Przetargi na dostawy paliwa: cena, rabat i waloryzacja

W przetargu na dostawy paliwa nie licytujesz ceny litra, bo ta zmienia się z dnia na dzień. Składasz ofertę na element stały: upust od ceny odniesienia albo marżę. Zamawiający podaje ilość szacunkową i sposób liczenia ceny, a Ty kalkulujesz, ile możesz opuścić od ceny, którą określa formuła. Najważniejsze jest więc dokładne przeczytanie, jak liczona jest cena i kto ją publikuje.

Kto kupuje paliwo i w jakiej formie

Paliwo kupują gminy i powiaty (samochody urzędu, straży, zakładów komunalnych, szkolne autobusy), szpitale, zakłady wodociągowe i drogowe, jednostki straży pożarnej i spółki komunalne. Oleju opałowego i gazu płynnego potrzebują też szkoły i obiekty z własnymi kotłowniami.

Zamówienia przyjmują dwie główne formy:

• tankowanie na stacjach z użyciem kart paliwowych albo kart flotowych, czyli sukcesywne dostawy dla floty pojazdów;
• dostawa do zbiornika zamawiającego cysterną, np. oleju napędowego do agregatów, maszyn lub kotłowni.

Czasem zamawiający łączy je w jednej umowie, a czasem dzieli zamówienie na części (osobno benzyna, olej napędowy, olej opałowy), co pozwala składać ofertę tylko na wybrane części.

Jakie kody CPV wpisać

Dla paliw przydatne są kody (nazwy podajemy tak, jak widzisz je w ogłoszeniach):

• 09100000-0 „Paliwa”;
• 09134000-7 „Oleje napędowe” i 09134100-8 „Olej napędowy”;
• 09132100-4 „Benzyna bezołowiowa”;
• 09133000-0 „Skroplony gaz ropopochodny (LPG)”;
• 09135100-5 „Olej opałowy”.

Zamawiający musi stosować kody ze Wspólnego Słownika Zamówień (art. 99 ust. 3 Pzp). Obok kodów dodaj słowa „paliwo”, „olej napędowy”, „benzyna”, „karty paliwowe” i „dostawa paliw”. Jak łączyć kody ze słowami, opisuje poradnik o kodach CPV.

Jak liczy się wartość zamówienia na paliwo

Paliwo to dostawy powtarzające się, więc zamawiający ustala wartość zamówienia na podstawie wartości kolejnych zamówień tego samego rodzaju z poprzednich 12 miesięcy albo zamówień planowanych na kolejne 12 miesięcy (art. 35 ust. 1 Pzp). Podobne dostawy sumuje się, nawet jeśli udziela się ich w częściach (art. 30 ust. 2), a przy opcji bierze się pod uwagę największy możliwy zakres zamówienia (art. 31 ust. 2).

W praktyce roczna flota gminy może przekroczyć 170 000 zł netto, czyli próg stosowania Pzp (art. 2 ust. 1 pkt 1), więc zamówienie trafia do BZP. Mniejsze zakupy zamawiający realizuje według własnych zasad i publikuje zapytanie na stronie albo w BIP. Więcej o tym w poradniku o progach zamówień publicznych.

Cena odniesienia i upust: jak to czytać

Zamawiający może określić cenę w jednej z postaci:

• cena odniesienia minus upust: cena z określonego źródła w dniu dostawy lub tankowania, pomniejszona o stały upust w złotych na litr albo w procentach;
• cena odniesienia plus marża: ta sama zasada, ale oferujesz stałą marżę;
• cena na dystrybutorze minus rabat: w tankowaniu kartami rabat liczony od ceny na wyświetlaczu stacji.

Różnice bywają duże. Sprawdź w SWZ:

• które źródło ceny obowiązuje (cennik hurtowy producenta, cena na stacji, cena z konkretnej daty) i kto ją publikuje;
• czy upust liczy się od ceny netto, czy brutto i czy dotyczy każdego litra, czy powyżej progu zakupu;
• czy zamawiający podaje szacunkowe ilości i na jaki okres.

Przykład z założonymi cenami, bez odniesienia do rynku: zamawiający szacuje 20 000 litrów oleju napędowego w roku. Zakładasz cenę odniesienia 6,00 zł netto za litr i upust 0,15 zł, więc zamawiający płaci 5,85 zł za litr, czyli 117 000 zł netto za całość. Zmiana upustu o 0,05 zł oznacza różnicę 1 000 zł w ofercie. Dlatego zamawiający może porównywać w ocenie właśnie upusty, a nie ceny z dnia składania ofert.

Jak zamawiający ocenia ofertę na paliwo

Zamawiający publiczny, np. gmina, nie może stosować ceny jako jedynego kryterium ani dawać jej wagi wyższej niż 60%, chyba że opisał wymagania jakościowe odnoszące się do co najmniej głównych elementów zamówienia (art. 246 ust. 1 i 2 Pzp). Przy paliwie wymagania jakościowe mogą wynikać z normy, np. PN-EN 590 dla oleju napędowego i PN-EN 228 dla benzyny. Dodatkowym kryterium bywa termin dostawy albo czas reakcji (art. 242 ust. 2 pkt 6).

Zamawiający nie może opisywać przedmiotu przez wskazanie marki lub źródła, jeśli prowadzi to do uprzywilejowania wykonawcy. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy nie da się opisać przedmiotu inaczej, i wtedy wskazaniu towarzyszy zapis „lub równoważny” (art. 99 ust. 4 i 5). Jeśli wymaga paliwa konkretnej sieci albo producenta, zadaj pytanie i powołaj się na te przepisy.

Warunki udziału i uprawnienia

Zamawiający może wymagać uprawnień do prowadzenia określonej działalności, jeśli wynikają z odrębnych przepisów, np. koncesji lub wpisu do rejestru (art. 112 ust. 2 pkt 2 i art. 114 pkt 1 Pzp). Sprawdź, co dokładnie wskazuje SWZ i czy odpowiada to rodzajowi dostawy (stacja, cysterna, olej opałowy).

Przy tankowaniu kartami zamawiający może wymagać określonej liczby stacji w mieście, w promieniu od siedziby albo na trasach floty. Warunek musi być proporcjonalny do przedmiotu zamówienia (art. 112 ust. 1). Jeżeli wymóg zawęża konkurencję bez uzasadnienia, zadaj pytanie przed końcem terminu na pytania. Gdy nie masz własnych stacji, rozważ udostępnienie zasobów albo konsorcjum.

Umowa: ilości, waloryzacja, kary

W umowie na dostawy paliwa zwróć uwagę na pięć spraw.

1. Ilość. Zamawiający podaje ilość szacunkową. Umowa nie może jednak ograniczać zakresu zamówienia bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia stron (art. 433 pkt 4 Pzp). Jeśli minimum nie ma, a Ty rezerwujesz moce lub flotę cystern, zapytaj o nie.
2. Opcja. Zwiększenie zakresu jest możliwe tylko, gdy zamawiający przewidział opcję z rodzajem i maksymalną wartością (art. 441 ust. 1).
3. Waloryzacja. Umowa na dostawy zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy musi zawierać zasady zmiany wynagrodzenia przy zmianie cen materiałów lub kosztów (art. 439 ust. 1), z poziomem zmiany, sposobem liczenia i maksymalną wartością zmiany (art. 439 ust. 2). Gdy cena paliwa jest już zmienna według formuły, upewnij się, czy klauzula dotyczy stałego składnika, czyli marży albo upustu. Jeśli wzór tego nie rozstrzyga, zapytaj. Zasady opisuje poradnik o waloryzacji wynagrodzenia.
4. Kary. Umowa musi określać łączną maksymalną wysokość kar umownych (art. 436 pkt 3). Opóźnienie w dostawie do zbiornika bywa karane za każdy dzień, więc sprawdź, ile godzin lub dni masz na realizację zamówienia.
5. Jakość i dokumenty. Zamawiający może wymagać atestu lub świadectwa jakości, a w razie reklamacji pobiera próbkę. Sprawdź, kto ponosi koszt badania i w jakim czasie reklamacja jest skuteczna.

Rażąco niska cena przy ofercie opartej o upust

Zamawiający wzywa do wyjaśnień, gdy cena całkowita jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia z VAT albo od średniej cen ofert (art. 224 ust. 2 pkt 1 Pzp). W paliwach cena całkowita wynika z upustu i ilości szacunkowej, więc duży upust może wyglądać na rażąco niski. Przygotuj kalkulację z kosztami zakupu, transportu i obsługi, którą pokażesz, jeśli zamawiający wezwie do wyjaśnień (art. 224 ust. 5). Zasady opisuje poradnik o rażąco niskiej cenie.

Jak szukać takich zleceń w Radarze Przetargów

Zapisz wyszukiwanie z kodami 09134000-7, 09132100-4 i 09135100-5 oraz osobne ze słowami „paliwo” i „karty paliwowe”. Dodaj województwa, w których masz stacje albo bazę dostaw. Radar pobiera ogłoszenia m.in. z BZP, TED i Bazy Konkurencyjności, a nowe pasujące ogłoszenia przychodzą w e-mailu po każdej synchronizacji bazy. Zapisane wyszukiwania z powiadomieniami są w każdym pakiecie, w pakiecie Start do 3, w Plus i Pro bez limitu (cennik). Inne wpisy o dostawach dla jednostek publicznych znajdziesz w tekście o dostawach żywności.

Najczęstsze pytania

Jaki kod CPV mają dostawy paliwa?

Ogólny kod to 09100000-0 „Paliwa”. Dla oleju napędowego stosuje się 09134000-7 i 09134100-8, dla benzyny bezołowiowej 09132100-4, dla LPG 09133000-0, a dla oleju opałowego 09135100-5.

Co oferuję w przetargu na paliwo, skoro cena się zmienia?

Zwykle upust albo marżę od ceny odniesienia opisanej w SWZ. Cenę odniesienia określa formuła zamawiającego, a Ty podajesz stały element, który jest przedmiotem oceny.

Czy zamawiający musi kupić całą ilość z ogłoszenia?

Ilość jest szacunkowa. Umowa nie może jednak ograniczać zakresu zamówienia bez wskazania minimalnej wartości lub wielkości świadczenia (art. 433 pkt 4 Pzp). Jeśli w dokumentach nie ma minimum, zadaj pytanie przed terminem składania ofert.

Czy w umowie na paliwo obowiązuje waloryzacja?

Tak, jeśli umowa trwa dłużej niż 6 miesięcy (art. 439 ust. 1 Pzp). Sprawdź, czy klauzula dotyczy upustu lub marży, bo cena paliwa już wynika z formuły. Wiążący jest wzór umowy.