Spółka cywilna w przetargu: kto jest wykonawcą i co złożyć

Spółka cywilna nie jest osobą prawną, a Pzp nie ma dla niej osobnego przepisu. Dlatego w praktyce zamawiających wykonawcami są jej wspólnicy, a ich ofertę traktuje się jak ofertę wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie z art. 58 Pzp. Oznacza to jedną ofertę, pełnomocnika, oświadczenia składane przez każdego wspólnika i solidarną odpowiedzialność za umowę. Szczegóły zawsze sprawdź w SWZ, bo zamawiający bywają tu bardziej lub mniej wymagający.

Dlaczego spółka cywilna to przypadek szczególny?

Pzp definiuje wykonawcę jako osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (art. 7 pkt 30). Spółka cywilna jest umową wspólników, a nie podmiotem prawa. Choć ma zwykle własny NIP i REGON, to jej wspólnicy są stronami zobowiązań. Dlatego w praktyce zamawiający stosują do niej przepisy o wykonawcach wspólnie ubiegających się: art. 58 ust. 1 pozwala wykonawcom wspólnie ubiegać się o zamówienie, a ust. 5 każe odpowiednio stosować do nich przepisy o wykonawcy.

To nie jest wprost zapisane w ustawie, więc jeśli zamawiający zajmuje w SWZ inne stanowisko, zastosuj się do niego albo zapytaj w terminie na pytania do SWZ. Pytania i ich terminy opisuje wpis o pytaniach do SWZ.

Spółka jawna, partnerska i komandytowa to osobne sprawy. Są spółkami handlowymi z wpisem do KRS i składają ofertę jako jeden wykonawca.

Jak wygląda oferta spółki cywilnej?

Składasz jedną ofertę. W formularzu ofertowym podaj nazwę spółki, jej NIP i REGON oraz dane wszystkich wspólników. Zamawiający powinien widzieć, że wykonawcą jest spółka i kim są osoby, które za nią odpowiadają.

Przy wypełnianiu formularza sprawdź trzy rzeczy:

• Kto podpisuje. O sposobie reprezentacji decyduje umowa spółki. Jeśli dopuszcza działanie jednego wspólnika, zamawiający może zażądać dokumentu, który to potwierdza. Przy podpisie elektronicznym liczy się zgodność z wymaganiami SWZ, opisanymi we wpisie o podpisie elektronicznym w przetargu.
• Do kogo trafia korespondencja. Wskaż jeden adres e-mail do komunikacji z zamawiającym.
• Jakie wymagania są w ogłoszeniu. Zamawiający nie może wymagać od wykonawców wspólnie ubiegających się określonej formy prawnej (art. 58 ust. 3), może jednak postawić im inne wymagania realizacyjne, jeśli uzasadnia to charakter zamówienia (art. 58 ust. 4).

Pełnomocnik: czy umowa spółki wystarczy?

Wykonawcy wspólnie ubiegający się ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy (art. 58 ust. 2). Przy spółce cywilnej spotkasz dwa rozwiązania:

• osobne pełnomocnictwo podpisane przez wszystkich wspólników, w formie wymaganej w SWZ;
• umowę spółki albo uchwałę wspólników, z której wynika, kto reprezentuje spółkę i w jakim zakresie.

Drugie rozwiązanie jest wygodne, ale nie masz gwarancji, że zamawiający je przyjmie. Jeśli umowa spółki zawiera dane wspólników, których nie chcesz ujawniać, bezpieczniej dołączyć krótkie pełnomocnictwo. Jak je przygotować, opisujemy we wpisie o pełnomocnictwie w przetargu.

Jakie dokumenty składa każdy wspólnik?

Przy wspólnym ubieganiu się oświadczenie z art. 125 ust. 1 składa każdy z wykonawców (art. 125 ust. 4). Oświadczenia potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w takim zakresie, w jakim dany wykonawca je wykazuje. Przy spółce cywilnej oznacza to, że oświadczenie składa każdy wspólnik, a nie sama spółka. Treść oświadczenia i różnice między formularzem zamawiającego a JEDZ opisuje wpis o oświadczeniu z art. 125 Pzp.

Po wezwaniu zamawiającego składasz podmiotowe środki dowodowe. Podstawy wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1 Pzp dotyczą wykonawcy będącego osobą fizyczną. Jeśli wspólnikami są osoby fizyczne, informację z Krajowego Rejestru Karnego zwykle składa każdy z nich. Zamawiający może pobrać część danych z bezpłatnych rejestrów, np. z CEIDG, jeśli podasz dane pozwalające do nich dotrzeć. Co dokładnie żąda zamawiający, ustalasz z wezwania i SWZ.

Jak wykazać warunki udziału: doświadczenie i zdolność finansowa?

Warunki udziału spełniacie łącznie, według zasad dla wykonawców wspólnie ubiegających się:

• Uprawnienia. Wystarczy, że co najmniej jeden wspólnik ma uprawnienia i wykona część zamówienia, do której są wymagane (art. 117 ust. 2).
• Wykształcenie, kwalifikacje i doświadczenie. Możecie polegać na zdolnościach tych wspólników, którzy wykonają roboty lub usługi wymagające tych zdolności (art. 117 ust. 3).
• Oświadczenie o podziale prac. W obu przypadkach dołączacie oświadczenie, z którego wynika, które roboty, dostawy lub usługi wykona każdy wspólnik (art. 117 ust. 4).

Doświadczenie może należeć do spółki albo do firmy, którą wspólnik prowadzi osobno. W drugim przypadku sprawdź, czy SWZ pozwala powołać się na nie w Twojej konfiguracji. Przy wątpliwościach napisz do zamawiającego przed terminem składania ofert albo skonsultuj się z prawnikiem. Jak opisywać referencje i wykazy, wyjaśnia wpis o referencjach i wykazie robót.

Wadium i odpowiedzialność za umowę

Wadium wnosisz jako jeden wykonawca, czyli spółka. Gwarancja lub przelew powinny wyraźnie wskazywać, że zabezpieczają ofertę spółki cywilnej, najlepiej z nazwą spółki i wspólnikami. Zasady opisuje wpis o wadium w przetargu.

Odpowiedzialność za wykonanie umowy ponoszą wspólnicy solidarnie. Wynika to z art. 445 ust. 1 Pzp, który dotyczy wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (także za zabezpieczenie należytego wykonania umowy), a w przypadku spółki cywilnej także z Kodeksu cywilnego, który przewiduje solidarną odpowiedzialność wspólników za zobowiązania spółki (art. 864 kc). Zamawiający może więc żądać całości od każdego wspólnika. Przy karach umownych i szkodach ma to wymierne konsekwencje: sprawdź ten wątek we wpisie o karach umownych.

Co jeśli skład spółki zmieni się w trakcie postępowania lub umowy?

Zmiana wspólników to częsta pułapka. Jeśli ktoś wystąpi ze spółki lub dojdzie nowy wspólnik w trakcie postępowania, poinformuj zamawiającego i sprawdź, czy oferta nadal spełnia warunki, bo oświadczenia składali konkretni wspólnicy. Po zawarciu umowy zmiana wykonawcy jest dopuszczalna bez nowego postępowania tylko w sytuacjach z art. 455 ust. 1 pkt 2 Pzp, np. przy sukcesji, gdy nowy podmiot spełnia warunki udziału i nie ma wobec niego podstaw wykluczenia. Dlatego przed ofertą ustal we wspólnej umowie, co się dzieje przy wystąpieniu wspólnika. Zmiany umowy opisuje wpis o zmianie umowy po przetargu.

Najczęstsze pytania

Czy spółka cywilna może wziąć udział w przetargu?

Tak. Wykonawcami są wspólnicy spółki, a w praktyce zamawiającego traktuje się ją jak wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (art. 58 Pzp). Zamawiający nie może wymagać określonej formy prawnej, żeby złożyć ofertę (art. 58 ust. 3).

Czy każdy wspólnik składa oświadczenie z art. 125?

Tak. Przy wspólnym ubieganiu się oświadczenie składa każdy z wykonawców (art. 125 ust. 4 Pzp), więc przy spółce cywilnej każdy wspólnik. Potwierdza w nim brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków w zakresie, w jakim je wykazuje.

Czy potrzebuję pełnomocnictwa, jeśli umowa spółki wskazuje, kto reprezentuje wspólników?

Pzp wymaga ustanowienia pełnomocnika przy wspólnym ubieganiu się (art. 58 ust. 2). Wielu zamawiających akceptuje umowę spółki jako źródło umocowania, ale nie jest to regułą. Sprawdź SWZ albo zapytaj zamawiającego. Pełnomocnictwo jest bezpieczniejsze i krótsze niż cała umowa spółki.

Za co odpowiadają wspólnicy po podpisaniu umowy?

Solidarnie za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia (art. 445 ust. 1 Pzp). Zamawiający może żądać całego świadczenia albo całej kary od każdego wspólnika. Podział między wspólnikami ustalacie w umowie spółki.