Koniec roku budżetowego: przetargi z krótkim terminem

Wydatki gmin, szkół i urzędów, których nie zrealizowano do 31 grudnia, co do zasady wygasają z końcem roku budżetowego. Dlatego w listopadzie i grudniu pojawiają się postępowania z krótkim terminem składania ofert i z dostawą jeszcze w tym roku. Zanim złożysz ofertę, sprawdź, czy zdążysz, i przeczytaj kary umowne w projekcie umowy.

Rok budżetowy kończy się 31 grudnia

Rokiem budżetowym jest rok kalendarzowy. Tak stanowi ustawa o finansach publicznych dla budżetu państwa (art. 109 ust. 4) i dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego (art. 211 ust. 3).

Niezrealizowane kwoty wydatków wygasają z upływem roku budżetowego (art. 181 ust. 1 dla budżetu państwa, art. 263 ust. 1 dla samorządów). Zamawiający, który ma pieniądze na zakup w tym roku, chce więc odebrać towar i zapłacić przed końcem grudnia.

Ten sam kalendarz działa przy umowach na kolejny rok. Usługi od 1 stycznia trzeba zamówić jesienią, co opisujemy we wpisie jesień w przetargach: usługi od 1 stycznia.

Krótkie terminy składania ofert i realizacji

W trybie podstawowym termin składania ofert na dostawy i usługi nie może być krótszy niż 7 dni od zamieszczenia ogłoszenia w BZP. Przy robotach budowlanych minimum to 14 dni (art. 283 Pzp). Więcej o tym trybie piszemy w poradniku o trybie podstawowym.

Przykład: ogłoszenie ukazuje się 1 grudnia, termin składania ofert mija 8 grudnia, a umowa przewiduje dostawę do 22 grudnia. Po odliczeniu oceny ofert, wyboru i podpisania umowy na dostawę zostaje kilka dni roboczych.

W takim harmonogramie liczy się, czy masz towar na magazynie albo potwierdzony termin od dostawcy. Hurtownie i producenci pod koniec roku też mają przerwy świąteczne i inwentaryzacje.

Wydatki niewygasające

Ustawa pozwala przenieść część wydatków na następny rok. W samorządzie organ stanowiący, na przykład rada gminy, może uchwałą ustalić wykaz wydatków, które nie wygasają z końcem roku (art. 263 ust. 2 ustawy o finansach publicznych). Ujmuje się w nim między innymi wydatki na umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 263 ust. 3). Ostateczny termin takiego wydatku to 30 czerwca następnego roku (art. 263 ust. 4).

W budżecie państwa podobny wykaz ustala Rada Ministrów w rozporządzeniu, najpóźniej do 15 grudnia. Termin wydatku nie może być późniejszy niż 31 marca następnego roku (art. 181 ust. 2).

Wykonawca nie ma na to wpływu. O wpisaniu wydatku do wykazu decyduje rada albo rząd, nie zamawiający w SWZ. Nie licz na dłuższy termin, dopóki nie wynika on z dokumentów zamówienia albo z odpowiedzi zamawiającego.

Ryzyka: nierealny termin dostawy i kary umowne

Krótki termin realizacji oznacza ryzyko kar. Przed złożeniem oferty sprawdź w projektowanych postanowieniach umowy:

• za co są kary: projektowane postanowienia nie mogą przewidywać odpowiedzialności za samo opóźnienie, chyba że uzasadniają to okoliczności lub zakres zamówienia (art. 433 pkt 1 Pzp); zwykle kara dotyczy więc zwłoki, czyli opóźnienia z przyczyn, za które odpowiadasz;
• ile wynosi kara za każdy dzień i od jakiej kwoty się ją liczy;
• łączny limit kar, który umowa musi określać (art. 436 pkt 3);
• czy zamawiający może odstąpić od umowy po przekroczeniu terminu i jakie są tego skutki;
• czy umowa przewiduje zmianę terminu, na przykład przy opóźnieniu z przyczyn niezależnych od wykonawcy.

Zmiana umowy bez nowego postępowania jest możliwa, gdy przewidziano ją w dokumentach zamówienia w postaci jasnych postanowień (art. 455 ust. 1 pkt 1). Bez takiego zapisu przesunięcie terminu po podpisaniu umowy jest trudne. Co jeszcze sprawdzić w projekcie umowy, opisujemy w poradniku o umowie w sprawie zamówienia publicznego.

Pytania i zmiany terminów w grudniu

Jeśli termin dostawy jest nierealny, zapytaj zamawiającego, zanim złożysz ofertę. W trybie podstawowym wniosek o wyjaśnienie treści SWZ składasz najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający odpowiada wtedy najpóźniej na 2 dni przed tym terminem (art. 284 ust. 2 Pzp). Przy 7-dniowym terminie składania ofert czas na pytanie kończy się już trzy dni po ogłoszeniu. Terminy dla innych trybów opisujemy w poradniku o pytaniach do SWZ.

Zamawiający może zmienić SWZ przed upływem terminu składania ofert (art. 286 ust. 1). Gdy zmiana wymaga dodatkowego czasu na przygotowanie ofert, przedłuża też ten termin (art. 286 ust. 3). Nowy termin składania ofert pojawia się w ogłoszeniu o zmianie.

Radar Przetargów pobiera ogłoszenia o zmianie z BZP i nanosi nowy termin na kartę przetargu, z historią zmian. W pakiecie Pro dostajesz też przypomnienia e-mail o terminach, pytaniach do SWZ i zmianach w śledzonych przetargach.

Jak przygotować się na koniec roku

Na krótkie terminy nie przygotujesz się w dniu ogłoszenia. Zrób to wcześniej:

• ustaw zapisane wyszukiwania na swoje kody CPV i region, z powiadomieniami e-mail o nowych ogłoszeniach;
• uzupełnij dane firmy raz, żeby nie przepisywać ich do każdego formularza;
• przygotuj dokumenty, które składasz w każdej ofercie: oświadczenie z art. 125, pełnomocnictwo, aktualne zaświadczenia;
• potwierdź z dostawcami dostępność towaru i terminy w grudniu;
• sprawdź podpis elektroniczny, czy jest ważny i czy działa na platformach zamawiających.

W Radarze zapisane wyszukiwania z powiadomieniami są w każdym pakiecie, w pakiecie Start do 3 wyszukiwań. Profil firmy i zakładka „Moje dokumenty” z formularzem ofertowym i oświadczeniami w Wordzie są w pakiecie Pro. Zakres pakietów sprawdzisz w cenniku.

Najczęstsze pytania

Dlaczego w grudniu są przetargi z krótkim terminem dostawy?

Rokiem budżetowym jest rok kalendarzowy, a niezrealizowane wydatki co do zasady wygasają 31 grudnia (art. 181 i 263 ustawy o finansach publicznych). Zamawiający, który ma środki na zakup w tym roku, chce odebrać towar i zapłacić przed końcem roku. Stąd krótkie terminy składania ofert i dostawy.

Czy można zapytać o dłuższy termin realizacji?

Tak. Złóż wniosek o wyjaśnienie treści SWZ i zaproponuj konkretny termin. W trybie podstawowym wniosek złożony najpóźniej na 4 dni przed terminem składania ofert zobowiązuje zamawiającego do odpowiedzi (art. 284 ust. 2 Pzp). Zamawiający nie musi się zgodzić, ale może zmienić SWZ (art. 286 ust. 1).

Co, jeśli dostawa nie zdąży przed końcem roku?

Odpowiadasz według umowy, zwykle karą za każdy dzień zwłoki, do łącznego limitu kar z umowy (art. 436 pkt 3 Pzp). Przesunięcie terminu jest możliwe, gdy umowa przewiduje taką zmianę. Gdy samorząd uchwalił wydatek jako niewygasający, zamawiający może zapłacić w następnym roku, najpóźniej do 30 czerwca.