanie uwzględniony, przysługuje skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego, także w terminie 14 dni.

Opisujemy zasady z ustawy z 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 1733, z późniejszymi zmianami). Dotyczy naborów konkurencyjnych, ale nie programów Interreg (art. 79). To omówienie, a nie porada prawna. Konkretne pouczenie znajdziesz w informacji o wyniku oceny.

Jak przebiega ocena wniosku?

Do dofinansowania można wybrać wyłącznie projekt spełniający kryteria wyboru projektów (art. 43). Kryteria zatwierdza komitet monitorujący programu (art. 19), a regulamin naboru wskazuje, jakie obowiązują w danym naborze (art. 51 ust. 1 pkt 3). Oceny dokonuje komisja oceny projektów, którą powołuje instytucja i której pracę nadzoruje (art. 53 i 54 ust. 1).

Ocena może być podzielona na etapy (art. 54 ust. 2). O tym, czy ocena ma etapy, decyduje regulamin naboru, który zawiera opis procedury oceny (art. 51 ust. 2 pkt 2). Projekt nie przechodzi do kolejnego etapu wyłącznie na skutek zatwierdzonej oceny negatywnej (art. 54 ust. 3). Po każdym etapie instytucja publikuje informację o projektach zakwalifikowanych dalej (art. 54 ust. 4).

Co z uzupełnieniem wniosku?

Na wezwanie instytucji możesz uzupełnić lub poprawić wniosek w zakresie określonym w wezwaniu, zgodnie z regulaminem (art. 55 ust. 1). Wezwanie przychodzi drogą elektroniczną, a termin liczy się od dnia następującego po dniu jego przekazania (art. 55 ust. 2). Oczywistą omyłkę pisarską lub rachunkową instytucja może poprawić z urzędu i poinformować Cię o tym (art. 55 ust. 3). Wnioskodawców traktuje się równo, więc nie licz na poprawki poza zakresem wezwania.

Kiedy ocena jest negatywna?

Ocena negatywna to każda ocena w zakresie kryteriów, po której projekt nie może przejść do kolejnego etapu ani zostać wybrany do dofinansowania (art. 56 ust. 5). Jest też drugi, mniej oczywisty przypadek: projekt nie może zostać wybrany z powodu wyczerpania kwoty przeznaczonej na dofinansowanie w danym naborze (art. 56 ust. 6). Taki projekt może spełniać wszystkie kryteria, a mimo to dostać ocenę negatywną. Po zakończeniu postępowania instytucja może wybrać takie projekty do dofinansowania, jeśli kwota w ramach działania będzie dostępna i pozwala na to regulamin (art. 57 ust. 5).

Instytucja przekazuje Ci niezwłocznie informację o zatwierdzonym wyniku. Przy ocenie negatywnej zawiera ona uzasadnienie, a w naborze konkurencyjnym także pouczenie o proteście: termin, instytucję, do której go skierować, wymogi formalne i formę (art. 56 ust. 4 i 7). Brak pouczenia albo błąd w nim nie pozbawia Cię prawa do protestu (art. 64 ust. 7).

Jak działa protest?

Protest służy do ponownego sprawdzenia wniosku w zakresie spełniania kryteriów wyboru projektów (art. 63). Możesz go wnieść w terminie 14 dni od doręczenia informacji o wyniku oceny (art. 64 ust. 1). Protest zawiera (art. 64 ust. 2):

• oznaczenie instytucji właściwej do rozpatrzenia protestu;
• oznaczenie wnioskodawcy i numer wniosku;
• wskazanie kryteriów, z których oceną się nie zgadzasz, wraz z uzasadnieniem;
• zarzuty proceduralne dotyczące oceny, wraz z uzasadnieniem;
• podpis wnioskodawcy lub osoby upoważnionej, z dokumentem potwierdzającym umocowanie.

Ostatni punkt jest formalnie wymagający. Protest i informacje w procedurze odwoławczej wymagają podpisu własnoręcznego albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub osobistego (art. 72 ust. 2).

Instytucja wzywa do uzupełnienia braków formalnych w ciągu 7 dni od otrzymania wezwania, pod rygorem pozostawienia protestu bez rozpatrzenia. Uzupełnić można jednak tylko oznaczenie instytucji, wnioskodawcy, numer wniosku i podpis (art. 64 ust. 3 i 5). Braków merytorycznych w ten sposób nie naprawisz: protest bez wskazania kryteriów, z których oceną się nie zgadzasz, jest pozostawiany bez rozpatrzenia (art. 70 ust. 1 pkt 3). Dotyczy to też protestu po terminie albo wniesionego przez podmiot, któremu nie przysługuje to prawo, o ile pouczenie było prawidłowe.

Protest rozpatruje instytucja zarządzająca albo pośrednicząca (art. 66). Gdy protest rozpatruje inna instytucja niż ta, która oceniała projekt, instytucja oceniająca ma 14 dni, żeby zweryfikować własną ocenę i ewentualnie zmienić rozstrzygnięcie. Jeśli nie widzi podstaw, kieruje protest dalej (art. 67 ust. 2). Rozpatrzenie trwa nie dłużej niż 21 dni od otrzymania protestu, a w uzasadnionych przypadkach, np. przy pomocy ekspertów, termin można przedłużyć do łącznie 45 dni (art. 68). W rozpatrywaniu nie biorą udziału osoby zaangażowane w przygotowanie projektu lub jego ocenę (art. 71).

Jakie są możliwe wyniki protestu?

Instytucja może:

• uwzględnić protest, czyli zakwalifikować projekt do kolejnego etapu albo wybrać go do dofinansowania, lub przekazać sprawę do ponownej oceny, jeśli doszło do naruszeń procedur o istotnym wpływie na wynik (art. 69 ust. 2);
• nie uwzględnić protestu, pouczając o możliwości wniesienia skargi do sądu (art. 69 ust. 1).

Ponowna ocena polega na powtórnej weryfikacji projektu w zakresie kryteriów i zarzutów z protestu, a przy ocenie negatywnej instytucja znów pouczy o skardze (art. 69 ust. 3 i 4).

Protest możesz wycofać do zakończenia jego rozpatrywania, ale wtedy nie wniesiesz go ponownie ani skargi do sądu (art. 65 ust. 5 i 6). Zanim wycofasz, zastanów się, czy na pewno tego chcesz.

Kiedy możesz złożyć skargę do sądu?

Skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego wnosisz, gdy protest nie został uwzględniony, projekt dostał negatywną ponowną ocenę albo protest pozostawiono bez rozpatrzenia (art. 73 ust. 1). Terminy są krótkie:

Etap	Termin	Przepis
Protest	14 dni od doręczenia informacji o wyniku oceny	art. 64 ust. 1
Uzupełnienie braków formalnych protestu	7 dni od otrzymania wezwania	art. 64 ust. 3
Rozpatrzenie protestu	do 21 dni, nie dłużej niż 45 dni	art. 68
Skarga do WSA	14 dni od otrzymania informacji	art. 73 ust. 2
Rozpoznanie skargi przez sąd	30 dni od jej wniesienia	art. 73 ust. 5
Skarga kasacyjna do NSA	14 dni od doręczenia rozstrzygnięcia WSA	art. 74 ust. 1

Skargę wnosisz bezpośrednio do sądu wraz z kompletną dokumentacją: wnioskiem o dofinansowanie, informacją o wynikach oceny, protestem i informacją o jego rozpatrzeniu. Skarga podlega wpisowi stałemu (art. 73 ust. 2 i 3). Skarga bez kompletu dokumentów albo bez wpisu zostanie odrzucona, ale sąd wezwie najpierw do uzupełnienia w 7 dni (art. 73 ust. 6 i 7).

Sąd może uwzględnić skargę, jeśli ocena naruszyła prawo i miało to istotny wpływ na jej wynik. Wtedy sprawa wraca do instytucji (art. 73 ust. 8). Gdy w trakcie odwołań wyczerpie się kwota przeznaczona na dofinansowanie, protest jest pozostawiany bez rozpatrzenia, a sąd tylko stwierdza naruszenie prawa, bez przekazywania sprawy do ponownego rozpatrzenia (art. 77 ust. 2). Procedura odwoławcza nie wstrzymuje podpisywania umów z wnioskodawcami wybranymi do dofinansowania (art. 78).

Jak ograniczyć ryzyko oceny negatywnej?

1. Przeczytaj kryteria w regulaminie i zbuduj odpowiedzi pod każde z nich. Wskazówki znajdziesz we wpisie Regulamin naboru: co sprawdzić.
2. Sprawdź, czy wydatki są kwalifikowalne, czyli co możesz sfinansować. Zobacz wpis o kosztach kwalifikowalnych.
3. Złóż wniosek z zapasem czasu, żeby zdążyć z odpowiedzią na wezwanie.
4. Po wyniku od razu zanotuj datę doręczenia i terminy z pouczenia.

Cały przebieg, od naboru do umowy, opisujemy we wpisie Wniosek o dofinansowanie krok po kroku.

Najczęstsze pytania

Ile mam czasu na protest?

14 dni od doręczenia informacji o wyniku oceny (art. 64 ust. 1 ustawy). Termin liczy się od doręczenia, a doręczenia i liczenie terminów regulują odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 56 ust. 4 i art. 72 ust. 1). Zanotuj datę odbioru informacji.

Czy zawsze można wnieść protest?

Tylko przy negatywnej ocenie projektu wybieranego w sposób konkurencyjny (art. 63). Nie dotyczy to unieważnienia całego postępowania (art. 58 ust. 2) ani programów Interreg (art. 79).

Co jeśli instytucja nie pouczyła mnie o proteście?

Błędne pouczenie lub jego brak nie wpływają negatywnie na Twoje prawo do protestu (art. 64 ust. 7). Termin z ustawy to nadal 14 dni od doręczenia, więc nie czekaj, a w razie wątpliwości zapytaj instytucję lub prawnika.

Czy protest wstrzymuje podpisywanie umów z innymi?

Nie. Procedura odwoławcza nie wstrzymuje zawierania umów z wnioskodawcami, których projekty wybrano do dofinansowania (art. 78).