Rejestr przetargów w Excelu: wzór 15 kolumn z formułami
Rejestr przetargów w Excelu lub Arkuszach Google: 15 kolumn, formuły na ostatni dzień pytań, koniec związania ofertą i różnicę do ceny zwycięskiej, plus alerty.
Rejestr przetargów w Excelu to jeden arkusz, w którym każdy przetarg ma wiersz, a daty i statusy liczą się same. Wystarczy 15 kolumn i kilka formuł: ostatni dzień na pytanie do SWZ, liczba dni do terminu składania, koniec związania ofertą oraz różnica do ceny zwycięskiej. Poniżej wzór, który możesz wkleić do Excela albo Arkuszy Google. Dane w przykładzie są wymyślone.
Jakie kolumny powinien mieć rejestr ofert?
| Kolumna | Nagłówek | Co wpisujesz |
|---|---|---|
| A | Zamawiający | nazwa jednostki |
| B | Przedmiot | krótki opis zamówienia |
| C | Numer ogłoszenia | numer z BZP lub link |
| D | Tryb | „podstawowy” albo „nieograniczony” (lista rozwijana) |
| E | Termin składania ofert | data i godzina |
| F | Ostatni dzień na pytanie | formuła |
| G | Dni do składania | formuła |
| H | Termin związania (dni) | liczba z SWZ, np. 30 |
| I | Koniec związania ofertą | formuła |
| J | Wadium (zł) | kwota albo puste |
| K | Cena oferty netto | po złożeniu oferty |
| L | Status | lista rozwijana |
| M | Cena zwycięska | po otwarciu ofert lub wynikach |
| N | Różnica do zwycięskiej | formuła |
| O | Uwagi, następny krok | co zrobić i do kiedy |
Statusy w kolumnie L: „do oceny”, „przygotowuję”, „złożona”, „wygrana”, „przegrana”, „rezygnuję”. Ustaw je jako listę rozwijanej weryfikacji danych, żeby formuły zliczające miały jednolite wartości.
Jakie formuły wpisać w wiersz 2?
W polskiej wersji językowej separatorem argumentów jest średnik. W wersji angielskiej Excela używasz przecinka i funkcji IF, INT, TODAY, AND, COUNTIF, IFERROR i SUMIF.
Ostatni dzień na pytanie do SWZ (F2). W trybie podstawowym wniosek ma wpłynąć najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert (art. 284 ust. 2 Pzp), w nieograniczonym na 14 dni (art. 135 ust. 2). Formuła odejmuje dodatkowy dzień zapasu:
=JEŻELI(E2="";"";ZAOKR.DO.CAŁK(E2)-JEŻELI(D2="nieograniczony";15;5))Dni do składania (G2).
=JEŻELI(E2="";"";ZAOKR.DO.CAŁK(E2)-DZIŚ())Koniec związania ofertą (I2). Pierwszym dniem terminu jest dzień składania ofert (art. 307 ust. 1 Pzp), więc odejmujesz jeden dzień:
=JEŻELI(ORAZ(E2<>"";H2<>"");ZAOKR.DO.CAŁK(E2)+H2-1;"")Różnica do ceny zwycięskiej (N2).
=JEŻELI(ORAZ(K2<>"";M2<>"");K2/M2-1;"")Ustaw w kolumnach E, F, I format daty, a w kolumnie N format procentowy.
Jak wygląda przykładowy wiersz?
Przykład (dane wymyślone, dzień dzisiejszy: 12.11.2026):
| Pole | Wartość |
|---|---|
| Tryb | podstawowy |
| Termin składania ofert (E) | 3.12.2026, 10:00 |
| Ostatni dzień na pytanie (F) | 28.11.2026 |
| Dni do składania (G) | 21 |
| Termin związania (H) | 30 |
| Koniec związania (I) | 1.01.2027 |
| Cena oferty netto (K) | 182 000 zł |
| Cena zwycięska (M) | 175 000 zł |
| Różnica (N) | 4,0% |
Koniec związania policz i zapisz po każdej zmianie terminu składania ofert. Zasady związania i przedłużenia terminu opisuje wpis o terminie związania ofertą. Wadium musi być utrzymane do końca terminu związania, więc kolumna I jest też datą, do której odpowiadasz za ważność gwarancji wadialnej.
Jak ustawić alerty i podsumowania?
Podświetlenie pilnych wierszy. Dodaj formatowanie warunkowe z formułą dla zakresu A2:O200:
=ORAZ($G2<>"";$G2<=3;LUB($L2="do oceny";$L2="przygotowuję"))Wiersz zmieni kolor, gdy do składania zostały maksymalnie 3 dni, a oferty jeszcze nie złożyłeś.
Skuteczność. W osobnej komórce policz udział wygranych wśród rozstrzygniętych:
=JEŻELI.BŁĄD(LICZ.JEŻELI(L:L;"wygrana")/(LICZ.JEŻELI(L:L;"wygrana")+LICZ.JEŻELI(L:L;"przegrana"));"")Wadium zamrożone w złożonych ofertach.
=SUMA.JEŻELI(L:L;"złożona";J:J)Tę kwotę widzisz od złożenia oferty do zwrotu wadium. Przy wielu ofertach naraz wskazuje, ile kapitału blokuje się w wadiach.
Co robić w rejestrze co tydzień?
- Dodaj nowe przetargi z zapisanych wyszukiwań i ustaw status „do oceny”.
- Zdecyduj o każdym przetargu: startujesz albo „rezygnuję” z jednym zdaniem uzasadnienia w kolumnie O. Kryteria decyzji opisuje wpis Startować czy odpuścić przetarg.
- Sprawdź ogłoszenia o zmianie dla przetargów w przygotowaniu i popraw kolumnę E. Pozostałe kolumny przeliczą się same.
- Po otwarciu ofert wpisz cenę zwycięską. Bez niej nie policzysz, o ile się różniłeś.
- Zamknij rozstrzygnięte wiersze statusem „wygrana” lub „przegrana” i dopisz powód w uwagach.
Terminy z rejestru możesz zasilić też w kalendarzu. Jak to zrobić, opisuje wpis o kalendarzu terminów przetargów.
Czego rejestr w arkuszu nie zrobi?
Arkusz nie śledzi zmian ogłoszeń. Gdy zamawiający przesunie termin, musisz wpisać nową datę ręcznie, a o zmianie dowiesz się tylko wtedy, gdy zajrzysz do ogłoszenia. Nie pobierze też nowych ogłoszeń ani nie przypomni o terminie e-mailem.
Radar Przetargów robi to w ramach śledzenia przetargów: nanosi nowy termin z ogłoszenia o zmianie, liczy ostatni dzień na pytania do SWZ na osi terminów i pokazuje terminy w kalendarzu (od pakietu Start). Zapisane wyszukiwania i alerty są w każdym pakiecie, a kalkulator oferty od pakietu Start za 49 zł netto miesięcznie. Różnice pakietów opisuje Cennik. Rejestr w arkuszu przyda się nadal jako archiwum wyników i własnych kalkulacji.
Najczęstsze pytania
Czy muszę prowadzić rejestr ofert, jeśli startuję rzadko?
Nie ma takiego obowiązku. Przy kilku ofertach rocznie wystarczy lista z datami, ale po pierwszym roku przyda się także porównanie cen własnych z cenami zwycięskimi.
Jak policzyć ostatni dzień na pytanie, gdy tryb jest inny niż podstawowy lub nieograniczony?
Sprawdź w SWZ i w ustawie termin dla swojego trybu. Formułę zmodyfikuj, zastępując liczby 5 i 15 odpowiednią liczbą dni plus zapasem.
Dlaczego w formule związania odejmuję jeden dzień?
Bo pierwszym dniem terminu związania jest dzień, w którym upływa termin składania ofert (art. 307 ust. 1 Pzp). Przy 30 dniach i składaniu 3 grudnia ostatni dzień związania to 1 stycznia.
Czy formuły działają w Arkuszach Google?
Tak. Nazwy funkcji są takie same w polskiej wersji językowej, a separatorem jest średnik. W wersji angielskiej użyj przecinków i angielskich nazw.