Referencje i wykaz robót: jak wykazać doświadczenie

Doświadczenie wykazujesz wykazem wykonanych robót, dostaw albo usług i dowodami, że wykonałeś je należycie, najczęściej referencjami. Roboty budowlane liczą się z ostatnich 5 lat, dostawy i usługi z ostatnich 3 lat, licząc wstecz od terminu składania ofert. Do oferty zwykle dołączasz tylko oświadczenie, a wykaz i referencje składasz na wezwanie zamawiającego.

Doświadczenie jako warunek udziału

Doświadczenie należy do warunków dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej (art. 112 ust. 2 pkt 4 Pzp). Zamawiający może je postawić wobec wykonawcy albo osób, które skieruje do realizacji zamówienia (art. 116 ust. 1). Warunek musi być proporcjonalny do przedmiotu zamówienia i najlepiej wyrażony jako minimalny poziom zdolności (art. 112 ust. 1).

Przykład warunku: „wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 5 lat wykonał co najmniej 2 roboty polegające na termomodernizacji budynku, każda o wartości co najmniej 500 000 zł brutto”.

Czytając taki warunek, sprawdź pięć rzeczy:

• liczbę realizacji, na przykład „co najmniej 2”;
• rodzaj, czyli co dokładnie ma obejmować robota, dostawa albo usługa;
• wartość i to, czy chodzi o kwotę netto czy brutto;
• okres, jeśli zamawiający dopuścił dłuższy niż standardowy;
• czy realizacja musi być zakończona, czy wystarczy wykonywana, przy usługach ciągłych.

Szersze omówienie wszystkich rodzajów warunków znajdziesz w poradniku o warunkach udziału w postępowaniu.

Wykaz robót, dostaw i usług oraz dowody

Jakie dokumenty zamawiający może żądać, określa rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych (Dz.U. 2020 poz. 2415). Przy doświadczeniu chodzi o § 9 ust. 1:

• wykaz robót budowlanych (pkt 1) podaje rodzaj, wartość, datę i miejsce wykonania oraz podmiot, na rzecz którego roboty wykonano;
• wykaz dostaw lub usług (pkt 2) podaje wartość, przedmiot, daty wykonania i odbiorcę.

Do wykazu dołączasz dowody należytego wykonania. Są to referencje albo inne dokumenty sporządzone przez odbiorcę. Gdy z przyczyn od Ciebie niezależnych nie możesz ich uzyskać, przy robotach składasz inne odpowiednie dokumenty, a przy dostawach i usługach własne oświadczenie.

Kiedy składasz te dokumenty? Z ofertą dołączasz oświadczenie z art. 125 ust. 1, które tymczasowo zastępuje dowody. Więcej o nim w poradniku o oświadczeniu z art. 125 Pzp. Wykaz i referencje składa wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie zamawiającego. W trybie podstawowym termin to co najmniej 5 dni (art. 274 ust. 1), w postępowaniach unijnych co najmniej 10 dni (art. 126 ust. 1).

W trybie podstawowym zamawiający wzywa tylko do dokumentów, których wymagał w ogłoszeniu albo w dokumentach zamówienia (art. 274 ust. 1). Może też poprzestać na samym oświadczeniu wykonawcy o spełnianiu warunków (§ 10 rozporządzenia).

Z jakiego okresu liczy się doświadczenie

Rozporządzenie podaje dwa okresy:

• roboty budowlane wykonane nie wcześniej niż w ostatnich 5 latach;
• dostawy i usługi wykonane w ostatnich 3 latach, a przy świadczeniach powtarzających się lub ciągłych także wykonywane.

Jeśli działasz krócej, liczy się okres Twojej działalności. Okresy liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert (§ 9 ust. 2 pkt 1).

Przykład: termin składania ofert mija 15 grudnia 2026 r. Liczą się roboty wykonane od 15 grudnia 2021 r. oraz dostawy i usługi wykonane od 15 grudnia 2023 r.

Zamawiający może dopuścić dłuższy okres, żeby zwiększyć konkurencję (§ 9 ust. 4). Wtedy napisze to w warunku.

Przy usługach ciągłych, które nadal wykonujesz, referencja musi być wystawiona w ostatnich 3 miesiącach (§ 9 ust. 1 pkt 2). Starsza referencja z trwającej umowy nie wystarczy.

Doświadczenie z konsorcjum i z podwykonawstwa

Gdy powołujesz się na zamówienie wykonane wspólnie z innymi firmami, liczy się tylko ta część, w której bezpośrednio uczestniczyłeś (§ 9 ust. 3 rozporządzenia). Udział w konsorcjum, w którym partner wykonał całą robotę, nie daje Ci doświadczenia w tej robocie.

W wykazie opisz więc swój zakres, a nie całe zamówienie. Najlepiej, gdy referencja albo umowa konsorcjum pokazuje, kto co wykonał.

Rozporządzenie nie wyklucza robót wykonanych jako podwykonawca. Odbiorcą, który wystawia referencję, jest wtedy firma, na rzecz której ją wykonałeś, czyli zwykle generalny wykonawca.

Jeśli startujesz teraz w konsorcjum, partnerzy mogą polegać na doświadczeniu tego z nich, który wykona roboty lub usługi wymagające tego doświadczenia (art. 117 ust. 3). Do oferty dołączacie oświadczenie, kto co wykona (art. 117 ust. 4).

Referencje, protokoły i inne dowody

Dobra referencja podaje przedmiot zamówienia, wartość, okres i miejsce wykonania oraz ocenę, że zamówienie wykonano należycie. Brak jednego z tych elementów bywa powodem wezwania do uzupełnienia.

Rozporządzenie mówi o referencjach bądź innych dokumentach sporządzonych przez odbiorcę. Może to być na przykład protokół odbioru końcowego bez zastrzeżeń, podpisany przez inwestora.

Doświadczenie z umów z firmami prywatnymi liczy się tak samo jak z zamówień publicznych. Rozporządzenie mówi o podmiocie, na rzecz którego wykonano roboty, i nie zawęża go do zamawiających publicznych. Ograniczenie musiałoby wynikać z treści warunku.

Formę dowodów określa rozporządzenie o środkach komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2020 poz. 2452):

• referencję wystawioną elektronicznie przekazujesz jako oryginalny plik (§ 6 ust. 1);
• referencję papierową przekazujesz jako skan opatrzony podpisem, który poświadcza jej zgodność z oryginałem (§ 6 ust. 2).

Zgodność poświadczasz sam albo notariusz (§ 6 ust. 3 pkt 1 i ust. 4). W postępowaniach od progów unijnych potrzebny jest podpis kwalifikowany. Poniżej progów wystarczy kwalifikowany, zaufany albo osobisty.

Jeśli w wykazie albo w referencjach czegoś brakuje, zamawiający wezwie do uzupełnienia. Zasady tego wezwania opisujemy w poradniku o uzupełnianiu dokumentów z art. 128 Pzp. Zamawiający może też zapytać wystawcę referencji bezpośrednio (art. 128 ust. 5).

Doświadczenie innej firmy (art. 118 Pzp)

Gdy nie masz wymaganego doświadczenia, możesz polegać na zdolnościach innego podmiotu (art. 118 ust. 1). Przy doświadczeniu ustawa stawia dodatkowy wymóg. Ten podmiot musi wykonać roboty lub usługi, do których to doświadczenie jest wymagane (art. 118 ust. 2).

Z ofertą składasz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (art. 118 ust. 3). Zobowiązanie określa zakres zasobów, sposób i okres ich udostępnienia oraz to, czy i w jakim zakresie podmiot wykona roboty lub usługi (art. 118 ust. 4). Podmiot składa też własne oświadczenie o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków (art. 125 ust. 5).

Na zasoby innej firmy musisz powołać się już w ofercie. Po terminie składania ofert nie dodasz nowego podmiotu (art. 123). Jeśli podmiot nie potwierdzi warunku, zamawiający każe Ci go zastąpić albo wykazać warunek samodzielnie (art. 122).

Jak w praktyce wchodzą w przetargi budowlane firmy bez własnych referencji, piszemy we wpisie o przetargach budowlanych dla małej firmy.

W Radarze Przetargów referencje wpisujesz raz w „Profil firmy”, w zakładce „Doświadczenie (referencje)”. W pakiecie Pro zakładka „Moje dokumenty” na karcie przetargu przygotowuje z nich „Wykaz wykonanych zamówień” w Wordzie. Bierze pod uwagę okres 3 lat dla dostaw i usług oraz 5 lat dla robót.

Najczęstsze pytania

Czy referencje muszą być oryginałem?

Nie w postaci papierowej. Referencję wystawioną elektronicznie przekazujesz jako oryginalny plik. Papierową skanujesz i podpisujesz skan podpisem, który poświadcza zgodność z oryginałem: kwalifikowanym w postępowaniach unijnych, poniżej progów także zaufanym albo osobistym. Poświadczyć może też notariusz (§ 6 rozporządzenia, Dz.U. 2020 poz. 2452).

Czy liczy się doświadczenie z umowy z firmą prywatną?

Tak. Rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych mówi o podmiocie, na rzecz którego wykonano roboty, dostawy lub usługi, bez zawężania do zamawiających publicznych. Referencję wystawia wtedy Twój prywatny klient. Ograniczenie byłoby możliwe tylko wtedy, gdyby wynikało wprost z treści warunku w SWZ.

Jak wykazać doświadczenie zdobyte w konsorcjum?

W wykazie podajesz tylko tę część zamówienia, w której bezpośrednio uczestniczyłeś (§ 9 ust. 3 rozporządzenia). Do wykazu dołącz referencję albo inny dokument, z którego wynika Twój zakres prac, na przykład umowę konsorcjum z podziałem zadań.