Przetargi na oprogramowanie i licencje: jak wyceniać

Przetargi na oprogramowanie i licencje znajdziesz w BZP po kodzie CPV 48000000-8 i kodach szczegółowych oraz po słowach „licencja”, „subskrypcja” i „oprogramowanie”. Mniejsze zakupy trafiają do Bazy Konkurencyjności. Przy wycenie liczą się dokładny opis licencji (liczba stanowisk, okres, wersja), zasady równoważności i ryzyko zmiany cen w umowie wieloletniej.

Kto kupuje oprogramowanie i licencje

Licencje kupują urzędy, szkoły i uczelnie, szpitale, jednostki podległe samorządom oraz spółki komunalne. Zamówienia dotyczą kilku typów produktów:

• pakiety biurowe, systemy operacyjne i oprogramowanie antywirusowe dla stanowisk komputerowych;
• oprogramowanie specjalistyczne, np. graficzne, techniczne albo do zarządzania dokumentami;
• systemy dziedzinowe dla urzędów i szkół oraz ich aktualizacje;
• subskrypcje usług chmurowych, np. poczty i pakietów współpracy;
• usługi wdrożenia, migracji, szkoleń i wsparcia powiązane z licencją.

Zakup licencji bywa częścią większego zamówienia, np. dostawy komputerów z systemem operacyjnym. Wtedy ogłoszenie ma kody z działu 30, a licencje są tylko jedną z pozycji. Przy sprzęcie pomocny jest wpis o przetargach na sprzęt komputerowy.

Kody CPV i słowa kluczowe

Podstawowe kody:

• 48000000-8 pakiety oprogramowania i systemy informatyczne;
• 48620000-0 systemy operacyjne;
• 48900000-7 różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe;
• 72000000-5 usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia;
• 72260000-5 usługi w zakresie oprogramowania.

Zamawiający nie zawsze wybiera kod najtrafniejszy. Licencja na pakiet biurowy może mieć kod oprogramowania, kod usług informatycznych albo kod dostaw komputerowych. Dlatego do kodów dodaj słowa: „licencje”, „subskrypcja”, „oprogramowanie”, „pakiet biurowy”, „system operacyjny”, „antywirus”. Zasady łączenia kodów ze słowami opisuje wpis o kodach CPV. Zamówienia na dedykowane systemy i strony to inna branża, opisana we wpisie o stronach internetowych.

Źródła ogłoszeń i ich ograniczenia opisujemy na stronie o danych w Radarze. W BZP znajdziesz zamówienia objęte Pzp, czyli od 170 000 zł netto (od 1 stycznia 2026 r.), a w Bazie Konkurencyjności zapytania z projektów unijnych.

Jak zamawiający opisuje licencję

Przedmiot zamówienia ma być opisany jednoznacznie i wyczerpująco (art. 99 ust. 1 Pzp). W zakupie licencji sprawdź, czy opis podaje:

• liczbę licencji i sposób jej liczenia (na stanowisko, na użytkownika, na urządzenie, na rdzeń procesora);
• okres: licencja bezterminowa czy subskrypcja na 12, 24 albo 36 miesięcy;
• wersję i edycję, np. czy chodzi o wersję najnowszą, czy o konkretną starszą;
• prawo do aktualizacji i wsparcia producenta oraz ich okres;
• sposób dostarczenia (klucze, konto w portalu producenta, nośnik) i język;
• dodatkowe wymagania, np. instalacja, konfiguracja, szkolenie.

Dwie oferty „na te same licencje” mogą się mocno różnić ceną, bo jedna dotyczy bezterminowej licencji z rocznym wsparciem, a druga subskrypcji. Jeśli opis jest niejasny, zadaj pytanie do SWZ. W trybie podstawowym zamawiający musi odpowiedzieć na pytania, które wpłynęły najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert (art. 284 ust. 2). Zasady pytań opisuje wpis o pytaniach do SWZ.

Nazwa producenta w opisie i równoważność

Zamawiający nie może opisywać przedmiotu w sposób, który utrudnia uczciwą konkurencję, w szczególności przez wskazanie znaków towarowych, jeśli mogłoby to uprzywilejować niektórych wykonawców lub produkty (art. 99 ust. 4 Pzp). Może jednak wskazać markę, jeżeli nie potrafi opisać przedmiotu dostatecznie precyzyjnie, i dopisuje wtedy „lub równoważny” (art. 99 ust. 5). W takim przypadku podaje w opisie kryteria oceny równoważności (art. 99 ust. 6).

Przy oprogramowaniu spotkasz dwa układy:

• Opis oparty na funkcjach. Zamawiający wypisuje wymagania, np. zgodność formatów plików, współpracę z posiadanymi systemami, tryb pracy offline, obsługę poczty. Wtedy możesz zaoferować każdy produkt, który je spełnia, i wykazać zgodność tabelą z dokumentacji producenta.
• Nazwa produktu z dopiskiem „lub równoważny”. Zamawiający może ją uzasadniać koniecznością współpracy z posiadanym środowiskiem. Zaproponuj produkt równoważny tylko wtedy, gdy potrafisz wykazać zgodność z kryteriami z SWZ. Zwykle to wykonawca musi udowodnić równoważność w ofercie.

Gdy wymagania jednoznacznie wskazują jeden produkt, a SWZ nie dopuszcza równoważnych, możesz zapytać o uzasadnienie. Spór o opis przedmiotu to kwestia prawna, więc w razie wątpliwości skonsultuj ją z prawnikiem.

Producent czy dystrybutor: kto może złożyć ofertę

Dostawcą licencji może być reseller, a nie tylko producent. Wygrywa wykonawca, który spełnia warunki z SWZ i złoży najkorzystniejszą ofertę. Zamawiający może jednak postawić wymagania dodatkowe, np. status partnera producenta albo certyfikowanych inżynierów. Warunki muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia (art. 112 ust. 1). Wymóg autoryzacji producenta bywa sporny, a ocena zależy od konkretnego opisu. Jeśli go widzisz, zapytaj o uzasadnienie.

Jeżeli sam nie masz wymaganego doświadczenia lub certyfikatu, możesz polegać na zasobach innego podmiotu (art. 118 Pzp), ale musisz przedstawić jego zobowiązanie. Wpis o podwykonawcy i udostępnieniu zasobów pokazuje, jak to zrobić.

Wycena licencji i ryzyko ceny

Marża na sprzedaży licencji zależy od rabatu u dystrybutora, a ten zależy od wielkości zamówienia i statusu partnera. Przygotuj kalkulację z elementami:

• cena zakupu od dystrybutora i jej ważność w okresie związania ofertą;
• ceny w walucie obcej i kurs, jeśli dystrybutor wystawia faktury w dolarach lub euro;
• koszt wdrożenia, instalacji, migracji i szkolenia, jeśli SWZ je obejmuje;
• koszt wadium i ewentualnej gwarancji (w trybie podstawowym wadium wynosi najwyżej 1,5% wartości zamówienia, art. 281 ust. 4, a od progów unijnych najwyżej 3%, art. 97 ust. 2);
• koszt wsparcia i obsługi zgłoszeń w okresie umowy.

Cenniki producentów zmieniają się w trakcie roku. Jeśli termin związania ofertą jest długi, a Twoja cena zakupu nie jest zagwarantowana, zabezpiecz się w kalkulacji albo poproś dystrybutora o cenę ważną na cały okres. To ryzyko leży po Twojej stronie, bo oferta jest wiążąca.

Umowy wieloletnie i subskrypcje

Umowę zawiera się na czas oznaczony (art. 434 ust. 1 Pzp). Umowę na świadczenia powtarzające się lub ciągłe, np. subskrypcję, można zawrzeć na okres dłuższy niż 4 lata tylko w przypadkach z art. 434 ust. 2, np. gdy dłuższy okres daje oszczędności w porównaniu z okresem czteroletnim. Okres wynika z SWZ i bywa roczny albo kilkuletni.

Dla umów dłuższych niż 6 miesięcy zamawiający musi zawrzeć klauzulę waloryzacyjną (art. 439 ust. 1). Przy subskrypcji płaconej co roku sprawdź, czy ceny kolejnych lat są ustalone w ofercie, czy mogą się zmienić. Zasady zmian opisuje wpis o waloryzacji wynagrodzenia. Przeczytaj też, co się dzieje z licencją po zakończeniu umowy: czy jest bezterminowa, czy przestaje działać.

Cena i inne kryteria

Zamawiający publiczni nie mogą stosować ceny jako jedynego kryterium ani nadawać jej wagi wyższej niż 60%, chyba że opisali wymagania jakościowe dla głównych elementów zamówienia (art. 246 ust. 1 i 2). Przy licencjach kryteriami bywają termin dostawy, okres wsparcia albo szkolenia. Przy tej samej licencji i podobnych cenach decydują właśnie takie dodatki.

W Radarze Przetargów zapisane wyszukiwanie z kodem 48000000-8 i słowami „licencje” oraz „oprogramowanie” wyśle Ci nowe ogłoszenia e-mailem. W pakiecie Start masz 3 zapisane wyszukiwania, w Plus i Pro bez limitu. Profil zamawiającego z wcześniejszymi postępowaniami jest w pakiecie Plus, a analiza cen z rozstrzygniętych postępowań w pakiecie Pro (porównanie pakietów). To dane z przeszłości i nie gwarantują wyniku.

Najczęstsze pytania

Jaki kod CPV mają licencje na oprogramowanie?

Podstawowy kod to 48000000-8 (pakiety oprogramowania i systemy informatyczne), a dla systemów operacyjnych 48620000-0. Zamawiający bywa mniej precyzyjny i używa kodów usług informatycznych z grupy 72, więc w wyszukiwaniu dodaj słowa „licencja” i „subskrypcja”.

Czy mogę zaoferować inny produkt niż wskazany w SWZ?

Tylko jeśli SWZ dopuszcza rozwiązania równoważne. Przy nazwie produktu zamawiający dopisuje „lub równoważny” i podaje kryteria równoważności (art. 99 ust. 5 i 6 Pzp). Równoważność zwykle wykazujesz razem z ofertą dokumentacją i tabelą zgodności.

Czy do przetargu na licencje trzeba być producentem?

Nie. Zamawiający może zażądać dodatkowych kwalifikacji, np. statusu partnera, ale warunki muszą być proporcjonalne do przedmiotu zamówienia (art. 112 ust. 1 Pzp). Jeśli wymóg autoryzacji wydaje się nadmierny, zadaj pytanie do SWZ.

Jak długo może trwać umowa na subskrypcję?

Umowa jest zawierana na czas oznaczony (art. 434 ust. 1 Pzp). Okres dłuższy niż 4 lata dla świadczeń ciągłych jest dopuszczalny tylko w przypadkach z art. 434 ust. 2, np. gdy daje oszczędności względem okresu czteroletniego. Okres konkretnej umowy wynika z SWZ.