Terminy przetargów w kalendarzu Google i Outlook

Terminy przetargów dodasz do Kalendarza Google albo Outlooka na dwa sposoby: jednorazowym plikiem .ics albo subskrypcją adresu kalendarza z Radaru Przetargów. Plik zapisuje terminy z dnia pobrania. Subskrypcja pobiera je na nowo, więc po ogłoszeniu o zmianie termin w Twoim kalendarzu przesuwa się sam.

Jakie terminy trafiają do kalendarza?

Do kalendarza trafiają przetargi, które śledzisz w Radarze: oznaczone gwiazdką albo ze statusem „Do analizy”, „Przygotowuję ofertę” lub „Złożona”. Dla każdego z nich tworzymy do trzech zdarzeń:

• „Termin składania ofert”, które trwa godzinę i kończy się o godzinie terminu;
• „Ostatni dzień na pytania do SWZ”, całodniowe, z datą wyliczoną z przepisów Pzp z jednodniowym zapasem;
• „Otwarcie ofert”, jeśli ogłoszenie podaje jego datę i godzinę.

Po zmianie statusu na „Złożona” zdarzenie z pytaniami do SWZ znika, bo nie jest już potrzebne. Skąd bierze się data na pytania i co się dzieje, gdy ją przegapisz, opisujemy w poradniku Pytania do SWZ: terminy.

Te same terminy widzisz w aplikacji w widoku „Kalendarz”, w układzie miesiąca albo tygodnia. Przełącznik nad kalendarzem zawęża je do wszystkich śledzonych przetargów, samych ofert albo przetargów z gwiazdką.

Plik .ics czy subskrypcja?

Plik .ics pobierzesz w Ustawieniach, w sekcji „Kalendarz”, przyciskiem „Pobierz terminy (.ics)”. Termin jednego przetargu dodasz przyciskiem „Do kalendarza” na jego karcie. Plik ma przypomnienia dzień i 3 godziny przed terminem składania ofert. To jednak kopia z jednej chwili: późniejsze zmiany terminów już się w nim nie pojawią.

Subskrypcja to adres, który Twój kalendarz odpytuje sam. Gdy zamawiający przesunie termin w BZP, Radar nanosi nowy termin z ogłoszenia o zmianie na kartę przetargu i do adresu kalendarza. Każde zdarzenie ma stały identyfikator, więc kalendarz przesuwa istniejący wpis i nie dodaje drugiego.

Zmiany terminów są częste, a pierwotne ogłoszenie w BZP zostaje bez zmian. Dlaczego tak jest i gdzie szukać nowego terminu, piszemy w poradniku Zmiana terminu składania ofert.

Jak dodać subskrypcję w Google i w Outlooku?

Najpierw utwórz adres w Radarze:

1. Otwórz Ustawienia, potem sekcję „Kalendarz”.
2. Kliknij „Utwórz adres kalendarza”.
3. Kliknij „Kopiuj adres”. Adres pokazujemy tylko raz, więc od razu wklej go do kalendarza.

Kalendarz Google:

1. Otwórz Kalendarz Google w przeglądarce na komputerze. Aplikacja na telefon nie ma opcji subskrypcji.
2. Obok „Inne kalendarze” kliknij plus („Dodaj inne kalendarze”), a potem „Z adresu URL”.
3. Wklej adres i kliknij „Dodaj kalendarz”.

Outlook w przeglądarce i Outlook.com:

1. Otwórz kalendarz i wybierz „Dodaj kalendarz”.
2. Wybierz „Subskrybuj z sieci Web”.
3. Wklej adres, nadaj nazwę i zatwierdź przyciskiem „Importuj”.

W Kalendarzu Apple na Macu wybierz Plik, potem Nowa subskrypcja kalendarza, i wklej ten sam adres.

Co jest w zdarzeniu, a czego nie ma?

Zdarzenie zawiera tytuł przetargu, nazwę zamawiającego, numer ogłoszenia, znak sprawy, adres platformy zamawiającego, link do ogłoszenia i link do karty przetargu w Radarze. Kalendarz obejmuje terminy od 30 dni wstecz do ponad roku naprzód.

W kalendarzu nie ma Twoich notatek, statusów, cen ani danych firmy. Adres jest jednak tajny. Kto go zna, widzi terminy i tytuły śledzonych przetargów bez logowania. Nie wklejaj go w miejscach, do których mają dostęp osoby z zewnątrz.

Jeśli adres trafił do niewłaściwych osób, kliknij „Utwórz nowy adres”. Poprzedni przestanie działać. Przycisk „Wyłącz subskrypcję” wyłącza adres całkowicie. Konto ma jeden adres kalendarza, więc nowy adres trzeba wkleić we wszystkich kalendarzach, które korzystały ze starego.

Jak często kalendarz się odświeża?

Częstotliwość ustala dostawca kalendarza i Radar nie ma na nią wpływu. Microsoft podaje, że Outlook.com aktualizuje subskrypcje zwykle co około 3 godziny, a Outlook w przeglądarce co około 6 godzin. Czasem trwa to ponad 24 godziny. Google nie podaje stałego rytmu odświeżania. W Kalendarzu na Macu częstotliwość wybierasz sam w ustawieniach subskrypcji.

Do tego dochodzi czas po naszej stronie. Nowy termin pojawia się w Radarze po pobraniu ogłoszenia o zmianie, a o tym, jak często aktualizujemy bazę, piszemy na stronie Źródła danych.

Dlatego dzień przed terminem otwórz kartę przetargu w Radarze albo platformę zamawiającego. Wiążący jest termin z ogłoszenia i z platformy, na której składasz ofertę.

W których pakietach jest kalendarz?

Kalendarz w aplikacji i pliki .ics są w pakiecie Start i w wyższych. Subskrypcja kalendarza jest w pakietach Plus i Pro. W okresie próbnym masz dostęp do obu. Tak wygląda podział w dniu publikacji tego wpisu, a aktualny zakres pakietów zawsze podajemy w cenniku.

Najczęstsze pytania

Czy kalendarz pokaże zmianę terminu składania ofert?

Subskrypcja tak. Gdy Radar naniesie nowy termin z ogłoszenia o zmianie, adres kalendarza poda już nową datę, a Twój kalendarz przesunie zdarzenie przy najbliższym odświeżeniu. Plik .ics tego nie zrobi, bo zawiera terminy z dnia pobrania.

Jak często Google odświeża subskrybowany kalendarz?

Google nie podaje stałego rytmu odświeżania subskrypcji z adresu URL. Zmiana nie pojawia się od razu i może zająć wiele godzin. Dlatego przed terminem składania ofert sprawdź kartę przetargu w Radarze albo platformę zamawiającego.

Czy współpracownik zobaczy moje notatki?

Nie w kalendarzu. Zdarzenia zawierają tylko dane z ogłoszenia: tytuł, zamawiającego, numery i linki. Notatki, statusy i ceny widzą w Radarze wyłącznie osoby z Twojego zespołu, zalogowane na wspólne konto firmy.